Duathlon organiseren: checklist van planning tot finish
Een duathlon organiseren vraagt meer dan een start- en finishlijn. Je legt eerst datum, parcours en locatie vast en regelt daarna vergunningen, verzekering, EHBO en tijdwaarneming. In de laatste weken draait het om deelnemersinformatie, vrijwilligers, verkeersregelaars en materiaal zoals fietsenrekken, routepijlen en startnummers. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde af te werken, zodat je op de wedstrijddag niet nog hoeft te zoeken naar portofoons, reserve binnenbanden of een ontbrekende startlijst.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en parcours vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijvingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Verkeersregelaars indelen
2 personen
EHBO reserveren
Tijdwaarneming reserveren
Huurmaterialen reserveren
Medewerkersbriefing maken
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Startlijst afdrukken
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Fietsenrek controleren
2 personen
Parcours controleren
3 personen
Routepijlen voorbereiden
2 personen
EHBO-materiaal controleren
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Terrein veiligheidsronde lopen
3 personen
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Fietsenrekken plaatsen
3 personen
Wisselzone afzetten
4 personen
Parcours bewegwijzeren
6 personen
Verkeersposten bemannen
8 personen
Drinkposten inrichten
4 personen
Tijdwaarneming installeren
3 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
Inschrijftafel inrichten
3 personen
Deelnemers aanmelden
4 personen
Startpakketten uitdelen
3 personen
Fietshelmen controleren
2 personen
Kleedruimte aanwijzen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Deelnemersbriefing geven
2 personen
Startvak vullen
3 personen
Duathlon laten starten
4 personen
Eerste loopronde begeleiden
8 personen
Fietsronde begeleiden
10 personen
Tweede loopronde begeleiden
8 personen
Drinkpost bemannen
4 personen
Wisselzone bewaken
3 personen
Rondegegevens registreren
2 personen
Deelnemers opvangen
4 personen
Medaille en water uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Finishregistratie afsluiten
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking houden
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Parcours afzetten beëindigen
6 personen
Nazorg
Start- en finishgebied opruimen
5 personen
Wisselzone opruimen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Locatie schoon opleveren
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Uitslagen publiceren
2 personen
Deelnemersbericht versturen
Startnummers en afval afvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 40
- Barkrukkenaantal 6
- Fietsenrekkenaantal 12
- Afvalbakkenaantal 8
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 150
- Startnummerbandenaantal 150
- Veiligheidsspeldenaantal 400
- Pionnenaantal 80
- Routepijlenaantal 100
- Dranghekkenaantal 30
- Afzetlintaantal 12
- Verkeerskegelsaantal 30
- Handstempelsaantal 4
- Medaillelintenaantal 150
- Finishmedaillesaantal 150
- Bekerprijzenaantal 6
- Klembordenaantal 12
- Stopwatchesaantal 8
- Fietspompenaantal 3
- Basis fietsgereedschapaantal 3
- Reserve binnenbandenaantal 12
- Reflecterende hesjesaantal 20
- Verkeersvlaggenaantal 12
Apparatuur
- Tijdwaarnemingssysteem
- Laptopaantal 2
- Mobiele telefoonsaantal 8
- Portofoonsaantal 12
- Geluidsinstallatie
- Microfoonaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 8
- Printer
- Printerpapieraantal 500
Verlichting
- LED-lampenaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Koffiekopjesaantal 80
- Thermoskannenaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 8
- Waterkannenaantal 12
- Schenkbekersaantal 24
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Serveerbladenaantal 8
- Opslagbakkenaantal 12
Decoratie
- Bannersaantal 8
- Pijlbordenaantal 20
- Startfinishdoek
- Tafelkledenaantal 10
Schoonmaak
- Bezemaantal 3
- Blik en vegeraantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Handschoenenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het parcours vroeg vast en controleer het opnieuw in de laatste week. Tel routepijlen, pionnen, verkeerskegels en afzetmateriaal voordat je ze naar de route brengt.
- Plan vrijwilligers per taak en tijdstip: verkeersregelaars, posten langs het parcours, registratie, fietszone en finish. Geef iedereen tijdens een briefing een telefoonnummer of portofoon en een duidelijke wisseltijd.
- Open de inschrijving pas nadat reglement, route en praktische informatie beschikbaar zijn. Verstuur deelnemersinformatie uiterlijk één week vooraf en sluit dieetwensen en andere gegevens op een vaste datum.
- Controleer tijdwaarneming en communicatie niet pas op de wedstrijddag. Test het tijdwaarnemingssysteem, de laptop, stopwatches, mobiele telefoons en portofoons samen tijdens de medewerkersbriefing.
- Maak voor de fietszone een aparte controlelijst. Zet fietsenrekken, fietspompen, basis fietsgereedschap en reserve binnenbanden klaar en controleer of startnummers, banden en veiligheidsspelden per deelnemer zijn gesorteerd.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een duathlon organiseren?
- Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, parcours, locatie, vergunningen en verzekering. Reserveer EHBO, tijdwaarneming, huurmaterialen en verkeersregelaars zodra de wedstrijddatum vaststaat.
- Wanneer moet ik de vergunning voor een duathlon aanvragen?
- Vraag de vergunning aan zodra het parcours en de datum voorlopig vastliggen, bij voorkeur 12 tot 16 weken voor de wedstrijd. Controleer daarna of wijzigingen in route, deelnemersaantal of verkeersmaatregelen opnieuw gemeld moeten worden.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een duathlon?
- Maak per bemande post minimaal één vrijwilliger en wijs daarnaast aparte mensen aan voor registratie, fietszone, finish en coördinatie. Tel verkeersregelaars en EHBO niet automatisch mee als algemene vrijwilligers; zij hebben een eigen taak en bezetting nodig.
- Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie voor een duathlon?
- Stuur de praktische deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de start. Vermeld daarin onder meer starttijd, route, registratie, startnummers, fietszone, parkeren, veiligheidsregels en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!