Checklist pour organiser un déjeuner de bienfaisance

Un déjeuner de bienfaisance demande une coordination précise entre les repas, les inscriptions, les bénévoles et la collecte de dons. Cette checklist suit l’ordre utile : réserver le lieu, confirmer les besoins alimentaires, commander, puis installer et servir sans précipitation. Prévoyez aussi le matériel du buffet, les boissons, les repas spéciaux et les panneaux d’information. Le jour J, chaque bénévole doit savoir où accueillir, servir, réapprovisionner et orienter les invités.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le menu et les portions
2 personnes
Réserver le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les informations de don
Passer les commandes fournisseurs
Répartir les bénévoles
Imprimer les menus et les panneaux
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Laver les légumes et les fruits
3 personnes
Préparer le pain et les garnitures
3 personnes
Portionner les desserts
2 personnes
Mettre de côté les repas spéciaux
2 personnes

Événement

Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le buffet et le point de distribution
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer le point de dons
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du déjeuner
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Démonter le buffet et les tables
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Jeter les déchets dans les conteneurs
2 personnes
Ranger en sécurité la boîte à dons
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 70
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 70
Cuillèresqté 70
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 5
Couteaux de chefqté 5
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Glacièresqté 4
Plaques à inductionqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 4
Boîte de dons
Terminal de paiement
Batteries externesqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Petits vasesqté 8
Décoration de tableqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux de menuqté 4
Panneaux de flèchesqté 8

Nettoyage

Bac à vaisselleqté 2
Gants de nettoyageqté 4
Balaiqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le menu et les portions au moins 3 semaines avant le déjeuner. Gardez une liste séparée des repas spéciaux et mettez-les de côté avant l’ouverture du buffet.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et relancez les personnes sans réponse 7 jours avant l’événement. Préparez ensuite un repérage clair des plats concernés.
Répartissez les bénévoles par créneaux de 2 heures : accueil, buffet, boissons, dons et rangement. Faites un briefing de 15 minutes avant l’arrivée des invités.
Installez le point de dons près de l’accueil, avec les informations de don vérifiées et un panneau lisible. Une personne doit pouvoir répondre aux questions pendant tout le déjeuner.
Mettez les boissons au frais au moins 4 heures à l’avance et prévoyez les branchements avant l’installation des machines à café, bouilloires et plaques à induction. Testez chaque rallonge avant le service.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un déjeuner de bienfaisance ?: Commencez 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez le lieu et définissez le menu en premier, puis envoyez les invitations et ouvrez les inscriptions.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez-les au moins 4 semaines avant le déjeuner. Fixez la date limite d’inscription à 10 jours avant afin de confirmer les portions, les besoins alimentaires et les commandes.
Quand préparer le buffet et la salle ?: Prévoyez 3 à 4 heures d’installation le jour même. Les tables, les chaises, le buffet, la vaisselle et les panneaux peuvent être installés avant l’arrivée des bénévoles chargés de la préparation des aliments.
Combien de bénévoles faut-il pour un déjeuner de bienfaisance ?: Pour environ 50 invités, prévoyez au minimum 8 bénévoles : 2 à l’accueil, 3 au buffet et aux boissons, 1 au point de dons et 2 pour la cuisine et le rangement. Ajoutez 1 personne par tranche supplémentaire de 20 invités.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.