Checklist pour organiser une course de bateaux-dragons

Une course de bateaux-dragons demande une préparation sportive, administrative et logistique bien coordonnée. Commencez par fixer la date, le lieu et le parcours, puis sécurisez les autorisations, les bateaux et les secours. Les inscriptions, la composition des équipes et les besoins alimentaires doivent être arrêtés avant l’impression des documents de course. Cette checklist rassemble les 65 tâches et 60 fournitures à prévoir, jusqu’à l’installation des tentes et des barrières sur le site.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
Informer le gestionnaire des eaux
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
Réserver les bateaux dragons
Réserver un bateau de sécurité
Mettre en place les superviseurs
2 personnes
Assurer la présence des secours
Recruter des bénévoles
2 personnes
Établir le règlement du concours
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des équipes
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Imprimer le planning du match
Imprimer les listes des équipes et des bateaux
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Vérifier l'itinéraire vers le lieu
Inspecter le site
3 personnes
Installer les barrières
3 personnes
Monter les tentes de réception
5 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Marquer le terrain de compétition
4 personnes
Vérifier les bateaux et les pagaies
3 personnes
Préparer les équipements de sauvetage
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours

Événement

Assurer le poste d’inscription
3 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les numéros d’équipe
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
3 personnes
Guider les équipes vers les bateaux
6 personnes
Encadrer le départ de la première course
8 personnes
Enregistrer les classements intermédiaires
2 personnes
Faire descendre les équipes en toute sécurité
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les amuse-bouches et le déjeuner
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Informer le public
2 personnes
Encadrer la course finale
8 personnes
Vérifier les résultats des gagnants
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Servir le catering du soir
4 personnes
Allumer l’éclairage
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Sortir les bateaux de l'eau
5 personnes
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Replier les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
5 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Traiter les objets trouvés
Partager les photos et les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Bateaux-dragonsqté 4
Bateau de réserve
Pagaiesqté 48
Pagaies de rechangeqté 8
Gilets de sauvetageqté 60
Bouées de sauvetageqté 6
Bouées de compétitionqté 24
Lignes de bouéesqté 8
Drapeaux de départqté 4
Drapeau d'arrivée
Chronomètresqté 4
Siffletsqté 8
Talkies-walkies étanchesqté 8
Bacs de rangement étanchesqté 6

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 60
Table d'inscription
Éléments de podiumqté 4
Poubellesqté 8

Équipement

Mégaphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3
Groupe électrogène

Éclairage

Projecteurs LED de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 8

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 12
Bannièresqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Numéros de départqté 60
Rubans de médailleqté 60
Trophées pour les gagnantsqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Brûleurs à gazqté 2
Bouteilles de gazqté 2

Nettoyage

Sacs poubelleqté 80
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses à vaisselleqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillières pliablesqté 3
Essuie-toutqté 12

Catering

Courses

Conseils

Lancez les démarches administratives dès que la date et le plan d’eau sont confirmés. Prévoyez un délai d’au moins 6 à 8 semaines pour les autorisations, les déclarations et l’information du gestionnaire des eaux.
Ne comptez pas uniquement sur les bateaux de compétition : réservez aussi un bateau de sécurité et un bateau de réserve. Vérifiez avant le jour J les gilets, les pagaies de rechange, les bouées et les moyens de communication étanches.
Fermez les inscriptions au moins 10 à 14 jours avant la course. Vous aurez ainsi le temps de répartir les équipes et les bateaux, de recueillir les besoins alimentaires et d’envoyer les consignes aux participants.
Préparez les documents de course en deux versions : une pour l’organisation et une pour l’affichage. Imprimez le planning des matchs ainsi que les listes des équipes et des bateaux la veille, après la dernière vérification météo.
Organisez l’installation du site la veille ou tôt le matin, avec des équipes distinctes pour les barrières, les tentes, la table d’inscription, la sonorisation et l’éclairage. Testez les talkies-walkies, le microphone, les rallonges et le groupe électrogène avant l’arrivée des équipes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de bateaux-dragons ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines. Ce délai permet de gérer les autorisations, réserver les bateaux et les secours, recruter les bénévoles, ouvrir les inscriptions et finaliser le plan de sécurité.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à une course de bateaux-dragons ?: Clôturez-les environ 10 à 14 jours avant la date de la course. Il reste alors assez de temps pour former les équipes, attribuer les bateaux et transmettre les informations pratiques.
Quel matériel de sécurité faut-il prévoir pour une course de bateaux-dragons ?: Prévoyez un bateau de sécurité, des gilets de sauvetage, des bouées de sauvetage, des bouées de compétition et des moyens de communication étanches. Contrôlez tout le matériel au moins la veille et désignez les responsables avant le lancement.
Quand vérifier la météo pour une course de bateaux-dragons ?: Faites une première vérification 48 heures avant, puis une dernière le matin même. Définissez à l’avance qui peut modifier ou suspendre le programme si les conditions sur l’eau deviennent dangereuses.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.