Organiser un duathlon sans rien oublier

Un duathlon demande une organisation précise, car les participants enchaînent course à pied et vélo sur un parcours sécurisé. Commence par fixer la date, le tracé et le lieu, puis avance vers les autorisations, les inscriptions et les équipes de terrain. Les postes souvent sous-estimés sont le balisage, le chronométrage, les secours et la circulation dans la zone de transition. Cette checklist regroupe les préparatifs à suivre dans l’ordre, jusqu’aux dernières vérifications avant le départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le parcours
2 personnes
Réserver le lieu
Demander les autorisations
Vérifier l’assurance
Établir le règlement du concours
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les signaleurs
2 personnes
Réserver les secours
Réserver le chronométrage
Réserver le matériel de location
Préparer le briefing des collaborateurs
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Imprimer la liste de départ
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Vérifier le râtelier à vélos
2 personnes
Vérifier le parcours
3 personnes
Préparer les flèches de direction
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Faire la ronde de sécurité du site
3 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les supports à vélos
3 personnes
Balisage de la zone de transition
4 personnes
Balisage du parcours
6 personnes
Tenir les postes de circulation
8 personnes
Installer les points d’eau
4 personnes
Installer le système de chronométrage
3 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
Inscrire les participants
4 personnes
Distribuer les kits de départ
3 personnes
Vérifier les casques de vélo
2 personnes
Désigner l’espace de change
Préparer le café et le thé
2 personnes
Faire le briefing des participants
2 personnes
Remplir la zone de départ
3 personnes
Lancer le duathlon
4 personnes
Encadrer la première course
8 personnes
Animer le tour à vélo
10 personnes
Encadrer le deuxième passage
8 personnes
Tenir le poste de ravitaillement en eau
4 personnes
Surveiller la zone de transition
3 personnes
Enregistrer les données du tour
2 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les médailles et l'eau
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Clôturer l’enregistrement de l’arrivée
2 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Organiser la remise des prix
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Terminer le balisage du parcours
6 personnes

Suivi

Ranger la zone de départ et d’arrivée
5 personnes
Ranger la zone de relais
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Remettre le lieu propre
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Publier les résultats
2 personnes
Envoyer le message aux participants
Évacuer les dossards et les déchets
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 6
Râteliers à vélosqté 12
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 150
Bracelets de dossardqté 150
Épingles de sûretéqté 400
Cônesqté 80
Flèches de directionqté 100
Barrières de fouleqté 30
Ruban de balisageqté 12
Cônes de signalisationqté 30
Tampons manuelsqté 4
Rubans de médailleqté 150
Médailles de finisherqté 150
Prix des gobeletsqté 6
Presse-papiersqté 12
Chronomètresqté 8
Pompes à véloqté 3
Outillage vélo de baseqté 3
Chambres à air de rechangeqté 12
Gilets réfléchissantsqté 20
Drapeaux de circulationqté 12

Équipement

Système de chronométrage
Ordinateur portableqté 2
Téléphones portablesqté 8
Talkies-walkiesqté 12
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Imprimante
Papier pour imprimanteqté 500

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 80
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Carafes d’eauqté 12
Gobelets de serviceqté 24
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Bacs de rangementqté 12

Décoration

Bannièresqté 8
Panneaux indicateursqté 20
Bâche de départ-arrivée
Nappesqté 10

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixe le parcours plusieurs semaines à l’avance et prévois une vérification complète avant l’épreuve : chaque changement de direction doit être visible et les zones dangereuses signalées.
Ne laisse pas les autorisations et l’assurance pour la dernière semaine. Vérifie les délais demandés par les autorités locales et conserve les confirmations avec le règlement de la course.
Pour les bénévoles, attribue chaque poste à une personne précise et prépare un briefing unique. Les signaleurs doivent connaître leur emplacement, leur horaire et le numéro à appeler en cas de problème.
Ferme les inscriptions assez tôt pour traiter les besoins alimentaires, attribuer les numéros de départ et imprimer la liste de départ. Prévois aussi quelques numéros vierges pour les corrections de dernière minute.
Contrôle le matériel de transition et de sécurité avant l’ouverture : râteliers à vélos, cônes, barrières, flèches, ruban de balisage, talkies-walkies et matériel de premiers secours doivent être comptés et placés selon un plan.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un duathlon ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour une petite épreuve. Ce délai permet de confirmer le parcours, obtenir les autorisations, réserver les secours et le chronométrage, puis gérer les inscriptions.
Quand faut-il recruter les bénévoles pour un duathlon ?: Commence 6 à 8 semaines avant la course et finalise la répartition au moins 10 jours avant le départ. Il faut couvrir les signaleurs, la zone de transition, l’accueil, le ravitaillement et l’arrivée.
Combien de bénévoles faut-il pour un duathlon ?: Pour une petite course, compte au moins 1 bénévole par point de circulation sensible, plus 4 à 6 personnes pour l’accueil, la transition et l’arrivée. Ajoute une personne référente pour coordonner chaque zone.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoie les informations pratiques 7 à 10 jours avant l’épreuve, puis un rappel 24 à 48 heures avant. Indique le retrait des dossards, les horaires, le parcours, le stationnement et les consignes de sécurité.

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