Checklist para organizar un festival de música sin olvidos

Organizar un festival de música exige coordinar artistas, permisos, público, proveedores y equipos técnicos en el orden correcto. Empieza fijando la fecha y el lugar, y deja cerrados cuanto antes el programa, las reservas y los requisitos de seguridad. Durante las últimas semanas tendrás que gestionar inscripciones, preferencias dietéticas, promoción y personal. El día del festival, la inspección del recinto, el montaje del escenario y las pruebas de sonido deben tener horarios concretos para evitar retrasos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Preparar el programa musical
2 personas
Confirmar a los artistas
2 personas
Hacer reservas
2 personas
Comprobar permisos
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Hacer el plano
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar información de los artistas
Comprobar los requisitos técnicos
2 personas
Pedir el catering
2 personas
Pedir bebidas
Reservar equipo
2 personas
Asignar al personal
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Publicar la promoción
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
4 personas
Recoger los materiales
3 personas
Inspeccionar el lugar
3 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Montar el escenario
6 personas
Montar el sistema de sonido
4 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Conectar la corriente
2 personas
Montar las carpas
5 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar la barra
4 personas
Montar el buffet de catering
4 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Comprobar los baños
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Preparar los camerinos de los artistas
2 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Atender la entrada
3 personas
Repartir pulseras
2 personas
Dar la bienvenida al público
2 personas
Anunciar el programa
Acompañar a los artistas
2 personas
Coordinar los cambios de escenario
3 personas
Comprobar el nivel de sonido
Controlar la iluminación durante las actuaciones
2 personas
Atender el bar
4 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar los baños periódicamente
2 personas
Controlar el flujo de público
2 personas
Comprobar el material de primeros auxilios
Registrar objetos perdidos
Cerrar la última actuación
3 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

Cerrar el bar
4 personas
Recoger el catering
4 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Apagar la instalación de luces
2 personas
Recoger bolsas de basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Desmontar las tiendas
5 personas
Desmontar el escenario
6 personas
Empacar el equipo
4 personas
Recoger el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas de cervezacant. 12
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 12
Bandejas de barcant. 3
Piezas de escenariocant. 12
Bancos para artistascant. 6

Equipo

Altavocescant. 6
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes para micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Altavoces del monitorcant. 4
Cables de audiocant. 20
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Enrollacablescant. 6
Aislamiento acústicocant. 8

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 8
Linternas a pilascant. 10
Baterías de repuestocant. 24

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 350
Copas de vinocant. 80
Platoscant. 300
Cubiertoscant. 300
Cucharonescant. 12
Bandejas para servircant. 20

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Contenedores para hielocant. 4
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef, pan y pelarcant. 12
Pinzascant. 10
Jarras para servircant. 8
Abrebotellascant. 6
Papeleracant. 12

Decoración

Banderas del festivalcant. 10
Decoración de guirnaldas de lucescant. 8
Telones de escenariocant. 4
Juegos de mantelescant. 12
Carteles para artistascant. 6
Atriles para programascant. 8

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 3
Cuboscant. 6
Paños de microfibracant. 24
Escobas de manocant. 6
Guantes de trabajocant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Dispensadores de papel de cocinacant. 8

Catering

Compras

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Extintorescant. 6
Chalecos reflectantescant. 12
Vallas de separacióncant. 20
Alfombrillas antideslizantescant. 12

Información

Pulserascant. 350
Tarjetas del programacant. 300
Carteles direccionalescant. 20
Paneles informativoscant. 8
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 8

Herramientas

Martillocant. 4
Juegos de destornilladorescant. 3
Bridascant. 200
Cinta americanacant. 12
Bridascant. 200
Niveles de burbujacant. 2

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de anunciar el festival: reserva al menos 8 semanas para comprobar requisitos, seguros y condiciones del recinto.
Pide a cada artista su información técnica y de llegada con 4 semanas de antelación. Confirma canales, micrófonos, cajas DI, monitores y necesidades eléctricas antes de reservar el equipo.
Define un plano del recinto con entradas, escenario, mesas, zonas de bebida y rutas de evacuación. Haz una inspección final del lugar entre 24 y 48 horas antes del montaje.
Asigna turnos concretos al personal y da instrucciones a los voluntarios antes de abrir las puertas. Prepara responsables separados para artistas, sonido, bebidas, inscripciones y emergencias.
Programa el montaje con margen: instala escenario, altavoces, mesa de mezclas y focos varias horas antes de la primera actuación, y reserva tiempo para una prueba completa de sonido e iluminación.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo se necesita para organizar un festival de música?: Para un festival con varios artistas, calcula entre 8 y 12 semanas. Los permisos, las reservas, la contratación técnica y el plan de seguridad suelen requerir más tiempo del previsto.
¿Cuándo hay que confirmar a los artistas y preparar el programa?: Confirma a los artistas y cierra el programa al menos 6 semanas antes. Así tendrás tiempo para recopilar información técnica, preparar la promoción y ajustar los horarios de montaje y actuación.
¿Cuándo se monta el escenario y el sistema de sonido?: El montaje debe comenzar varias horas antes de la apertura, según el tamaño del escenario y la cantidad de equipo. Reserva como mínimo 2 horas adicionales para cableado, comprobaciones y una prueba de sonido completa.
¿Cuántas bebidas hay que calcular por persona?: Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona; después, entre 1 y 2 por hora. Añade margen para el personal, los artistas y posibles retrasos, y enfría las bebidas antes de abrir.

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