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Kostümparty organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Kostümparty steht und fällt mit dem richtigen Timing: Erst Raum und Datum festlegen, dann Gäste einladen und Essen, Musik sowie Programm planen. Kurz vor dem Termin werden Getränke gekühlt, Buffet und Sitzplätze vorbereitet und die Technik getestet. Plane außerdem Platz für Mäntel und Kostüme, eine Fotowand und eine Spielecke ein. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung, damit am Veranstaltungstag nichts Wesentliches fehlt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Raum reservieren

  • Festdatum festlegen

  • Gästeliste zusammenstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Musikliste zusammenstellen

  • Spielmaterialien vorbereiten

    2 Personen

  • Dekoration einkaufen

  • Catering bestellen

  • Dankeschöns vorbereiten

    2 Personen

  • Bestand prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Torten und Desserts bereitstellen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffet-Tisch aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Fotowand einrichten

    2 Personen

  • Musik und Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Spielecken vorbereiten

    2 Personen

  • Empfangstisch vorbereiten

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Kostümwettbewerb begleiten

    2 Personen

  • Fotomoment begleiten

    2 Personen

  • Spiele betreuen

    3 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Essen und Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Tanzaktivität betreuen

    2 Personen

  • Preise überreichen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Möbel wegräumen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen aufbewahren

  • Fundsachen sammeln

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 6
  • StühleAnz. 55
  • BuffetischeAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

  • TellerAnz. 60
  • DesserttellerAnz. 60
  • GläserAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 30
  • GabelnAnz. 70
  • MesserAnz. 60
  • LöffelAnz. 60
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 3
  • FlaschenöffnerAnz. 3

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • HandyladegerätAnz. 2

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • BallonbögenAnz. 2
  • GirlandenAnz. 8
  • Konfettifreie TischdekorationAnz. 6
  • Fotowand-Hintergrund
  • FotopropsAnz. 20
  • KleiderbügelAnz. 60
  • NamensschilderAnz. 60
  • PreistrophäenAnz. 6
  • GeschenktütenAnz. 55

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4
  • LED-LampenAnz. 6

Sportmaterial

  • ReifenAnz. 6
  • SoftbälleAnz. 8
  • KegelAnz. 20
  • Tauziehseil
  • Musik-StopkartenAnz. 30

Reinigung

  • HandfegerAnz. 2
  • MüllgreiferAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • SchwämmeAnz. 6
  • GummihandschuheAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Raum und Datum mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Prüfe dabei, ob genügend Platz für Klapptische, Stühle, einen Kleiderständer und eine freie Tanzfläche vorhanden ist.
  • Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vor der Party und setze eine Rückmeldefrist von 10 bis 14 Tagen. Frage dabei direkt nach Ernährungswünschen und notiere Zu- und Absagen in einer Liste.
  • Plane Getränke nicht erst am Vortag: Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle Kühlboxen oder ausreichend Kühlschrankplatz bereit. Flaschenöffner und Serviergeschirr werden besonders häufig vergessen.
  • Bereite Buffet, Snacks und Desserts so vor, dass am Empfang höchstens noch Getränke gekühlt und Speisen angerichtet werden müssen. Stelle pro 4 bis 6 Gäste eine Servierschale und mindestens einen Servierlöffel bereit.
  • Teste Bluetooth-Lautsprecher, Mikrofon, Beleuchtung und Verlängerungskabel spätestens am Tag vor der Party. Richte Empfangstisch, Fotowand und Spielecke vor dem Eintreffen der ersten Gäste ein, damit du nicht während der Begrüßung suchen musst.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kostümparty planen?
Beginne 6 bis 8 Wochen vorher mit Raum, Datum und Gästeliste. Einladungen sollten ungefähr 4 Wochen vor der Party verschickt werden, damit du Essen und Getränke rechtzeitig bestellen kannst.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Kostümparty?
Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach etwa 1 Getränk pro Stunde. Kaufe zusätzlich alkoholfreie Optionen ein und stelle die Getränke spätestens 2 bis 3 Stunden vor Beginn kalt.
Wann soll ich das Buffet für eine Kostümparty vorbereiten?
Bereite haltbare Speisen, Geschirr und Serviergeschirr am Vortag vor. Snacks, Torten und Desserts sollten am Veranstaltungstag etwa 60 bis 90 Minuten vor dem Beginn bereitstehen.
Was wird bei einer Kostümparty oft vergessen?
Häufig fehlen Kleiderständer, Abfallbehälter, Flaschenöffner, Verlängerungskabel und genügend Dessertteller. Prüfe diese Dinge spätestens am Vortag und stelle Technik sowie Beleuchtung mindestens 30 Minuten vor dem Einlass fertig auf.

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