Festival des récoltes : la checklist d’organisation

Un Festival des récoltes demande de coordonner le programme, le terrain, les repas et de nombreux bénévoles. Commence par fixer la date et le déroulé, puis réserve les fournisseurs et vérifie les autorisations avant d’envoyer les invitations. À l’approche du jour J, concentre-toi sur les inscriptions, les besoins alimentaires, les livraisons et le matériel de cuisine. Les dernières heures servent surtout à préparer les légumes, remplir les glacières et contrôler le terrain.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Répartir le lieu et le terrain
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Réserver les fournisseurs
Réserver la musique et les animations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Élaborer le déroulé et le plan
2 personnes
Définir l’itinéraire et le flux de stationnement
2 personnes
Suivre les prévisions météo
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Confirmer les livraisons
Créer les badges nominatifs et les bracelets
2 personnes
Imprimer le programme et la signalétique
Faire les courses
3 personnes
Récupérer la décoration et le matériel
2 personnes
Contrôler les fruits et légumes
2 personnes
Laver et couper les légumes
3 personnes
Préparer les soupes et les sauces
3 personnes
Préparer les desserts et les pâtisseries
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Tondre et vérifier le terrain
2 personnes
Tester les prises électriques et les câbles
2 personnes
Balisage du site
3 personnes
Monter les tentes de réception
5 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les buffets et les stations de boissons
3 personnes
Installer les stands et les tables de travail
4 personnes
Aménager un espace musical sans scène
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Mettre les plats du buffet à température
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et les fruits
3 personnes
Vérifier les toilettes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Encadrer les activités de récolte
4 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Faire la visite du site
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Fournir la musique
Vérifier l’éclairage et le terrain
2 personnes
Informer les invités de la fin
Servir les dernières boissons
2 personnes
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes

Suivi

Ranger les aliments et les boissons en toute sécurité
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Rincer la vaisselle
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de réception
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Remettre le stock en place
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 110
Tables de buffetqté 4
Tables de standqté 6
Tabouretsqté 12
Nappesqté 18
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Verresqté 150
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 15
Cuillères à caféqté 80

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 8
Verres doseursqté 3
Pincesqté 8
Tabliersqté 8
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 30
Planches à découper pour les activitésqté 6

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8
Bouilloires électriquesqté 3
Machines à caféqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lanternesqté 8
Pilesqté 24

Décoration

Balles de pailleqté 12
Courgesqté 20
Caisses en boisqté 12
Chemins de table en juteqté 10
Guirlandes de fanionsqté 10
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12
Flèches de signalisation en boisqté 12
Presse-papiersqté 4
Affiches du programmeqté 15
Badges nominatifsqté 120
Braceletsqté 120

Matériel de sport

Brouettesqté 2
Caisses de récolte en boisqté 10
Coup de pied pour enfantsqté 12
Râteaux pour enfantsqté 12
Seauxqté 12
Cordeqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 4
Balaisqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes de désinfectionqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque les réservations et les déclarations plusieurs semaines avant le festival : les fournisseurs, les animations et les autorisations sont les éléments les plus difficiles à remplacer au dernier moment.
Traite les inscriptions avant de finaliser les quantités. Utilise le nombre de participants confirmé pour prévoir les assiettes, verres, couverts, portions et besoins alimentaires particuliers.
Prépare un plan distinct pour les stands, le buffet, les bénévoles et le stationnement. Indique les itinéraires et les flux de circulation afin d’éviter les croisements entre visiteurs, livraisons et service.
Regroupe les préparations qui prennent du temps la veille : laver et couper les légumes, préparer les soupes, sauces, desserts et pâtisseries, puis remplir les glacières avec les pains de glace.
Fais une dernière vérification quelques heures avant l’ouverture : prévisions météo, état du terrain, livraisons reçues, stock, signalétique, badges et bracelets. Garde les plats chauds dans les bacs prévus et les boissons au frais jusqu’au service.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Festival des récoltes ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de fixer le programme, vérifier les autorisations, réserver les fournisseurs et organiser les bénévoles.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoie-les environ 6 semaines avant le festival, puis relance les personnes qui n’ont pas répondu 2 à 3 semaines avant. Fixe une date limite d’inscription au moins 10 jours avant l’événement.
Quand préparer les repas du Festival des récoltes ?: Fais les préparations qui supportent l’attente la veille, notamment les sauces, certaines soupes, les desserts et les pâtisseries. Coupe les légumes périssables le plus près possible du service et remplis les glacières le jour même.
Que vérifier le matin du Festival des récoltes ?: Prévois une vérification de 2 à 3 heures avant l’arrivée du public. Contrôle le terrain, les tentes, les tables, les chaises, les livraisons, le matériel de cuisine, la signalétique et la répartition des bénévoles.

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