Erntefest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Erntefest braucht mehr als Tische, Essen und Dekoration. Lege zuerst Datum, Programm und Gelände fest, danach folgen Genehmigungen, Lieferanten, Einladungen und Helferplanung. In den letzten Tagen zählen bestätigte Lieferungen, Wetterkontrolle und vorbereitete Speisen. Diese Checkliste führt dich durch die Planung bis zum Veranstaltungstag und hilft dir, typische Engpässe bei Kühlung, Geschirr, Parkverkehr und Aufbau rechtzeitig zu vermeiden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Ort und Gelände einteilen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Lieferanten reservieren
Musik und Unterhaltung festlegen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Ablaufplan und Grundriss erstellen
2 Personen
Route und Parkverkehr festlegen
2 Personen
Wettervorhersage verfolgen
Vorräte und Materialien prüfen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Lieferungen bestätigen
Namensschilder und Armbänder machen
2 Personen
Programm und Wegweiser drucken
Einkaufen gehen
3 Personen
Dekoration und Materialien abholen
2 Personen
Obst und Gemüse kontrollieren
2 Personen
Gemüse waschen und schneiden
3 Personen
Suppen und Saucen vorbereiten
3 Personen
Desserts und Gebäck vorbereiten
3 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Gelände mähen und kontrollieren
2 Personen
Stromanschlüsse und Kabel testen
2 Personen
Gelände absperren
3 Personen
Partyzelte aufbauen
5 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Buffet- und Getränkestationen einrichten
3 Personen
Stände und Arbeitstische aufstellen
4 Personen
Musikbereich ohne Bühne einrichten
2 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
Buffetgerichte auf Temperatur bringen
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks und Obst bereitstellen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Gäste empfangen
3 Personen
Anmeldungen erfassen
2 Personen
Willkommensgetränke ausschenken
2 Personen
Ernteaktivitäten begleiten
4 Personen
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
Geländerundgang durchführen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Buffet eröffnen
2 Personen
Buffet servieren
4 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Geschirr abräumen
3 Personen
Musik organisieren
Licht und Gelände prüfen
2 Personen
Gäste über das Ende informieren
Letzte Getränke servieren
2 Personen
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Speisen und Getränke sicher lagern
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr vorspülen
3 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
5 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Materialien sortieren
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Vorräte zurückstellen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
BiertischeAnz. 8
StühleAnz. 110
BuffetischeAnz. 4
MessetischeAnz. 6
HockerAnz. 12
TischdeckenAnz. 18
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
GläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 15
KaffeelöffelAnz. 80

Küche

WarmhaltebehälterAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 8
MessbecherAnz. 3
ZangenAnz. 8
SchürzenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
KühlelementeAnz. 30
Schneidebretter für AktivitätenAnz. 6

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 8
Elektrische WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
LaternenAnz. 8
BatterienAnz. 24

Dekoration

StrohballenAnz. 12
KürbisseAnz. 20
HolzkistenAnz. 12
Jute-TischläuferAnz. 10
WimpelkettenAnz. 10
KreidetafelnAnz. 8
KreidestifteAnz. 12
Holzwegweiser-PfeileAnz. 12
KlemmbretterAnz. 4
Programmatische PosterAnz. 15
NamensschilderAnz. 120
ArmbänderAnz. 120

Sportmaterial

SchubkarrenAnz. 2
HolzerntekistenAnz. 10
KinderschippenAnz. 12
KinderharkenAnz. 12
EimerAnz. 12
SeilAnz. 100

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
Handfeger und KehrblechAnz. 4
BesenAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionsspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane den Ablauf spätestens zwei Wochen vor dem Fest mit Uhrzeiten für Einlass, Essen, Musik und Abbau. So kannst du Helfer bestimmten Zeitfenstern zuordnen, statt nur allgemeine Aufgaben zu verteilen.
Bestätige Lieferanten und Lieferungen spätestens 3 bis 5 Tage vorher noch einmal schriftlich. Prüfe dabei besonders Partyzelte, Biertische, Stühle, Buffetische und Warmhaltebehälter.
Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und lege die Anzahl der benötigten Portionen spätestens 7 Tage vorher fest. Gemüse, Suppen, Saucen, Desserts und Gebäck lassen sich dann gezielt vorbereiten.
Plane Kühlung nicht erst am Einkaufstag: Fülle Kühlboxen am Vortag und friere ausreichend Kühlelemente vorab ein. Kontrolliere verderbliche Lebensmittel nach der Lieferung und halte sie bis zur Ausgabe gekühlt.
Verfolge die Wettervorhersage ab 7 Tagen vor dem Termin täglich und prüfe das Gelände am Vortag. Bei Regen müssen Partyzelte, trockene Wege, ein geänderter Parkverkehr und geschützte Buffetflächen feststehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Erntefest planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Gelände und Genehmigungen. Einladungen und Lieferanten sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wie viele Helfer braucht man für ein Erntefest?: Für ein kleines Erntefest solltest du mindestens 1 verantwortliche Person pro Bereich einplanen: Aufbau, Küche, Buffet, Getränke, Einlass und Abbau. Teile die Helfer in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein, damit die Aufgaben nicht am ganzen Tag an denselben Personen hängen.
Wann sollte man das Essen für ein Erntefest vorbereiten?: Suppen, Saucen, Desserts und Gebäck kannst du teilweise am Vortag vorbereiten. Gemüse wird am besten am Veranstaltungstag gewaschen und geschnitten; warme Speisen sollten erst kurz vor der Ausgabe in Warmhaltebehälter gefüllt werden.
Wie viel Geschirr und Gläser braucht man beim Erntefest?: Rechne pro angemeldeter Person mit einem Dinner-Teller, einem Dessertteller, einem Glas sowie Besteck und plane zusätzlich etwa 10 bis 15 Prozent Reserve ein. Für Kaffee brauchst du außerdem Kaffeetassen und Kaffeelöffel in derselben Größenordnung.

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