Checklist pour organiser une course des pompiers

Une course des pompiers demande bien plus qu’un parcours et une ligne d’arrivée. Il faut verrouiller l’itinéraire, les autorisations, la circulation, les inscriptions et la sécurité avant de pouvoir accueillir les coureurs. Cette checklist regroupe 72 tâches et 53 équipements, du premier repérage jusqu’au briefing des bénévoles. Utilisez-la pour avancer dans l’ordre et éviter les oublis de dernière minute, notamment les dossards, la signalisation et le matériel médical.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Vérifier le permis
Vérifier l’assurance
Confirmer le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
Demander des mesures de circulation
Informer les services de secours
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander les dossards
Passer la commande des médailles
Concevoir les panneaux et les flèches d'itinéraire
2 personnes
Reconnaître le parcours
2 personnes
Définir les postes de circulation
2 personnes
Confirmer les réservations
Vérifier la liste de départ
2 personnes
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Trier les dossards
3 personnes
Préparer les panneaux de direction
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel médical
2 personnes
Préparer les prix et les médailles
2 personnes
Préparer le kit de démarrage
4 personnes
Vérifier les prévisions météo

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
Installer les tables d’inscription
3 personnes
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
Installer des barrières de circulation
4 personnes
Affecter le personnel aux points de circulation
8 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer des points d'eau
4 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Enregistrer les inscriptions
4 personnes
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
Accompagner les participants au départ
3 personnes
Donner le coup d’envoi
2 personnes
Enregistrer les temps au tour
3 personnes
Accompagner les participants
8 personnes
Refaire le plein d’eau
3 personnes
Distribuer les fruits
2 personnes
Canaliser les finishers
4 personnes
Distribuer les médailles
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir la zone d’arrivée dégagée
2 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Informer les participants
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes

Suivi

Retirer les panneaux de signalisation
5 personnes
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
Ranger le site
6 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Compter le matériel
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Publier les résultats
2 personnes
Remercier les participants
2 personnes
Rassembler le matériel de sponsoring
2 personnes
Sécuriser le matériel photo

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 4
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 40
Tables pliantesqté 3
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 300
Bracelets de dossardqté 300
Rubans d’arrivéeqté 2
Flèches de directionqté 35
Bornes kilométriquesqté 10
Cônes de signalisationqté 50
Gobelets d'eauqté 800
Couvertures isolantesqté 20
Chronomètresqté 4
Rubans de médailleqté 300
Médailles de course à piedqté 300
Prixqté 12
Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 30
Marqueursqté 12
Cordeqté 2
Cartes d'itinéraireqté 20

Sécurité

Barrières de circulationqté 20
Gilets de sécuritéqté 30
Trousses de premiers secoursqté 2
Gants jetablesqté 4
Lampes de pocheqté 8
Piles de lampe torcheqté 24

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Distributeurs d'eauqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 400
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pince de serviceqté 6
Sacs isothermesqté 10

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date et l’itinéraire, puis vérifiez rapidement le permis, l’assurance et les mesures de circulation nécessaires. Ces éléments peuvent prendre plusieurs semaines et bloquent tout le reste.
Repérez le parcours à pied avant de concevoir les flèches, les panneaux et les bornes kilométriques. Notez les carrefours à sécuriser et prévoyez un bénévole à chaque poste de circulation identifié.
Ouvrez les inscriptions dès que le départ et l’arrivée sont confirmés. Demandez en même temps les besoins alimentaires afin de ne pas devoir relancer les participants quelques jours avant la course.
Triez les dossards et vérifiez la liste de départ la veille ou l’avant-veille. Préparez aussi les presse-papiers, stylos et marqueurs : ce sont de petits éléments souvent oubliés au moment de l’accueil.
Faites un contrôle final du matériel de sécurité avant l’arrivée des coureurs : trousses de premiers secours, gants jetables, gilets, lampes et piles. Réunissez les bénévoles pour un briefing court avec les postes, les horaires et la procédure en cas de problème.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course des pompiers ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de confirmer le parcours, de recruter les bénévoles, de commander les dossards et les médailles, puis de vérifier la sécurité.
Quand faut-il demander le permis pour une course des pompiers ?: Faites la demande dès que la date et l’itinéraire sont fixés, au moins 6 à 8 semaines avant la course. Les mesures de circulation et l’information des services de secours peuvent dépendre de cette validation.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course des pompiers ?: Le nombre dépend du parcours et des carrefours, mais comptez au minimum un bénévole par poste de circulation, plus une équipe pour les inscriptions, l’arrivée et le ravitaillement. Finalisez la répartition au moins 7 jours avant l’événement.
Quand préparer les dossards et la liste de départ ?: Triez les dossards et contrôlez la liste de départ 1 à 2 jours avant la course. Gardez quelques stylos, marqueurs et feuilles vierges sur place pour corriger une inscription ou un changement le matin du départ.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.