Studentenlauf organisieren: Die vollständige Checkliste

Ein Studentenlauf braucht mehr als eine festgelegte Strecke und ein Startsignal. Du musst Genehmigungen, Verkehrsführung, Erste Hilfe, Zeitmessung und Helfer frühzeitig koordinieren. Auch Startnummern, Medaillen, Wasserstellen und die technische Ausstattung dürfen am Veranstaltungstag nicht fehlen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zur Materialkontrolle und hilft dir, typische Verzögerungen zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Strecke festlegen
2 Personen
Location reservieren
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
Verkehrsplan ausarbeiten
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung aufhängen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Startnummern bestellen
Medaillenbestellung aufgeben
Zeiterfassung organisieren
2 Personen
Erste-Hilfe-Besetzung organisieren
Verkehrsregler einteilen
2 Personen
Wasserstellen festlegen
2 Personen
Catering bestellen
Musik-Playlist erstellen
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
Startnummern sortieren
2 Personen
Freiwilligenbriefing erstellen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien prüfen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
Parcours erneut überprüfen
3 Personen
Start- und Zielbereich absperren
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
Startnummern bereitlegen
2 Personen
Wasserstellen einrichten
4 Personen
Wegweiser aufstellen
4 Personen
Verkehrsschilder aufstellen
3 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
4 Personen
Startnummern ausgeben
4 Personen
Kleidung und Taschen annehmen
3 Personen
Aufwärmen betreuen
2 Personen
Teilnehmer zum Start begleiten
3 Personen
Startschuss geben
2 Personen
Streckenposten besetzen
12 Personen
Zeiten erfassen
3 Personen
Wasser verteilen
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Medaillen überreichen
3 Personen
Zielbereich betreuen
4 Personen
Preisverleihung durchführen
3 Personen
Musik und Durchsagen betreuen
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen

Nachbereitung

Streckenposten abbauen
6 Personen
Zelte abbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Beschallungsanlage abkoppeln
2 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
5 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Wegweiser entfernen
3 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
Dankesnachricht versenden
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 10
StühleAnz. 30
KleiderständerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 12

Sportmaterial

StartnummernAnz. 250
SicherheitsnadelnAnz. 600
FinishermedaillenAnz. 250
Startband
WegweiserAnz. 80
MarkierungskegelAnz. 60
AbsperrgitterAnz. 20
StreckenbandAnz. 8
StoppuhrenAnz. 4
KlemmbretterAnz. 8
WarnwestenAnz. 20
SporttaschenAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
TabletsAnz. 4
MobiltelefoneAnz. 6
FunkgeräteAnz. 12
Mobile LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
TellerAnz. 250
BestecksetsAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
WasserkannenAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 12

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
RettungsdeckenAnz. 20
KühlelementeAnz. 20
TaschenlampenAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Dekoration

Start- und ZielbannerAnz. 4
RichtungsschilderAnz. 20
PreisbänderAnz. 10

Reinigung

BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
AbfallgreiferAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Strecke und Datum fest, bevor du Werbung verschickst. Prüfe Genehmigungen, Versicherung und Verkehrsplan idealerweise mindestens 8 Wochen vor dem Lauf.
Plane pro Wasserstelle mindestens 2 Helfer ein und lege eindeutig fest, wo Becher, Abfallbehälter und Nachschub bereitstehen. So entstehen an der Strecke keine unnötigen Engpässe.
Bestelle Startnummern und Finishermedaillen mindestens 4 Wochen vorher. Sortiere die Startnummern nach der Teilnehmerliste und lege Sicherheitsnadeln direkt zur Ausgabe bereit.
Teile Verkehrsregler, Erste-Hilfe-Besetzung und übrige Freiwillige spätestens 7 Tage vor dem Lauf ein. Ein kurzes Briefing mit Aufgaben, Treffpunkten und Notfallnummern verhindert Rückfragen am Veranstaltungstag.
Teste Zeitmessung, Funkgeräte, Mikrofon, mobile Lautsprecher und Powerbanks am Vortag. Prüfe außerdem Wegweiser, Markierungskegel, Absperrgitter und Streckenband entlang der gesamten Strecke.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Studentenlauf organisieren?: Beginne etwa 12 Wochen vor dem Termin mit Datum, Strecke, Location und Genehmigungen. Spätestens 4 Wochen vorher sollten Anmeldung, Materialbestellungen und Helferplanung laufen.
Wie viele Helfer braucht ein Studentenlauf?: Plane mindestens 1 Helfer pro Wasserstelle, 1 Person für die Zeitmessung, 2 bis 4 Personen für Start und Ziel sowie zusätzliche Verkehrsregler ein. Die genaue Zahl hängt von Streckenlänge, Teilnehmerzahl und Zahl der Kreuzungen ab.
Wann sollte man Startnummern und Medaillen bestellen?: Bestelle beides mindestens 4 Wochen vor dem Lauf. Nachmeldungen solltest du mit einer Reserve von etwa 5 bis 10 Prozent einplanen, damit am Veranstaltungstag nichts fehlt.
Was muss am Tag vor dem Studentenlauf geprüft werden?: Kontrolliere am Vortag die komplette Strecke, Beschilderung, Absperrungen, Erste-Hilfe-Ausstattung und Wasserstellen. Teste außerdem alle Geräte und lade Mobiltelefone, Funkgeräte und Powerbanks vollständig auf.

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