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Musikfestival organisieren: die Checkliste für die Planung

Ein Musikfestival steht und fällt mit guter Vorbereitung: Erst werden Datum, Ort und Programm festgelegt, danach folgen Genehmigungen, Sicherheitsplanung und Reservierungen. Besonders Technik, Künstleranforderungen und Stromversorgung solltest du früh klären, weil kurzfristige Änderungen schwer aufzufangen sind. Plane außerdem genug Zeit für Anmeldungen, Catering, Personal und den Aufbau ein. Diese Checkliste hilft dir, die 75 Aufgaben Schritt für Schritt abzuarbeiten und die benötigte Ausstattung rechtzeitig bereitzustellen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Musikprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Künstler bestätigen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Sicherheitsplan erstellen

    2 Personen

  • Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Künstlerinformationen sammeln

  • Technische Anforderungen prüfen

    2 Personen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Getränke bestellen

  • Ausrüstung reservieren

    2 Personen

  • Personal einteilen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Werbung veröffentlichen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    4 Personen

  • Materialien abholen

    3 Personen

  • Location inspizieren

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    3 Personen

  • Bühne aufbauen

    6 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    4 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Strom anschließen

    2 Personen

  • Zelte aufbauen

    5 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bar einrichten

    4 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    4 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Künstlergarderoben einrichten

    2 Personen

  • Technischen Soundcheck durchführen

    4 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Eingang besetzen

    3 Personen

  • Armbänder verteilen

    2 Personen

  • Publikum willkommen heißen

    2 Personen

  • Programm ankündigen

  • Künstler betreuen

    2 Personen

  • Bühnenwechsel begleiten

    3 Personen

  • Lautstärke kontrollieren

  • Licht bei Auftritten bedienen

    2 Personen

  • Bar bedienen

    4 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch reinigen

    2 Personen

  • Besucherströme kontrollieren

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Material prüfen

  • Verlorene Gegenstände erfassen

  • Finalen Auftritt abschließen

    3 Personen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Bar schließen

    4 Personen

  • Catering aufräumen

    4 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Lichtanlage ausschalten

    2 Personen

  • Müllsäcke sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    5 Personen

  • Zelte abbauen

    5 Personen

  • Bühne abbauen

    6 Personen

  • Geräte einpacken

    4 Personen

  • Mobiliar zusammensuchen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • BiertischeAnz. 12
  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 80
  • BarhockerAnz. 12
  • BarunterlagenAnz. 3
  • BühnenelementeAnz. 12
  • KünstlerbänkeAnz. 6

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 6
  • SubwooferAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 6
  • DI-BoxenAnz. 4
  • MonitorlautsprecherAnz. 4
  • AudiokabelAnz. 20
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • KabeltrommelnAnz. 6
  • SchalldämmungAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 12
  • LichtstativeAnz. 4
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 8
  • BatterielaternenAnz. 10
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 350
  • WeingläserAnz. 80
  • TellerAnz. 300
  • BestecksetsAnz. 300
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierplattenAnz. 20

Küche

  • KühlboxenAnz. 8
  • EisbehälterAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 6
  • Koch-, Brot- und SchälmesserAnz. 12
  • ZangenAnz. 10
  • AusgießkannenAnz. 8
  • FlaschenöffnerAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 12

Dekoration

  • FestivalflaggenAnz. 10
  • Lichterketten-DekorationAnz. 8
  • BühnentücherAnz. 4
  • TischdeckensetsAnz. 12
  • KünstlertafelnAnz. 6
  • ProgrammständerAnz. 8

Reinigung

  • BesensetsAnz. 4
  • BodenabzieherAnz. 3
  • EimerAnz. 6
  • MikrofasertücherAnz. 24
  • HandfegerAnz. 6
  • ArbeitshandschuheAnz. 12
  • HandseifenspenderAnz. 8
  • PapierhandtuchspenderAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
  • FeuerlöscherAnz. 6
  • SicherheitswestenAnz. 12
  • AbsperrgitterAnz. 20
  • Rutschfeste MattenAnz. 12

Informationen

  • ArmbänderAnz. 350
  • ProgrammkartenAnz. 300
  • WegweiserAnz. 20
  • InfotafelnAnz. 8
  • StifteAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 8

Werkzeug

  • HammerAnz. 4
  • SchraubendrehersetsAnz. 3
  • KabelbinderAnz. 200
  • GewebeklebebandAnz. 12
  • KabelbinderAnz. 200
  • WasserwaagenAnz. 2

Tipps

  • Kläre technische Anforderungen mindestens 4 Wochen vor dem Festival mit allen Künstlern. Frage nach Eingängen, Mikrofonen, Monitorlautsprechern, DI-Boxen und dem benötigten Mischpult, statt nur die Lautsprecher zu reservieren.
  • Erstelle den Lage- und Sicherheitsplan vor der Werbung. Darin sollten Bühne, Partyzelte, Sitzbereiche, Bar, Kabelwege und Fluchtwege eindeutig eingezeichnet sein.
  • Bestelle Getränke und Catering erst nach Abschluss der Anmeldungen. Erfasse dabei Ernährungswünsche separat, damit am Veranstaltungstag nicht nur Standardgerichte bereitstehen.
  • Plane für den Aufbau mindestens einen festen Zeitblock am Vortag oder mehrere Stunden am Veranstaltungstag ein. Bühne, Beschallungsanlage, Lichtstative und Kabeltrommeln brauchen mehr Zeit als das reine Aufstellen von Tischen und Stühlen.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 und 24 Stunden vor Beginn erneut. Bei einer Outdoor-Veranstaltung müssen Partyzelte, Batterielaternen, Ersatzbatterien und ein geschützter Platz für Technik rechtzeitig verfügbar sein.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Musikfestival organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Datum, Ort und Musikprogramm. Genehmigungen, Künstlerbestätigungen und technische Anforderungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Welche Technik braucht man für ein Musikfestival?
Für ein kleines Festival gehören meist Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen und Monitorlautsprecher zur Grundausstattung. Plane zusätzlich Audiokabel, Verlängerungskabel und mindestens eine Kabeltrommel als Reserve ein.
Wann sollte man die Genehmigungen für ein Musikfestival prüfen?
Prüfe die erforderlichen Genehmigungen direkt nach der Festlegung von Datum und Ort, spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Festival. So bleibt Zeit für Rückfragen und Anpassungen am Sicherheits- oder Lageplan.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Musikfestivals?
Plane für Bühne, Beschallung und Beleuchtung mindestens 4 bis 6 Stunden ein; bei mehreren Acts oder umfangreicher Ausstattung besser einen ganzen Aufbautag. Eine Ortsbesichtigung vorab verhindert, dass Stromanschlüsse oder Stellflächen am Veranstaltungstag fehlen.

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