Checklist del festival de la cosecha: qué preparar y cuándo

Organizar un festival de la cosecha exige coordinar el terreno, la comida, los proveedores y el flujo de visitantes sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist reúne 78 tareas y 70 materiales para avanzar en orden, desde fijar la fecha y comprobar permisos hasta preparar verduras, postres y neveras portátiles. También ayuda a controlar inscripciones, preferencias dietéticas, voluntarios, entregas, señalización y aparcamiento. Úsala como calendario de trabajo y marca cada punto cuando esté confirmado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Distribuir el lugar y el terreno
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Reservar proveedores
Cerrar música y entretenimiento
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Hacer el cronograma y el plano
2 personas
Definir la ruta y el flujo de aparcamiento
2 personas
Seguir la previsión del tiempo
Comprobar el stock y el material
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Confirmar entregas
Hacer tarjetas de nombre y pulseras
2 personas
Imprimir el programa y la señalización
Hacer la compra
3 personas
Recoger la decoración y los materiales
2 personas
Comprobar verduras y frutas
2 personas
Lavar y cortar las verduras
3 personas
Preparar sopas y salsas
3 personas
Preparar postres y pasteles
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Cortar y revisar el terreno
2 personas
Probar los puntos de corriente y los cables
2 personas
Cerrar el recinto
3 personas
Montar las carpas
5 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar los puestos de buffet y bebidas
3 personas
Colocar puestos y mesas de trabajo
4 personas
Montar un espacio de música sin escenario
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
Poner a temperatura los platos del buffet
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos y fruta
3 personas
Comprobar los baños
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Recibir a los invitados
3 personas
Registrar inscripciones
2 personas
Servir bebidas de bienvenida
2 personas
Coordinar actividades de la cosecha
4 personas
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
Dar recorrido por el recinto
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Servir el bufé
4 personas
Reponer el bufé
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Proporcionar la música
Comprobar la iluminación y el terreno
2 personas
Informar a los invitados del final
Servir las últimas bebidas
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Guardar alimentos y bebidas de forma segura
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Enjuagar la vajilla
3 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Apagar la iluminación
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas de fiesta
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver el stock al almacén
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Mesas de cervezacant. 8
Sillascant. 110
Mesas de buffetcant. 4
Mesas de puestocant. 6
Taburetescant. 12
Mantelescant. 18
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 80
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 15
Cucharillas de cafécant. 80

Cocina

Bandejas para mantener calientecant. 6
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Cuencos para mezclarcant. 8
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 8
Jarras medidorascant. 3
Pinzascant. 8
Delantalescant. 8
Neveras portátilescant. 6
Acumuladores de fríocant. 30
Tablas de cortar para actividadescant. 6

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 8
Hervidores eléctricoscant. 3
Máquinas de cafécant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Farolescant. 8
Bateríascant. 24

Decoración

Pacas de pajacant. 12
Calabazascant. 20
Cajones de maderacant. 12
Manteles de yutecant. 10
Guirnaldascant. 10
Pizarrascant. 8
Rotuladores de tizacant. 12
Flechas de señalización de maderacant. 12
Portapapelescant. 4
Pósteres del programacant. 15
Tarjetas de nombrecant. 120
Pulserascant. 120

Material deportivo

Carretillascant. 2
Cajas de madera para la cosechacant. 10
Botas infantilescant. 12
Rastrillos infantilescant. 12
Cuboscant. 12
Cuerdacant. 100

Limpieza

Papeleracant. 10
Recogedor y escobacant. 4
Escobascant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y los proveedores antes de enviar las invitaciones. Después abre las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas para saber cuánta comida especial y cuántos voluntarios necesitarás.
Dibuja el plano del terreno con carpas, mesas de buffet, puestos, sillas y la ruta de aparcamiento. Comprueba el flujo al menos una semana antes para corregir cuellos de botella y zonas sin paso.
Reserva tiempo para los permisos y notificaciones: no los dejes para la semana del festival. Confirma también la música, el entretenimiento y las entregas con varios días de margen.
Haz un recuento final del material 48 horas antes. Además de platos, vasos y cubiertos, revisa bandejas para mantener caliente, termos, tablas, pinzas, neveras portátiles y acumuladores de frío.
Prepara las verduras, sopas, salsas, postres y pasteles siguiendo un horario de cocina. Lava y corta las verduras con antelación, pero conserva los productos fríos en neveras portátiles hasta el servicio y revisa el terreno antes de montar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de la cosecha?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar la fecha, solicitar permisos, reservar proveedores y cerrar la música. Deja la compra, las entregas y la preparación de alimentos para los últimos 2 o 3 días.
¿Qué hay que preparar el día antes del festival de la cosecha?: El día anterior conviene confirmar entregas, comprobar el stock, imprimir el programa y la señalización, recoger la decoración y preparar parte de las verduras, sopas, salsas y postres. Revisa también el plano, los voluntarios y la previsión del tiempo.
¿Cuándo hay que comprobar el tiempo y el terreno?: Consulta la previsión 7 días antes y vuelve a revisarla 48 y 24 horas antes. Corta y revisa el terreno antes de instalar carpas, mesas y puestos para detectar barro, desniveles o zonas de paso bloqueadas.
¿Cuánto material de mesa se necesita para un festival de la cosecha?: Calcula platos, vasos y cubiertos para todas las personas inscritas y añade un margen del 10 al 15 % para roturas, cambios y reposiciones. Cuenta por separado el material de buffet, café y cocina, incluidas cucharones, pinzas, bandejas y termos.

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