Organiser une course de kayak sans rien oublier

Une course de kayak demande de coordonner les inscriptions, le parcours sur l’eau et la sécurité avant de penser au départ. Cette checklist de 69 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des autorisations aux résultats. Vous y trouverez aussi le matériel à contrôler ou à prévoir : kayaks de secours, gilets, canots de sauvetage, radios et balises. Les dernières vérifications concernent la météo, l’accueil des participants et la circulation des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier les informations du match
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Élaborer le parcours de la compétition
2 personnes
Déterminer le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
Consigner le plan de sécurité
2 personnes
Réserver les moyens de secours
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les tâches des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les participants
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer la lettre aux participants
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel de compétition
3 personnes
Contrôler techniquement les kayaks
3 personnes
Vérifier les canots de sauvetage
2 personnes
Imprimer les listes de départ
Préparer le briefing du personnel
Inspecter le site
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Mettre en place l’inscription
2 personnes
Aménager le point de restauration
2 personnes
Mettre en place le parcours
4 personnes
Installer les bouées de départ et d’arrivée
4 personnes
Marquer la zone de sécurité
3 personnes
Mettre les canots de sauvetage à l’eau
4 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Régler les horloges de compétition
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Distribuer les kayaks et l’équipement
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
Faire le briefing des participants
2 personnes
Amener les officiels à leurs postes
2 personnes
Exécuter la procédure de départ
3 personnes
Enregistrer le déroulement du match
3 personnes
Surveiller le parcours
5 personnes
Piloter les canots de sauvetage
6 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner en sandwiches et fruits
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Informer les participants du départ
Récupérer les kayaks
3 personnes
Vérifier l’équipement
2 personnes

Suivi

Retirer le matériel du parcours
4 personnes
Sortir les canots de sauvetage de l’eau
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le point de restauration
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Ranger le matériel au sec
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Kayaks de compétitionqté 30
Kayaks de secoursqté 3
Pagaies de kayakqté 33
Pagaies de rechangeqté 5
Gilets de sauvetageqté 40
Casques d’eauqté 35
Numéros de départqté 35
Bracelets de dossardqté 35
Bouées de compétitionqté 12
Lignes du parcoursqté 300
Ancresqté 12
Canots de sauvetageqté 2
Rames pour bateaux de sauvetageqté 4
Cordes de remorquageqté 4

Sécurité

Bouées de sauvetageqté 4
Lignes de lancerqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Sifflets de sécuritéqté 12
Gilets de sécuritéqté 20
Lampes de pocheqté 6

Équipement

Talkies-walkiesqté 10
Chronomètresqté 6
Mégaphonesqté 2
Chargeurs mobilesqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Présentoir des prix

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Bancs pliantsqté 4
Table d’accueil
Arche d'arrivée
Poubellesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Tasses à caféqté 40
Planches de serviceqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pince de serviceqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Drapeaux de matchqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Nappesqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Lavettesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Balais à mainqté 3
Raclettes de solqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les autorisations et les réservations avant d’ouvrir les inscriptions : le parcours, le départ, l’arrivée et les moyens de secours doivent être confirmés avant d’annoncer la course.
Préparez le parcours sur l’eau plusieurs jours à l’avance, puis inspectez le site avant le départ. Vérifiez notamment les bouées, les lignes, les ancres et les zones accessibles aux secours.
Prévoyez un kayak de secours et un canot de sauvetage pour chaque zone qui doit être surveillée, puis contrôlez les pagaies, les cordes de remorquage et les gilets avant l’arrivée des concurrents.
Fermez les inscriptions assez tôt pour répartir les groupes de départ, attribuer les numéros et imprimer les listes. Envoyez ensuite une lettre aux participants avec les horaires, le parcours et les consignes de sécurité.
Faites un briefing court avec les bénévoles le jour de la course, avec un moyen de communication par équipe. Testez les talkies-walkies, les chronomètres, le mégaphone et les chargeurs avant l’ouverture de l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de kayak ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les autorisations, réserver les secours, recruter les bénévoles et ouvrir les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour la météo, le matériel et l’inspection du site.
Quand faut-il vérifier la météo pour une course de kayak ?: Consultez les prévisions une première fois 7 jours avant, puis à 48 heures et le matin même. Définissez à l’avance les conditions qui imposent un changement de parcours ou l’annulation.
Quel matériel de sécurité prévoir pour une course de kayak ?: Prévoyez des gilets et casques pour les personnes concernées, des kayaks et canots de secours, des bouées, des lignes de lancer, des trousses de premiers secours et des couvertures de survie. Ajoutez des sifflets, des lampes et des radios pour relier les équipes.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations principales dès l’ouverture des inscriptions, puis une confirmation après la clôture. Une lettre détaillée doit partir au plus tard 3 à 5 jours avant la course, avec l’heure de convocation, le départ, l’arrivée et les consignes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.