Duathlon organisieren: Die vollständige Checkliste

Ein Duathlon braucht deutlich mehr Vorbereitung als nur eine Lauf- und eine Radstrecke. Strecke, Genehmigungen und Versicherung sollten früh feststehen, bevor Anmeldungen geöffnet werden. Später kommen Helfer, Verkehrsregler, Erste Hilfe, Zeitnahme und Leihmaterial dazu. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zur Kontrolle von Startnummern, Fahrradständern und Beschilderung am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Strecke festlegen
2 Personen
Location reservieren
Genehmigungen beantragen
Versicherung prüfen
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen verarbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Verkehrsregler einteilen
2 Personen
Erste Hilfe reservieren
Zeitnahme reservieren
Leihmaterialien reservieren
Mitarbeiterbriefing erstellen
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
Startnummern zuweisen
2 Personen
Startliste drucken
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Startnummern sortieren
2 Personen
Fahrradständer prüfen
2 Personen
Parcours kontrollieren
3 Personen
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
Erste-Hilfe-Material prüfen
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Sicherheitsrunde über das Gelände gehen
3 Personen
Start- und Zielbogen aufstellen
4 Personen
Zelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Fahrradständer aufstellen
3 Personen
Wechselzone absperren
4 Personen
Parcours ausschildern
6 Personen
Verkehrsposten besetzen
8 Personen
Getränkestationen einrichten
4 Personen
Zeitmessung installieren
3 Personen
Beschallungsanlage aufstellen
2 Personen
Anmeldetisch einrichten
3 Personen
Teilnehmer anmelden
4 Personen
Startpakete verteilen
3 Personen
Fahrradhelme kontrollieren
2 Personen
Umkleidebereich zuweisen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Teilnehmerbriefing geben
2 Personen
Startbereich füllen
3 Personen
Duathlon starten lassen
4 Personen
Die erste Laufrunde begleiten
8 Personen
Fahrradrunde betreuen
10 Personen
Die zweite Runde begleiten
8 Personen
Getränkestation besetzen
4 Personen
Wechselzone bewachen
3 Personen
Rundendaten erfassen
2 Personen
Teilnehmer empfangen
4 Personen
Medaillen und Wasser verteilen
3 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Ziellaufregistrierung schließen
2 Personen
Preisverleihung vorbereiten
3 Personen
Preisverleihung abhalten
3 Personen
Teilnehmende verabschieden
3 Personen
Absperrung der Strecke beenden
6 Personen

Nachbereitung

Start- und Zielbereich aufräumen
5 Personen
Wechselzone aufräumen
4 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Ort sauber übergeben
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
2 Personen
Teilnehmernachricht versenden
Startnummern und Abfall entsorgen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 40
BarhockerAnz. 6
FahrradständerAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 8

Sportmaterial

StartnummernAnz. 150
StartnummernbänderAnz. 150
SicherheitsnadelnAnz. 400
KegelAnz. 80
WegweiserAnz. 100
AbsperrgitterAnz. 30
AbsperrbandAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 30
HandstempelAnz. 4
MedaillenbänderAnz. 150
Finisher-MedaillenAnz. 150
PokalpreiseAnz. 6
KlemmbretterAnz. 12
StoppuhrenAnz. 8
FahrradpumpenAnz. 3
Basis-FahrradwerkzeugAnz. 3
ErsatzschläucheAnz. 12
WarnwestenAnz. 20
VerkehrsflaggenAnz. 12

Ausstattung

Zeitmesssystem
LaptopAnz. 2
MobiltelefoneAnz. 8
FunkgeräteAnz. 12
Beschallungsanlage
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 8
Drucker
DruckerpapierAnz. 500

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
ThermoskannenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 8
WasserkannenAnz. 12
AusgussbecherAnz. 24
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Dekoration

BannerAnz. 8
WegweiserAnz. 20
Start-Ziel-Transparenz
TischdeckenAnz. 10

Reinigung

BesenAnz. 3
Kehrblech und HandfegerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
HandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Strecke und Veranstaltungsort möglichst 12 bis 16 Wochen vor dem Start fest. Prüfe dabei nicht nur die Streckenführung, sondern auch Wechselzone, Fahrradständer, Zufahrten und Platz für Absperrgitter.
Beantrage Genehmigungen und kläre die Versicherung mindestens 8 Wochen vorher. Besonders Verkehrsregelung, Straßensperren und die Zuständigkeit für Erste Hilfe werden sonst schnell zum Engpass.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Reglement, Startgebühren und Teilnehmerinformationen feststehen. Erfasse Ernährungswünsche direkt im Formular, damit du die Verpflegung nicht erst kurz vor dem Rennen planen musst.
Plane pro Streckenabschnitt mindestens eine verantwortliche Person und teile Verkehrsregler frühzeitig ein. Ein Mitarbeiterbriefing mit Funkgeräten, Warnwesten und Verkehrsflaggen sollte spätestens 7 Tage vor dem Duathlon fertig sein.
Sortiere Startnummern, Bänder und Sicherheitsnadeln am Vortag nach der Startliste. Prüfe außerdem Zeitmesssystem, Stoppuhren, Fahrradpumpen, Ersatzschläuche und Erste-Hilfe-Material, statt diese Dinge erst am Startmorgen zu suchen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Duathlon organisieren?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Monate vor dem Termin. Strecke, Location, Genehmigungen, Versicherung, Erste Hilfe und Zeitnahme sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vorher verbindlich geregelt sein.
Wie viele Helfer braucht ein Duathlon?: Das hängt von Strecke und Teilnehmerzahl ab, aber rechne für jeden kritischen Streckenpunkt mit mindestens einer eingewiesenen Person. Für Verkehrsregelung, Wechselzone, Anmeldung, Zeitnahme und Erste Hilfe solltest du die Rollen spätestens 4 Wochen vorher besetzen.
Wann müssen die Teilnehmerinformationen verschickt werden?: Verschicke die vollständigen Informationen 10 bis 14 Tage vor dem Start. Darin sollten Startzeit, Strecke, Wechselzone, Anreise, Parken, Reglement, benötigte Ausrüstung und der Ablauf der Startnummernausgabe stehen.
Was muss man am Tag vor dem Duathlon kontrollieren?: Kontrolliere am Vortag Parcours, Wegweiser, Absperrungen, Fahrradständer, Startnummern und Erste-Hilfe-Material. Teste außerdem Zeitmesssystem, Funkgeräte und Beschallungsanlage mindestens einmal vollständig.

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