Spendenlauf organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Spendenlauf braucht mehr als eine Strecke und Startnummern. Du musst Route und Zielort abstimmen, Genehmigungen und Versicherung klären, Helfer einteilen und die Spendenabwicklung vorbereiten. Plane außerdem die Ausgabe von Starterpaketen, die Beschilderung und die Erste-Hilfe-Besetzung so, dass am Veranstaltungstag niemand improvisieren muss. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Einkauf und zur letzten Wetterprüfung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen regeln
Start- und Zielort bestätigen
Versicherung prüfen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Spendenziel festlegen
2 Personen
Sponsorpakete zusammenstellen
2 Personen
Sponsoren ansprechen
3 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung in sozialen Medien posten
Poster aufhängen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Sponsorformulare verteilen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Startnummern zuweisen
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Route erneut prüfen
2 Personen
Routenposten einteilen
2 Personen
Freiwilligenplan versenden
Erste-Hilfe-Besetzung bestätigen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Starterpakete zusammenstellen
4 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Wegweiser bereitlegen
2 Personen
Wetterplan kommunizieren

Event

Location öffnen
2 Personen
Route festlegen
6 Personen
Absperrungen aufstellen
4 Personen
Start- und Zielbogen aufbauen
4 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
Cateringtisch einrichten
3 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
Streckenposten einweisen
2 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
2 Personen
Startnummern bereitlegen
2 Personen
Anmeldeschalter besetzen
3 Personen
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Startnummern ausgeben
2 Personen
Sponsorengelder einnehmen
2 Personen
Teilnehmer zum Start begleiten
4 Personen
Eröffnungsrede halten
Sponsorenlauf starten
2 Personen
Streckenposten besetzen
6 Personen
Zielerfassung führen
3 Personen
Wasser verteilen
3 Personen
Obst und Snacks ausgeben
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Erste-Hilfe-Stand besetzen
2 Personen
Fotos machen
Zwischenstände durchgeben
Eingegangene Sponsorengelder erfassen
2 Personen
Preise und Medaillen ausgeben
3 Personen
Dankeswort vorbereiten
Essen und Getränke servieren
4 Personen
Geschirr abräumen
3 Personen
Abfall zwischendurch sammeln
2 Personen
Teilnehmer abmelden
2 Personen
Musik abschalten
Wegweiser einsammeln
4 Personen

Nachbereitung

Absperrungen entfernen
4 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Beschallungsanlage abkoppeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
5 Personen
Abfall entsorgen
3 Personen
Fundsachen sammeln
Materialien trocken lagern
3 Personen
Kaution und Schlüssel abwickeln
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Sponsorformulare sammeln
2 Personen
Sponsorengelder zählen
2 Personen
Teilnehmerergebnisse verarbeiten
2 Personen
Dankesnachricht versenden
Ergebnis bekanntgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 40
BiertischgarniturenAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8

Sportmaterial

StartnummernAnz. 150
SicherheitsnadelnAnz. 300
WegweiserAnz. 30
WegweiserAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 40
AbsperrgitterAnz. 12
BänderAnz. 6
PfeifenAnz. 10
StoppuhrenAnz. 6
LaufmedaillenAnz. 150
PreiseAnz. 12
SponsorformulareAnz. 180
KlemmbretterAnz. 10
KugelschreiberAnz. 30
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
KühlboxenAnz. 6

Ausstattung

Mobile Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Wiederaufladbare FunkgeräteAnz. 8
PowerbanksAnz. 4
Fotokamera
Laptop
Drucker
Kasse

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 200
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
AusgießkannenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 4
KühlrosteAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Dekoration

Start-Ziel-Bogen
BallonsAnz. 150
BallongewichteAnz. 8
WimpelkettenAnz. 8
SponsorenbannerAnz. 12
InfotafelnAnz. 6

Reinigung

AbfallzangenAnz. 4
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Route, Start und Ziel mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe danach erneut, ob Baustellen, Sperrungen oder andere Veranstaltungen den Streckenverlauf beeinflussen.
Kläre Genehmigungen, Meldungen und Versicherung frühzeitig; rechne für Rückfragen der zuständigen Stellen mit mindestens 4 Wochen Bearbeitungszeit.
Schließe die Helferplanung spätestens 2 Wochen vor dem Lauf ab. Teile Routenposten, Erste Hilfe, Startnummernausgabe und Zielbereich mit konkreten Uhrzeiten ein und verschicke den Plan an alle Freiwilligen.
Drucke Teilnehmerliste und Startnummern nicht erst am Veranstaltungstag. Bereite Starterpakete und Sponsorformulare 1 bis 3 Tage vorher vor und lege Klemmbretter sowie Kugelschreiber an den Ausgabestellen bereit.
Prüfe am Vortag Wetter, Einkaufsliste und Technik. Teste Beschallungsanlage, Funkmikrofone, Funkgeräte und Powerbanks und stelle Kühlboxen, Erste-Hilfe-Koffer und Absperrmaterial dort bereit, wo sie gebraucht werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Spendenlauf anmelden?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Genehmigungen und Meldungen. Für öffentliche Wege, Verkehrssicherung oder besondere Auflagen solltest du zusätzlich 4 Wochen Puffer für Rückfragen einplanen.
Wie viele Helfer brauche ich für einen Spendenlauf?: Plane mindestens eine eingeteilte Person pro Routenposten sowie zusätzliche Helfer für Start, Ziel, Anmeldung und Erste Hilfe ein. Verschicke den vollständigen Freiwilligenplan spätestens 14 Tage vor dem Lauf.
Wann soll ich die Teilnehmerliste und Startnummern vorbereiten?: Bearbeite Anmeldungen laufend und schließe die Teilnehmerliste 1 bis 3 Tage vor dem Lauf ab. Drucke die Liste und bereite Starterpakete, Startnummern, Sicherheitsnadeln und Sponsorformulare spätestens am Vortag vor.
Was muss ich am Tag vor dem Spendenlauf prüfen?: Kontrolliere Route, Wettervorhersage, Einkaufsliste und die Besetzung der Ersten Hilfe. Teste außerdem Lautsprecher, Mikrofone und Funkgeräte und stelle Beschilderung, Kegel, Absperrgitter und Erste-Hilfe-Material für den Aufbau bereit.

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