Checklist pour organiser une croisière
Une croisière réussie se prépare d’abord à quai, pas une fois les invités à bord. Cette checklist vous aide à suivre les inscriptions, les besoins alimentaires, la réservation du bateau, le transport et l’installation du buffet. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés : contacts d’urgence, point de rassemblement, météo, portions spéciales et matériel à acheminer. Le jour J, gardez une liste de présence imprimée et vérifiez chaque élément avant le départ.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver une croisière
Confirmer le lieu de départ
Définir l’itinéraire et la durée de navigation
Composer le menu traiteur
2 personnes
Passer la commande traiteur
Organiser le transport vers le point de départ
Recueillir les contacts d'urgence
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les participants définitifs
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier le catering et les portions spéciales
2 personnes
Imprimer la liste de présence
Créer les cartes d’itinéraire et les badges
Emballer le matériel
2 personnes
Vérifier le point de rassemblement
2 personnes
Acheminer le matériel à bord
3 personnes
Installer les tables et le buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester la musique et l’éclairage
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Cocher la présence
2 personnes
Distribuer les boissons de bienvenue
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Fournir la musique
Mettre le buffet en place
3 personnes
Servir le buffet et les portions spéciales
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Rassembler les déchets et les bouteilles vides
2 personnes
Accompagner les départs et les sorties
2 personnes
Suivi
Décharger le matériel du bateau
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le matériel
2 personnes
Évacuer les déchets
Rendre le matériel loué
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de buffetqté 4
- Chaises pliantesqté 12
- Nappesqté 6
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 60
- Bols réutilisablesqté 60
- Verres réutilisablesqté 80
- Verres à vinqté 60
- Tasses à caféqté 60
- Couvertsqté 60
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 6
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Louchesqté 8
- Plateaux de service en aluminiumqté 12
Équipement
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Enceinte portable
- Microphone
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
Décoration
- Ballonsqté 60
- Guirlandesqté 8
- Décoration de tableqté 8
- Badges nominatifsqté 60
- Badges avec cordonqté 60
Éclairage
- Lampes à pileqté 10
- Guirlandes lumineusesqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
- Brosses à vaisselleqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant l’embarquement. Vous aurez ainsi le temps de confirmer le nombre de participants, les besoins alimentaires et les portions spéciales auprès du traiteur.
- Confirmez le lieu de départ, l’itinéraire et la durée de navigation 7 jours avant la croisière. Envoyez ensuite les informations pratiques aux participants et prévoyez un point de rassemblement clairement indiqué.
- Organisez le transport vers le quai au plus tard 5 jours avant l’événement. Demandez les contacts d’urgence pendant les inscriptions et gardez-les avec la liste de présence imprimée.
- Refroidissez les boissons plusieurs heures avant le départ et utilisez des glacières pour les conserver. Vérifiez aussi les quantités, le catering et les repas adaptés avant de charger le matériel à bord.
- Testez la musique, le microphone et l’éclairage avant l’arrivée des invités. Chargez séparément la vaisselle, les accessoires de buffet, les rallonges et les décorations afin de pouvoir installer rapidement les tables et le buffet.
Questions fréquentes
- Quand réserver une croisière pour un événement ?
- Réservez idéalement le bateau au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer l’itinéraire, la durée de navigation, le lieu de départ et les options de traiteur.
- Combien de temps avant une croisière faut-il envoyer les invitations ?
- Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant l’embarquement. Fixez la date limite de réponse environ 10 jours avant l’événement pour confirmer les participants et les besoins alimentaires.
- Que faut-il vérifier la veille d’une croisière ?
- La veille, vérifiez les prévisions météo, le point de rassemblement, le nombre définitif de participants et le catering. Préparez aussi la liste de présence, les badges et le matériel à transporter à bord.
- Quand installer le buffet sur un bateau ?
- Installez les tables, les nappes, la vaisselle et le buffet dès que le matériel est à bord et avant l’arrivée des invités. Prévoyez au moins 30 minutes pour l’installation et le test de la musique et de l’éclairage.
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