Checklist para organizar una carrera de barcos dragón

Una carrera de barcos dragón necesita más coordinación que una competición deportiva habitual: trabajas sobre el agua, distribuyes equipos y dependes de horarios precisos. Esta checklist reúne las gestiones desde la elección del lugar hasta el montaje de carpas, boyas, cronómetros y equipos de comunicación. También contempla lo que suele llegar tarde: permisos, lancha de seguridad, primeros auxilios, preferencias dietéticas y la información para participantes. Úsala por fases para saber qué cerrar primero y qué revisar el mismo día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Gestionar permisos y notificaciones
2 personas
Informar al gestor del agua
Elaborar un plan de seguridad
3 personas
Reservar botes dragón
Reservar la lancha de seguridad
Designar a los supervisores
2 personas
Asignar personal de primeros auxilios
Reclutar voluntarios
2 personas
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la distribución del equipo
2 personas
Enviar información a los participantes
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir el calendario de la competición
Imprimir listas de equipos y barcos
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Comprobar la ruta al lugar
Inspeccionar el recinto
3 personas
Colocar las barreras
3 personas
Montar las carpas
5 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Marcar el recinto del concurso
4 personas
Comprobar las embarcaciones y los remos
3 personas
Preparar los equipos de rescate
3 personas
Preparar el material de primeros auxilios

Evento

Atender el puesto de registro
3 personas
Recepción de participantes
4 personas
Repartir los números de equipo
2 personas
Dar una instrucción de seguridad
3 personas
Guiar a los equipos hacia los barcos
6 personas
Coordinar el inicio de la primera carrera
8 personas
Registrar avances
2 personas
Asegurarse de que los equipos bajen con seguridad
6 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos y almuerzo
4 personas
Encargarse del café y el té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Informar al público
2 personas
Guiar la carrera final
8 personas
Comprobar el anuncio de los ganadores
2 personas
Entregar premios
2 personas
Servir el catering de la noche
4 personas
Encender la iluminación
2 personas
Acompañar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Sacar los barcos del agua
5 personas
Reunir el material de competición
4 personas
Recoger el catering
4 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Plegar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
5 personas
Apagar el equipo
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Gestionar los objetos perdidos
Compartir fotos y resultados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Material deportivo

Barcos dragóncant. 4
Barco de reserva
Remeroscant. 48
Paddles de repuestocant. 8
Chalecos salvavidascant. 60
Boyas de rescatecant. 6
Boyas de competicióncant. 24
Cabos de amarrecant. 8
Banderas de salidacant. 4
Bandera de meta
Cronómetroscant. 4
Silbatoscant. 8
Walkie-talkies impermeablescant. 8
Cajas de almacenamiento impermeablescant. 6

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 60
Mesa de inscripción
Piezas de escenariocant. 4
Papeleracant. 8

Equipo

Megáfonoscant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Enrollacablescant. 3
Generador

Iluminación

Focos LED de obracant. 6
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternascant. 8

Decoración

Banderas del equipocant. 12
Bannerscant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Dorsalescant. 60
Cintas de medallacant. 60
Tazas para los ganadorescant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platos reutilizablescant. 120
Cubiertos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Bandejas de servircant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 4
Quemadores de gascant. 2
Botellas de gascant. 2

Limpieza

Bolsas de basuracant. 80
Paños de limpiezacant. 20
Cepillos para fregarcant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Fregonas plegablescant. 3
Toallas de papelcant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de reservar barcos. Después tramita los permisos, avisa al gestor del agua y prepara el plan de seguridad; estas gestiones pueden bloquear todo lo demás si se dejan para la última semana.
Reserva una lancha de seguridad y un barco de reserva además de los barcos de competición. Asigna supervisores y personal de primeros auxilios con antelación, y confirma quién lleva los walkie-talkies impermeables durante cada manga.
No esperes a tener las inscripciones cerradas para organizar los equipos. Recoge las preferencias dietéticas, prepara la distribución de barcos y envía a cada participante el reglamento, el horario, la ruta de acceso y la información de seguridad.
Haz una revisión específica del material deportivo: chalecos salvavidas, boyas de rescate, cabos de amarre, remos y paddles de repuesto. Comprueba también cronómetros, silbatos, banderas de salida y de meta antes de montar el recorrido.
Programa el montaje con margen para probar sonido y electricidad. Las carpas, mesas, inscripción, altavoces, micrófono, cables, regletas, enrollacables, generador y focos deben estar listos antes de que lleguen los equipos; comprueba además el pronóstico y la ruta al lugar el día anterior.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de barcos dragón?: Empieza al menos 8 semanas antes. Reserva primero el lugar, los barcos y la lancha de seguridad; después tramita permisos, recluta voluntarios y abre las inscripciones.
¿Qué material de seguridad hace falta para una carrera de barcos dragón?: Prepara chalecos salvavidas, boyas de rescate, cabos de amarre, walkie-talkies impermeables y una lancha de seguridad. Designa también supervisores y personal de primeros auxilios antes del día de la competición.
¿Cuándo hay que enviar la información a los participantes?: Envía el reglamento, el horario, la distribución de equipos y las indicaciones de acceso al menos 7 días antes. Así puedes corregir nombres, preferencias dietéticas o cambios de barco antes de imprimir las listas.
¿Cuánto tiempo antes hay que montar el recinto?: Reserva entre 3 y 4 horas para colocar barreras, carpas, mesas, sillas, inscripción, boyas y señalización. Haz la inspección del recinto y una prueba de sonido y electricidad antes de abrir el registro.

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