Checklist pour organiser une course contre la montre

Une course contre la montre se prépare dans un ordre précis : d’abord le parcours et les autorisations, puis la sécurité, les inscriptions et la logistique du jour J. Cette checklist rassemble 76 tâches et 59 fournitures pour éviter les oublis fréquents. Vous y trouverez notamment le chronométrage, les postes de circulation, les dossards, les bénévoles et l’accueil des participants. Utilisez-la comme fil conducteur, de la première décision au contrôle final de l’itinéraire.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
Vérifier les informations d'assurance
Établir le règlement du concours
2 personnes
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
Demander des mesures de circulation
Réserver le chronométrage
Assurer la présence des secours
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Concevoir les dossards
2 personnes
Créer une carte d'itinéraire
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer les instructions pour les postes
2 personnes
Imprimer les cartes de parcours
Imprimer les dossards
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Commander les prix et médailles
Réinspecter l'itinéraire
3 personnes
Contrôler les postes de circulation
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer aux participants les informations pratiques
2 personnes
Diffuser les numéros d’urgence
Composer les kits de dossards
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Acheter des boissons et des fruits
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Tester les piles et le matériel
2 personnes
Classer les dossards par ordre alphabétique
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Préparer le briefing de l'équipe
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
Installer les tables d'inscription
3 personnes
Baliser l’itinéraire
5 personnes
Installer les points d’eau
4 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer l’équipement sonore
2 personnes

Événement

Faire le briefing des participants
2 personnes
Ouvrir l’inscription
4 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
Encadrer le sas de départ
3 personnes
Donner le coup de départ
Gérer le chronométrage
2 personnes
Tenir les postes de circulation
8 personnes
Vérifier le parcours
3 personnes
Encourager les participants
4 personnes
Tenir les points d’eau
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Distribuer des fruits et des snacks
3 personnes
Assurer les premiers secours
2 personnes
Enregistrer les coureurs arrivants
2 personnes
Remettre les médailles de finisher
3 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir les repas
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Accompagner les derniers participants
2 personnes

Suivi

Démonter la zone d'arrivée
5 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Archiver les données de pointage
Rassembler les frais
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tables d’inscriptionqté 3
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 180
Épingles de sûretéqté 400
Cônesqté 40
Barrières de sécuritéqté 20
Flèches de directionqté 80
Marqueurs kilométriquesqté 15
Ruban de départ
Médailles de finisherqté 180
Podomètresqté 4
Chronomètresqté 6
Gobeletsqté 600
Glacièresqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Micro sans fil
Mégaphoneqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Ordinateur portable
Imprimante

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 200
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 250
Couvertsqté 200
Tasses à caféqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Louchesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Chiffons microfibresqté 12
Balais à main et pellesqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Papier toiletteqté 24
Savon pour les mainsqté 4
Gel désinfectantqté 6

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 20
Gants jetablesqté 100
Packs réfrigérants pour les premiers secoursqté 12

Décoration

Bannièresqté 6
Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Ruban de scèneqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et l’itinéraire, puis réservez les lieux de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, les assurances et les éventuelles mesures de circulation peuvent demander plusieurs semaines.
Ne limitez pas la sécurité au tracé : prévoyez des cônes, des barrières, des flèches et des marqueurs kilométriques, puis réinspectez le parcours avant la course. Vérifiez aussi que chaque poste connaît précisément sa consigne.
Réservez le chronométrage suffisamment tôt et préparez une solution de secours. Le jour J, gardez un ordinateur portable, une imprimante, des batteries externes et des chronomètres disponibles pour les imprévus.
Pour les bénévoles, attribuez les postes avant l’événement et fournissez des instructions écrites. Prévoyez au moins une personne responsable de la circulation par point sensible et une personne dédiée à l’accueil des inscriptions.
Contrôlez la météo et la liste des participants la veille, puis regroupez les dossards, les épingles, les médailles, les gobelets et les équipements de sonorisation. Les rallonges, multiprises et lampes sont souvent oubliées jusqu’au montage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course contre la montre ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de sécuriser l’itinéraire, d’obtenir les autorisations, de recruter les bénévoles et de traiter les inscriptions.
Quand faut-il réserver le chronométrage d’une course ?: Réservez-le au moins 6 semaines avant la date prévue. Confirmez ensuite les horaires, le nombre de participants et la procédure de remise des résultats 7 jours avant la course.
Combien de bénévoles faut-il pour une course contre la montre ?: Le nombre dépend du parcours, mais répartissez les bénévoles par postes et prévoyez au moins une personne pour chaque point de circulation ou de ravitaillement. Envoyez les consignes écrites 7 jours avant l’événement.
Que vérifier la veille d’une course contre la montre ?: Vérifiez les prévisions météo, la liste des participants, les dossards imprimés, le matériel de chronométrage et l’état du parcours. Faites ce contrôle entre 24 et 48 heures avant le départ pour pouvoir remplacer ce qui manque.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.