Course étudiante : la checklist pour ne rien oublier

Une course étudiante demande autant de préparation sur le parcours qu’à l’arrivée. Il faut verrouiller les autorisations, l’assurance et la sécurité avant d’ouvrir les inscriptions, puis coordonner les bénévoles, le chronométrage et le ravitaillement. Cette checklist rassemble les étapes dans l’ordre, du premier repérage au contrôle du matériel le jour J. Elle aide aussi à anticiper les oublis fréquents : dossards, radios, signalisation, besoins alimentaires et alimentation électrique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le parcours
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Afficher la promotion
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Commander les dossards
Passer la commande des médailles
Gérer le suivi du temps
2 personnes
Organiser le personnel de premiers secours
Répartir les signaleurs
2 personnes
Déterminer les points d’eau
2 personnes
Commander le catering
Créer la playlist musicale
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Préparer le briefing des bénévoles
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Revérifier le parcours
3 personnes
Balisage du départ et de l'arrivée
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Installer des points d'eau
4 personnes
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
Installer les panneaux de signalisation
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Accepter les vêtements et les sacs
3 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Accompagner les participants au départ
3 personnes
Donner le coup d’envoi
2 personnes
Tenir les postes du parcours
12 personnes
Enregistrement des horaires
3 personnes
Distribuer de l'eau
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Remettre les médailles
3 personnes
Encadrer la zone d’arrivée
4 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Assurer la musique et les annonces
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Suivi

Démonter les postes du parcours
6 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Débrancher la sonorisation
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 30
Portants à vêtementsqté 3
Poubellesqté 12

Matériel de sport

Numéros de départqté 250
Épingles de sûretéqté 600
Médailles de finisherqté 250
Ruban de départ
Flèches de directionqté 80
Cônes de signalisationqté 60
Barrières de sécuritéqté 20
Ruban de parcoursqté 8
Chronomètresqté 4
Presse-papiersqté 8
Giletsqté 20
Sacs de sportqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 4
Téléphones portablesqté 6
Talkies-walkiesqté 12
Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Tasses à caféqté 80
Carafes d’eauqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 20
Pains de glaceqté 20
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Bannières de départ et d’arrivéeqté 4
Panneaux de directionqté 20
Rubans de prixqté 10

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Pinces à déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence par le parcours et les autorisations : prévois au moins 6 à 8 semaines pour valider le lieu, l’assurance, la circulation et le plan de sécurité avant la course.
Ouvre les inscriptions dès que le parcours est confirmé. Demande le numéro de téléphone, les besoins alimentaires et les informations utiles aux secours dans le même formulaire.
Prévois un signaleur à chaque intersection ou point à risque, puis ajoute une personne coordinatrice équipée d’un téléphone ou d’un talkie-walkie pour centraliser les changements.
Trie les dossards par ordre de retrait et prépare-les avec au moins 2 épingles de sûreté par participant. Garde une réserve d’environ 10 % pour les erreurs et les inscriptions tardives.
Teste le chronométrage, les enceintes, le microphone, les rallonges et les multiprises la veille. Charge aussi les téléphones, tablettes, ordinateurs portables et batteries externes avant l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course étudiante ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le parcours, les autorisations, l’assurance, les bénévoles, les dossards, les médailles et le matériel.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course étudiante ?: Ouvre-les environ 4 à 6 semaines avant la date, dès que le parcours, le règlement et les informations de sécurité sont confirmés. Fixe une date de clôture 3 à 5 jours avant la course pour trier les dossards et vérifier les participants.
Combien de bénévoles faut-il pour une course étudiante ?: Compte au minimum 1 bénévole par point de circulation ou de danger, puis ajoute des personnes pour l’accueil, le ravitaillement, le chronométrage, les premiers secours et l’arrivée. Pour une petite course, prévois généralement 1 coordinateur pour 8 à 12 bénévoles.
Que faut-il prévoir au ravitaillement d’une course étudiante ?: Installe les points d’eau selon la longueur et le parcours, avec des gobelets réutilisables, des tables et des poubelles à chaque point. Prépare le catering et les besoins alimentaires au moins 7 jours avant, puis vérifie les quantités la veille.

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