Checklist pour organiser une course caritative

Une course caritative demande plus qu’un itinéraire et une ligne de départ. Il faut obtenir les autorisations, sécuriser le parcours, gérer les inscriptions et coordonner les bénévoles avant le jour J. Cette checklist rassemble les étapes dans un ordre pratique, du choix de l’association au rangement du matériel. Elle vous aide aussi à anticiper les oublis fréquents : besoins alimentaires, dossards, signalisation, assurance et plan d’arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu de départ
Demander l’autorisation de parcours
Vérifier l’assurance
Définir l’association caritative
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Créer des packs de sponsoring
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les signaleurs
2 personnes
Répartir les bénévoles premiers secours
2 personnes
Effectuer un contrôle du parcours
2 personnes
Établir le plan du départ et de l'arrivée
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste des participants
Préparer les dossards
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Publier des messages promotionnels
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Préparer le dossier d’itinéraire par courrier
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer l’arche de départ
3 personnes
Installer la signalisation du parcours
4 personnes
Installer des rubans de balisage le long du parcours
3 personnes
Aménager les postes de circulation
4 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le point d’eau
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
Enregistrer les fonds de sponsoring
2 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Donner le signal de départ
2 personnes
Tenir le poste de route
6 personnes
Gérer la circulation
4 personnes
Enregistrer l'arrivée
3 personnes
Encourager les participants
4 personnes
Distribuer de l'eau
3 personnes
Distribuer les fruits
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
Fournir la musique
Traiter les résultats
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Remercier les sponsors
2 personnes
Informer les participants du montant récolté
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel restant
4 personnes
Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
Retirer le ruban de délimitation
3 personnes
Démonter les tentes et l’arche de départ
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Compter les fonds de sponsoring
2 personnes
Transférer le produit
Envoyer un message de remerciement
Partager les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 24
Tables hautesqté 4
Nappesqté 8

Matériel de sport

Arche de départ
Flèches de directionqté 30
Panneaux de directionqté 20
Cônesqté 30
Barrières de sécuritéqté 12
Rouleaux de ruban de balisageqté 8
Numéros de départqté 150
Épingles de sûretéqté 300
Chronomètresqté 4
Horloges de comptageqté 2
Siffletsqté 8
Gilets réfléchissantsqté 20
Cônes de signalisationqté 20
Tapis de changeqté 4

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Mégaphoneqté 2
Panneaux d’affichageqté 2
Presse-papiersqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Tire-bouchonsqté 3
Verres doseursqté 2

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 2
Masques de réanimationqté 2
Packs de froidqté 12
Gants de sécuritéqté 20

Décoration

Bannièresqté 6
Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Certificats de prixqté 12

Nettoyage

Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Poubellesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, l’itinéraire et le lieu de départ au moins 8 à 12 semaines à l’avance. Ce délai laisse le temps de demander l’autorisation du parcours et de vérifier les conditions d’assurance.
Ne publiez pas le formulaire d’inscription avant d’avoir défini les informations indispensables : coordonnées, personne à prévenir et besoins alimentaires. Prévoyez un export de la liste des participants 48 heures avant la course.
Pour un parcours sûr, prévoyez un signaleur à chaque intersection sensible et contrôlez l’itinéraire une dernière fois dans les 7 jours précédant l’événement. Les flèches, cônes et barrières doivent être regroupés par zone pour accélérer l’installation.
Attribuez les bénévoles par créneaux et par fonction : accueil, départ, ravitaillement, premiers secours et arrivée. Organisez un briefing de 20 à 30 minutes avant l’ouverture, avec gilets réfléchissants, sifflets et moyens de communication.
Préparez les dossards, les panneaux et le déroulé imprimé la veille, puis vérifiez la météo 48 heures avant. Testez la sonorisation, les microphones et les rallonges avant l’arrivée des participants, pas au moment du départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course caritative ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les autorisations, l’assurance, les sponsors, les inscriptions et le recrutement des bénévoles prennent généralement plus de temps que prévu.
Quand demander l’autorisation du parcours pour une course caritative ?: Déposez la demande au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue, ou plus tôt si le parcours traverse plusieurs communes. Attendez la confirmation avant de communiquer un itinéraire définitif.
Combien de bénévoles faut-il pour une course caritative ?: Le nombre dépend du parcours, mais comptez au minimum un responsable pour l’accueil, un pour le départ-arrivée, une personne par poste de ravitaillement et un signaleur pour chaque point dangereux. Ajoutez une équipe dédiée aux premiers secours et une réserve de 2 à 3 bénévoles.
Quand préparer les dossards et la liste des participants ?: Préparez les dossards 2 à 3 jours avant, puis triez-les par ordre alphabétique ou par numéro la veille. Imprimez la liste finale après la clôture des inscriptions, idéalement 24 à 48 heures avant le départ.

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