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Spendenlauf organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Spendenlauf braucht mehr als eine Strecke und motivierte Teilnehmende. Du musst Route, Genehmigungen, Versicherung, Anmeldung und Sponsoren rechtzeitig koordinieren. Auch Startnummern, Streckenschilder, Verkehrsregelung und Erste Hilfe werden schnell unterschätzt. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Veranstaltungstag und hilft dir, Aufgaben und Material in der richtigen Reihenfolge vorzubereiten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Startort reservieren

  • Routen-Genehmigung beantragen

  • Versicherung prüfen

  • Guten Zweck festlegen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Sponsorpakete erstellen

    2 Personen

  • Sponsoren ansprechen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Verkehrsregler einteilen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Streckenkontrolle durchführen

    2 Personen

  • Start- und Zielplan erstellen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Startnummern vorbereiten

    2 Personen

  • Routenschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Werbebeiträge veröffentlichen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Startnummern sortieren

    2 Personen

  • Routenpaket per Post zusammenstellen

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Start- und Zielbereich aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Startbogen aufstellen

    3 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    4 Personen

  • Absperrband entlang der Route anbringen

    3 Personen

  • Verkehrsposten einrichten

    4 Personen

  • Erste-Hilfe-Station einrichten

    2 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Wasserstation einrichten

    2 Personen

  • Musik testen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Startnummern ausgeben

    3 Personen

  • Späte Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Sponsorengelder registrieren

    2 Personen

  • Aufwärmen betreuen

    2 Personen

  • Startsignal geben

    2 Personen

  • Routeposten besetzen

    6 Personen

  • Verkehr lenken

    4 Personen

  • Zieleinlauf registrieren

    3 Personen

  • Teilnehmer anfeuern

    4 Personen

  • Wasser verteilen

    3 Personen

  • Obst verteilen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Erste Hilfe leisten

    2 Personen

  • Musik organisieren

  • Ergebnisse verarbeiten

    2 Personen

  • Preisverleihung betreuen

    3 Personen

  • Sponsoren danken

    2 Personen

  • Teilnehmende über den Erlös informieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Restmaterial sammeln

    4 Personen

  • Wegweiser abholen

    4 Personen

  • Absperrband entfernen

    3 Personen

  • Zelte und Startbogen abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Sponsorengelder zählen

    2 Personen

  • Einnahmen überweisen

  • Dankesnachricht versenden

  • Fotos teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 24
  • StehtischeAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 8

Sportmaterial

  • Startbogen
  • WegweiserAnz. 30
  • WegweiserAnz. 20
  • KegelAnz. 30
  • AbsperrgitterAnz. 12
  • Absperrbänder-RollenAnz. 8
  • StartnummernAnz. 150
  • SicherheitsnadelnAnz. 300
  • StoppuhrenAnz. 4
  • StoppuhrenAnz. 2
  • PfeifenAnz. 8
  • WarnwestenAnz. 20
  • VerkehrskegelAnz. 20
  • UmkleidemattenAnz. 4

Ausstattung

  • Beschallungsanlage
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 4
  • MegafonAnz. 2
  • PinnwändeAnz. 2
  • KlemmbretterAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 200
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • AusgießkannenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 6
  • FlaschenöffnerAnz. 3
  • MessbecherAnz. 2

Erste Hilfe

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • ReanimationsmaskenAnz. 2
  • KühlkompressenAnz. 12
  • SicherheitshandschuheAnz. 20

Dekoration

  • BannerAnz. 6
  • WimpelkettenAnz. 10
  • BallonsAnz. 100
  • BallonpumpeAnz. 2
  • PreiszertifikateAnz. 12

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Kehrblech und HandfegerAnz. 2
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 20
  • AbfallbehälterAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Route und Startort früh fest und beantrage die Genehmigung, bevor du Einladungen verschickst. Für Verkehrsregelung und Absperrungen brauchst du einen konkreten Streckenplan, nicht nur eine grobe Skizze.
  • Plane die Helfereinteilung spätestens zwei Wochen vor dem Lauf. Weise Verkehrsregler, Erste-Hilfe-Freiwillige und Personen für Start, Ziel und Streckenkontrolle namentlich zu.
  • Bereite Startnummern, Sicherheitsnadeln und Teilnehmerlisten getrennt nach Ausgabeabschnitten vor. So vermeidest du lange Schlangen bei der Anmeldung und findest Nachmeldungen schneller.
  • Prüfe die Technik am Vortag: Beschallungsanlage, Funkmikrofone, Megafon, Verlängerungskabel und Powerbanks müssen geladen und einsatzbereit sein. Ein Ersatz für die Durchsage gehört ebenfalls in den Start- und Zielplan.
  • Kontrolliere die Strecke am Veranstaltungstag vor dem Eintreffen der Teilnehmenden. Stelle Wegweiser, Kegel, Absperrgitter und Absperrbänder so auf, dass Abzweigungen, Gefahrenstellen und der Zielbereich eindeutig erkennbar sind.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Spendenlauf anmelden?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit der Planung. Route, Startort, Genehmigung und Versicherung sollten geklärt sein, bevor du öffentlich einlädst.
Wie viele Helfer braucht ein Spendenlauf?
Für einen kleinen Spendenlauf solltest du mindestens 1 Helfer pro wichtiger Kreuzung sowie zusätzliche Personen für Anmeldung, Start, Ziel und Erste Hilfe einteilen. Erstelle die endgültige Liste spätestens 2 Wochen vor dem Termin.
Was braucht man für einen Spendenlauf?
Neben Startnummern und Sicherheitsnadeln brauchst du unter anderem Wegweiser, Kegel, Absperrmaterial, Warnwesten, Stoppuhren und Erste-Hilfe-Unterstützung. Für Start und Ziel kommen Beschallungsanlage, Mikrofone, Tische und Sitzgelegenheiten hinzu.
Wann sollte man die Teilnehmerliste und Startnummern vorbereiten?
Drucke die Teilnehmerliste und das Drehbuch spätestens am Vortag aus. Sortiere die Startnummern danach nach Ausgabe oder Startgruppe, damit die Anmeldung am Veranstaltungstag zügig läuft.

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