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Checklist pour organiser une excursion en Solex

Une excursion en Solex se prépare bien avant le jour du départ : il faut verrouiller l’itinéraire, les réservations et les inscriptions, puis vérifier la sécurité du parcours. Le plan réunit 64 tâches et 48 éléments de matériel, du premier repérage jusqu’à l’installation de l’accueil. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les Solex de secours, les panneaux de direction et la confirmation de livraison du matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et l’itinéraire

    2 personnes

  • Réserver des Solex

  • Réserver le lieu de départ

  • Réserver le lieu d’arrivée

  • Réserver le traiteur et le dîner

  • Envoyer les invitations

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Mettre à jour la liste des participants

  • Repérer l’itinéraire à l’avance

    2 personnes

  • Contrôler les risques sur le parcours

    2 personnes

  • Vérifier les informations de circulation

  • Créer le plan de route et la répartition des groupes

    2 personnes

  • Informer les participants de l’itinéraire

  • Suivre les prévisions météo

  • Établir la liste définitive des participants

  • Confirmer la livraison du matériel

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les panneaux de direction

    2 personnes

  • Composer le pack participant

    2 personnes

  • Vérifier la trousse de premiers secours et de réparation

  • Refroidir et installer le service traiteur

    2 personnes

  • Nettoyer la zone de départ

    2 personnes

  • Installer la table d'accueil

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    3 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Aménager le point buffet et bar

    3 personnes

  • Suspendre la décoration

    2 personnes

  • Installer les panneaux de parcours

    2 personnes

  • Contrôler les Solex pour des défauts de sécurité

    3 personnes

  • Préparer les casques et les gilets

    2 personnes

Événement

  • Tenir le bureau d’inscription

    2 personnes

  • Accueillir les participants

    3 personnes

  • Distribuer les casques et les gilets

    2 personnes

  • Distribuer les Solex par participant

    3 personnes

  • Donner les consignes de sécurité

    2 personnes

  • Répartir les groupes et les ouvreurs

    2 personnes

  • Encadrer la sortie en Solex

    5 personnes

  • Aménager le point de pause

    2 personnes

  • Distribuer les boissons de la pause

    2 personnes

  • Encadrer les retardataires

    2 personnes

  • Récupérer les Solex

    3 personnes

  • Récupérer les casques et les gilets

    2 personnes

  • Servir les amuse-bouches

    2 personnes

  • Mettre le buffet en place

    3 personnes

  • Servir le dîner

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Fournir la musique

  • Ramasser les déchets entre-temps

    2 personnes

Suivi

  • Démonter le buffet

    3 personnes

  • Laver la vaisselle et les verres

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    3 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Retirer les panneaux de parcours

    2 personnes

  • Nettoyer le site

    3 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Rendre les Solex et le matériel

    2 personnes

  • Nettoyer les glacières et les outils

    2 personnes

  • Ranger les restes

    2 personnes

  • Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

  • Solexqté 30
  • Solex de secoursqté 2
  • Casques de véloqté 35
  • Gilets réfléchissantsqté 35
  • Cartes d'itinéraireqté 35
  • Sacs à eauqté 5
  • Pompes à véloqté 3
  • Kits de réparationqté 3
  • Chambres à air de rechangeqté 6
  • Sangles d'arrimageqté 6
  • Gilets de sécuritéqté 6

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tablesqté 8
  • Chaises pliantesqté 36
  • Tables de buffetqté 3
  • Tables hautesqté 4
  • Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

  • Verres réutilisablesqté 50
  • Verres à vin réutilisablesqté 40
  • Assiettesqté 50
  • Bol à soupeqté 40
  • Couvertsqté 50
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Louchesqté 6

Cuisine

  • Glacièresqté 6
  • Thermosqté 4
  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Planches à découperqté 4
  • Couteau de chefqté 4
  • Pinces de serviceqté 6
  • Corbeilles à painqté 4

Équipement

  • Haut-parleurs Bluetoothqté 2
  • Rallongesqté 3

Éclairage

  • Guirlandes LEDqté 4
  • Lampes à pilesqté 6

Décoration

  • Flèches de directionqté 12
  • Nappesqté 8
  • Ballonsqté 50
  • Étiquettes nominativesqté 40
  • Marqueursqté 6

Nettoyage

  • Poubellesqté 6
  • Balayette et pelleqté 2
  • Seauxqté 3
  • Chiffons de nettoyageqté 12
  • Brosses à vaisselleqté 3
  • Papier toiletteqté 24

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez la date et l’itinéraire avant de réserver les Solex, le lieu de départ et le lieu d’arrivée. Prévoyez ensuite un repérage à l’avance pour vérifier les risques et les conditions de circulation.
  • Traitez les inscriptions au fil de l’eau, puis établissez une liste définitive des participants avant de répartir les groupes. Demandez les besoins alimentaires suffisamment tôt pour les transmettre au traiteur avec le nombre final de repas.
  • Ne comptez pas uniquement sur les Solex réservés : prévoyez des casques, des gilets réfléchissants, des cartes d’itinéraire et au moins un Solex de secours. Contrôlez aussi la trousse de premiers secours, les pompes, les kits de réparation et les chambres à air de rechange.
  • Surveillez les prévisions météo jusqu’au départ et informez les participants de l’itinéraire. Préparez les panneaux de direction et le plan de route avant l’arrivée du groupe, plutôt que le matin même.
  • La veille, refroidissez les boissons, confirmez la livraison du matériel et composez les packs participants. Le jour J, installez la table d’accueil, nettoyez la zone de départ et vérifiez que le service traiteur peut être installé et maintenu au frais.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une excursion en Solex ?
Commencez dès que la date et l’itinéraire sont envisagés, car il faut réserver les Solex, les deux lieux et le traiteur. Faites le repérage du parcours avant d’envoyer les informations définitives aux participants.
Que faut-il prévoir pour la sécurité pendant une sortie en Solex ?
Prévoyez un casque et un gilet réfléchissant pour chaque participant, ainsi que des gilets de sécurité si le parcours l’exige. Ajoutez un Solex de secours, une trousse de premiers secours, une pompe, un kit de réparation et des chambres à air de rechange.
Quand faut-il confirmer le nombre de participants et les repas ?
Recueillez les inscriptions et les besoins alimentaires avant la commande finale au traiteur. Établissez la liste définitive des participants avant de créer les groupes et le plan de route.
Que préparer la veille d’une excursion en Solex ?
Refroidissez les boissons, confirmez la livraison du matériel et préparez les panneaux de direction ainsi que les packs participants. Vérifiez aussi la météo et gardez les cartes d’itinéraire, les outils et les équipements de sécurité prêts à distribuer.

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