Checklist pour organiser une course du printemps

Une course du printemps demande bien plus qu’un parcours et une ligne de départ. Il faut obtenir les autorisations, sécuriser la circulation, gérer les inscriptions et prévoir les bénévoles, le chronométrage et les ravitaillements. Cette checklist rassemble les étapes à suivre, des premières décisions jusqu’au rangement du matériel. Utilisez-la pour éviter les oublis qui apparaissent souvent la dernière semaine : signalisation incomplète, dossards non triés ou briefing trop tardif.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Demander une autorisation
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Réserver des agents de circulation
Confirmer le lieu de départ et d’arrivée
Organiser l'enregistrement des temps
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier l'itinéraire
2 personnes
Informer les riverains
2 personnes
Déterminer les points d’eau
2 personnes
Établir le programme musical
Concevoir les dossards
Créer les panneaux de direction
2 personnes
Rédiger le briefing des bénévoles
Vérifier la liste de départ
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Trier les dossards
3 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Balisage du site
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer le bureau d'inscription
3 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
Installer des barrières de circulation
6 personnes
Installer des points d'eau
4 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Tester le chronométrage
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes

Événement

Distribuer les dossards
5 personnes
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
Accompagner les participants vers le sas de départ
4 personnes
Faire le discours d’ouverture
Donner le coup d’envoi
Tenir le poste de route
12 personnes
Surveiller les points de circulation
10 personnes
Distribuer de l'eau
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accueillir les finishers
4 personnes
Distribuer les médailles
3 personnes
Enregistrer les résultats finaux
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Fournir la musique
Informer les participants
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Préparer la remise des prix
3 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Fermer le bar et la restauration
4 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Libérer le parcours
4 personnes

Suivi

Retirer les barrières de circulation
6 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
Ranger le site
8 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Débrancher la sonorisation
2 personnes
Retourner les matériels de location
3 personnes
Publier les résultats
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Nappesqté 12
Arche de départ
Arche d'arrivée

Matériel de sport

Numéros de départqté 300
Bracelets de dossardqté 300
Médaillesqté 300
Cônes de signalisationqté 80
Flèches de directionqté 60
Bornes kilométriquesqté 10
Barrières de circulationqté 30
Ruban de balisageqté 10
Chronomètresqté 6
Siffletsqté 20
Gilets réfléchissantsqté 25
Trophéesqté 6
Blocs de podiumqté 3
Bracelets de tir à la cordeqté 2

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Talkies-walkiesqté 12
Ordinateur portableqté 2
Imprimantesqté 2
Terminaux de paiement mobilesqté 2
Stations de rechargeqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 8
Poubellesqté 12
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Panneaux de bienvenueqté 3
Panneaux de dossardsqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes à pilesqté 10

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Bacs à vaisselleqté 4
Balais à mainqté 4
Trousses de premiers secoursqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, l’itinéraire et les autorisations : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour obtenir les accords et organiser le plan de circulation.
Ouvrez les inscriptions dès que le parcours et les horaires sont confirmés. Relancez les inscrits 7 jours avant la course et vérifiez séparément les besoins alimentaires.
Répartissez les bénévoles par poste au moins 10 jours à l’avance : départ, arrivée, points d’eau, intersections et signalisation. Envoyez le briefing avec les horaires et les numéros à appeler.
Contrôlez le parcours deux fois, dont une fois dans la semaine précédant la course. Comptez les flèches, cônes, barrières et bornes kilométriques avant de récupérer le matériel.
La veille, préparez les dossards par ordre de départ, chargez les chronomètres, talkies-walkies et terminaux de paiement, puis vérifiez la météo. Gardez un exemplaire imprimé de la liste de départ.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une course du printemps ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de demander l’autorisation, confirmer l’itinéraire, réserver les agents de circulation et recruter les bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il pour une course du printemps ?: Le nombre dépend du parcours, mais prévoyez au minimum une personne par intersection à sécuriser, plus des équipes pour le départ, l’arrivée, les points d’eau et le chronométrage. Finalisez la répartition 10 jours avant l’événement.
Quand envoyer les invitations et ouvrir les inscriptions ?: Ouvrez le formulaire dès que la date, le parcours et les lieux de départ et d’arrivée sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant la course. Fermez les inscriptions quelques jours avant pour trier les dossards et vérifier la liste de départ.
Que vérifier la veille d’une course du printemps ?: Vérifiez la météo, le parcours, la signalisation et la liste de départ, puis préparez les dossards et le service traiteur. Chargez également les équipements électroniques et confirmez les horaires avec chaque bénévole avant la fin de la journée.

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