Checklist pour organiser une course de 15 kilomètres

Une course de 15 kilomètres demande plusieurs mois de préparation, surtout pour sécuriser le parcours et coordonner les bénévoles. Commence par fixer la date, l’itinéraire et les autorisations, puis ouvre les inscriptions lorsque le départ, l’arrivée et les secours sont confirmés. Les dernières semaines servent à vérifier les participants, répartir les postes et préparer le balisage. Cette checklist rassemble les démarches, le matériel et les contrôles à prévoir jusqu’au jour de la course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Demander les autorisations
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Demander des mesures de circulation
2 personnes
Réserver le dispositif de premiers secours
Réserver le système de pointage
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier le parcours aux points dangereux
3 personnes
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Trier les dossards
3 personnes
Récupérer les courses
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Préparer les flèches d'itinéraire
2 personnes
Préparer les dossards
3 personnes
Tracer l’itinéraire
5 personnes
Installer des barrières de circulation
4 personnes
Installer des points d’eau
6 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer les tables d’inscription
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester le chronométrage
2 personnes
Installer l'arche d'arrivée
4 personnes
Balisage du sas de départ
3 personnes
Aménager les vestiaires
2 personnes

Événement

Inscrire les participants
6 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Accompagner les participants vers le sas de départ
3 personnes
Faire le briefing de départ
2 personnes
Donner le coup de départ
2 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
12 personnes
Gérer le chronométrage
2 personnes
Distribuer de l’eau et des boissons énergétiques
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Assurer le poste de premiers secours
3 personnes
Accueillir les finisseurs
5 personnes
Distribuer les médailles
3 personnes
Prendre les photos d'arrivée
2 personnes
Distribuer les collations de récupération
4 personnes
Vider les poubelles
3 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
4 personnes
Informer les participants des résultats
2 personnes
Fermer le parcours
5 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Débrancher la sonorisation
2 personnes
Rassembler le matériel
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 6
Chaises pliantesqté 30
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

Numéros de départqté 500
Bracelets de dossardqté 500
Médailles de finisherqté 500
Flèches de directionqté 80
Bornes kilométriquesqté 15
Cônes de signalisationqté 80
Barrières de circulationqté 30
Rubansqté 10
Ligne de départ
Arche d'arrivée
Presse-papiersqté 15
Marqueursqté 30
Gants jetablesqté 100

Équipement

Système de pointage
Ordinateur portableqté 2
Téléphones portablesqté 12
Talkies-walkiesqté 12
Système de sonorisation mobile
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Glacièresqté 8
Chariots à mainqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 600
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Thermosqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 30
Gilets de sécuritéqté 30
Lampes de pocheqté 10
Couvertures de survieqté 10

Décoration

Bannièresqté 8
Drapeauxqté 20
Tentures de scèneqté 2

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30

Catering

Courses

Conseils

Lance les demandes d’autorisation et de circulation dès que la date et l’itinéraire sont définis : certaines réponses peuvent prendre plusieurs semaines. Ne réserve pas seulement le départ et l’arrivée ; confirme aussi les mesures nécessaires aux points dangereux.
Prévois les bénévoles par poste, pas seulement en nombre total. Fais un briefing séparé pour les régulateurs de trafic et distribue les talkies-walkies avant l’ouverture du parcours.
Ferme les inscriptions assez tôt pour vérifier les besoins alimentaires, attribuer les numéros de départ et trier les dossards. Envoie les informations pratiques aux participants au moins 7 jours avant la course.
Effectue une reconnaissance complète du parcours quelques jours avant l’épreuve. Vérifie les flèches, les bornes kilométriques, les cônes, les barrières et les zones où les coureurs pourraient hésiter.
Prépare le chargement dans l’ordre d’installation : matériel de départ, balisage, sécurité, pointage puis accueil. Contrôle la météo la veille et prévois les batteries externes, les rallonges et les multiprises avant le transport sur site.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de 15 kilomètres ?: Prévois idéalement 4 à 6 mois. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, de confirmer la circulation, de réserver les secours et le pointage, puis de recruter les bénévoles.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course de 15 kilomètres ?: Ouvre-les une fois la date, le parcours, le départ, l’arrivée et le dispositif de secours confirmés, généralement 8 à 12 semaines avant la course. Garde une date de clôture assez tôt pour préparer les dossards.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de 15 kilomètres ?: Le nombre dépend des carrefours, des points dangereux et de l’accueil, mais établis une répartition par poste au moins 2 semaines avant l’épreuve. Ajoute quelques remplaçants pour couvrir les absences de dernière minute.
Quand installer le balisage d’une course de 15 kilomètres ?: Trace et installe l’itinéraire le jour même ou la veille selon les règles locales, puis effectue une vérification complète avant le départ. Contrôle notamment les flèches, les bornes kilométriques, les cônes et les barrières.

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