Checklist voor een goed georganiseerde solextocht
Een solextocht vraagt meer voorbereiding dan alleen de solexten reserveren. Je moet de route vooraf rijden, risico’s controleren en deelnemers op tijd indelen. Regel daarnaast de start- en eindlocatie, catering en materialen voor pech onderweg. Met deze checklist werk je van de eerste reserveringen naar de ontvangst op de dag zelf, zonder dat veiligheidsmiddelen, dieetwensen of een reserve-solex te laat worden geregeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en route vastleggen
2 personen
Solexen reserveren
Startlocatie reserveren
Eindlocatie reserveren
Catering en diner reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Route vooraf verkennen
2 personen
Route op risico's controleren
2 personen
Verkeersinformatie controleren
Routekaart en groepsindeling maken
2 personen
Deelnemers over route informeren
Weersverwachting volgen
Definitieve deelnemerslijst maken
Levering van materialen bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Deelnemerspakket samenstellen
2 personen
EHBO- en reparatieset controleren
Catering koelen en klaarzetten
2 personen
Startterrein schoonmaken
2 personen
Ontvangsttafel plaatsen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Buffet- en barpunt inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Solexen op veiligheidsgebreken controleren
3 personen
Helmen en hesjes klaarleggen
2 personen
Event
Registratiebalie bemannen
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Helmen en hesjes uitdelen
2 personen
Solexen per deelnemer uitgeven
3 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Groepen en voorrijders indelen
2 personen
Solextocht begeleiden
5 personen
Pauzepunt inrichten
2 personen
Pauzedrankjes uitdelen
2 personen
Achterblijvers begeleiden
2 personen
Solexen innemen
3 personen
Helmen en hesjes innemen
2 personen
Borrelhapjes serveren
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Diner uitserveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Muziek verzorgen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Nazorg
Buffet afbouwen
3 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Routeborden weghalen
2 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Solexen en materialen retourneren
2 personen
Koelboxen en gereedschap reinigen
2 personen
Restanten opbergen
2 personen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Sportmateriaal
- Solexenaantal 30
- Reserve-solexaantal 2
- Fietshelmenaantal 35
- Reflecterende hesjesaantal 35
- Routekaartenaantal 35
- Drinkrugzakkenaantal 5
- Fietspompenaantal 3
- Reparatiesetsaantal 3
- Reservebinnenbandenaantal 6
- Spanbandenaantal 6
- Veiligheidsvestenaantal 6
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 36
- Buffettafelsaantal 3
- Statafelsaantal 4
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 50
- Herbruikbare wijnglazenaantal 40
- Bordenaantal 50
- Soepkommenaantal 40
- Besteksetsaantal 50
- Serveerschalenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveertangenaantal 6
- Broodmandenaantal 4
Apparatuur
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 3
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 4
- Batterijlantaarnsaantal 6
Decoratie
- Routepijlenaantal 12
- Tafelkledenaantal 8
- Ballonnenaantal 50
- Naamstickersaantal 40
- Stiftenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Stoffer en blikaantal 2
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Afwasborstelsaantal 3
- Toiletpapieraantal 24
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, route, startlocatie en eindlocatie eerst vast. Reserveer daarna de solexten en houd minstens één reserve-solex beschikbaar voor pech of een technisch probleem.
- Verken de route vooraf en controleer kruisingen, wegwerkzaamheden en drukke verkeerspunten. Maak een routekaart en groepsindeling en informeer alle deelnemers vóór de tocht over de route.
- Verzamel dieetwensen direct bij de aanmeldingen en maak enkele dagen vooraf een definitieve deelnemerslijst. Gebruik die lijst voor de catering, deelnemerspakketten en de groepsindeling.
- Controleer de EHBO- en reparatieset vóór vertrek. Leg naast fietspompen en reparatiesets ook reservebinnenbanden, helmen, reflecterende hesjes en veiligheidsvesten klaar.
- Volg de weersverwachting tot de dag zelf en bevestig tijdig de levering van materialen en catering. Koel dranken en catering vooraf en richt de ontvangsttafel op de startlocatie in voordat de deelnemers aankomen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een solextocht organiseren?
- Leg datum, route en locaties bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Reserveer de solexten en catering daarna direct, zodat je nog tijd hebt voor uitnodigingen en aanmeldingen.
- Hoeveel reserve-solexen heb ik nodig?
- Houd minimaal 1 reserve-solex achter de hand voor een groep tot ongeveer 20 deelnemers. Bij grotere groepen is 1 reserve per 15 tot 20 solexten een praktische richtlijn.
- Wanneer moet ik de deelnemerslijst voor een solextocht definitief maken?
- Maak de definitieve lijst uiterlijk 3 tot 5 dagen voor vertrek. Dan kun je groepsindeling, catering, dieetwensen en deelnemerspakketten nog correct afstemmen.
- Wat moet ik meenemen voor pech onderweg tijdens een solextocht?
- Neem per groep minimaal 1 fietspomp en 1 reparatieset mee, plus enkele reservebinnenbanden. Controleer dit uiterlijk de dag ervoor en wijs vooraf aan wie de set beheert.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!