Course caritative : la checklist pour tout organiser

Organiser un course caritative demande de suivre un ordre précis : sécuriser le parcours, obtenir les autorisations, mobiliser les bénévoles et financer l’action. Cette checklist rassemble les 82 tâches et 58 fournitures nécessaires, du choix de l’itinéraire à la préparation des kits de départ. Elle vous aide aussi à ne pas oublier les détails souvent réglés trop tard, comme les besoins alimentaires, les talkies-walkies ou la confirmation des secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
Confirmer le lieu de départ et d’arrivée
Vérifier l’assurance
Recruter des bénévoles
2 personnes
Définir l’objectif de sponsoring
2 personnes
Composer les packs de sponsoring
2 personnes
Contacter les sponsors
3 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Accrocher les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Distribuer les formulaires de sponsoring
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Revérifier l'itinéraire
2 personnes
Répartir les postes du parcours
2 personnes
Envoyer le planning des bénévoles
Confirmer le personnel de premiers secours
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Composer les kits de démarrage
4 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Communiquer le plan météo

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Tracer l’itinéraire
6 personnes
Installer les barrières
4 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Briefer les postes de parcours
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Tenir le comptoir d’accueil
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Encaisser les fonds de sponsoring
2 personnes
Accompagner les participants au départ
4 personnes
Faire le discours d’ouverture
Don de solidarité de départ
2 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
6 personnes
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
Distribuer de l'eau
3 personnes
Distribuer des fruits et des snacks
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Tenir le stand de premiers secours
2 personnes
Prendre des photos
Annoncer les scores intermédiaires
Enregistrer les fonds de sponsoring reçus
2 personnes
Remettre les prix et les médailles
3 personnes
Prononcer les remerciements
Servir à manger et à boire
4 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
Désinscrire les participants
2 personnes
Couper la musique
Rassembler les panneaux d'itinéraire
4 personnes

Suivi

Retirer les barrières
4 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Débrancher la sonorisation
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Ranger le matériel au sec
3 personnes
Gérer la caution et les clés
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Collecter les formulaires de sponsoring
2 personnes
Compter les fonds de sponsoring
2 personnes
Traiter les résultats des participants
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Annoncer le montant récolté

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Ensembles de tables de bièreqté 4
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 150
Épingles de sûretéqté 300
Flèches de directionqté 30
Panneaux de directionqté 20
Cônes de signalisationqté 40
Barrières de sécuritéqté 12
Rubansqté 6
Siffletsqté 10
Chronomètresqté 6
Médailles de courseqté 150
Prixqté 12
Formulaires de sponsoringqté 180
Presse-papiersqté 10
Stylos à billeqté 30
Trousse de premiers secoursqté 2
Glacièresqté 6

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Talkies-walkies rechargeablesqté 8
Batteries externesqté 4
Appareil photo
Ordinateur portable
Imprimante
Caisse

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 80
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Grilles de refroidissementqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Arche de départ et d'arrivée
Ballonsqté 150
Poids pour ballonsqté 8
Guirlandes de fanionsqté 8
Bannières sponsorsqté 12
Panneaux d'informationqté 6

Nettoyage

Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, l’itinéraire et les autorisations : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour les déclarations, l’assurance et la validation des lieux de départ et d’arrivée.
Fixez rapidement l’objectif de sponsoring et préparez plusieurs formules. Relancez les sponsors au plus tard 4 semaines avant la course pour avoir le temps d’imprimer les supports et de comptabiliser les dons.
Publiez le formulaire d’inscription dès que le parcours est confirmé. Demandez les besoins alimentaires et attribuez les numéros de départ au moins 7 jours avant l’événement.
Répartissez les bénévoles par poste et envoyez leur planning une semaine à l’avance. Prévoyez des talkies-walkies rechargeables pour les zones éloignées et vérifiez que chaque poste connaît son rôle.
La veille, revérifiez la météo, la liste des courses et le parcours. Chargez les batteries externes, testez la sonorisation et préparez les kits de départ afin d’éviter une installation précipitée le matin même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un course caritative ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, de confirmer l’assurance, de contacter les sponsors, d’ouvrir les inscriptions et de recruter les bénévoles.
Quand faut-il lancer les inscriptions d’un course caritative ?: Ouvrez les inscriptions dès que la date, le parcours et les lieux de départ et d’arrivée sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant la course. Fixez une date limite 7 jours avant l’événement pour imprimer les listes et préparer les numéros.
Combien de bénévoles faut-il pour un course caritative ?: Le nombre dépend de la longueur du parcours et du nombre de postes à surveiller. Répartissez les bénévoles au moins 7 jours avant et prévoyez une personne de réserve par tranche de 10 postes pour couvrir les absences.
Quand vérifier la météo et le parcours avant la course ?: Faites une première vérification 72 heures avant, puis une dernière la veille. Contrôlez les flèches, panneaux, cônes, barrières et rubans afin de pouvoir modifier le dispositif ou prévenir les participants à temps.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.