Course caritative : la checklist pour tout organiser

Une course caritative demande plus qu’un parcours et une ligne d’arrivée. Il faut sécuriser l’itinéraire, obtenir les autorisations, mobiliser les sponsors et préparer l’accueil des participants. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières démarches jusqu’au rangement après l’épreuve. Elle couvre aussi les points souvent oubliés : contacts d’urgence, besoins alimentaires, signalisation et répartition précise des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Demander des mesures de circulation
Vérifier l’assurance
Composer les packs de sponsoring
2 personnes
Contacter les sponsors
3 personnes
Créer le formulaire des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Inspecter le parcours
3 personnes
Créer une carte d'itinéraire
Déterminer l’ordre de départ
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Recueillir les contacts d'urgence
Enregistrer les montants des sponsors
2 personnes
Imprimer les numéros de dossard
2 personnes
Imprimer les panneaux de direction
2 personnes
Fixer les rubans des médailles
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Composer les kits de démarrage
4 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Vérifier les prévisions météo

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Décharger le matériel
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer l’arche de départ
3 personnes
Marquer la ligne d’arrivée
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
5 personnes
Installer des cônes de signalisation
4 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Brancher la musique
2 personnes
Préparer les kits de départ
3 personnes
Assurer la présence aux postes des bénévoles
8 personnes
Inscrire les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Récupérer les cartes de sponsoring
2 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Briefer les participants
2 personnes
Don de solidarité de départ
3 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
Enregistrer les participants à l’arrivée
3 personnes
Distribuer de l'eau
3 personnes
Distribuer les médailles
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Remercier les sponsors
2 personnes
Vérifier les dons
2 personnes
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
Rassembler les panneaux d'itinéraire
4 personnes
Rassembler les cônes de signalisation
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Traiter les fonds de sponsoring
2 personnes
Remercier les participants
2 personnes
Remercier les sponsors
2 personnes
Partager les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Nappesqté 8
Tables hautesqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Arche de départ
Ruban d'arrivée
Cônes de signalisationqté 40
Flèches de directionqté 30
Bornes kilométriquesqté 6
Numéros de départqté 250
Épingles de sûretéqté 300
Chronomètresqté 4
Couvertures de survieqté 10
Rubans de médailleqté 200

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Gobelets à café réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 200
Couverts réutilisablesqté 200
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Compartiments réfrigérésqté 2
Lavabos pour les mainsqté 2

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 2
Gants jetablesqté 2
Lingettes désinfectantesqté 2
Compresses froidesqté 10
Pansementsqté 100

Décoration

Bannières sponsorsqté 12
Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 8
Pancarte de scène

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date et l’itinéraire, puis vérifiez les autorisations, l’assurance et les mesures de circulation avant d’annoncer la course. Prévoyez au moins plusieurs semaines pour obtenir les validations nécessaires.
Préparez les inscriptions avec les informations indispensables : coordonnées, contact d’urgence et besoins alimentaires. Faites une première vérification de la liste avant l’impression des numéros de dossard.
Ne limitez pas le recrutement des bénévoles au jour de la course. Répartissez les postes à l’avance : départ, arrivée, ravitaillement, carrefours, accueil et rangement, avec un responsable identifié pour chaque zone.
Inspectez le parcours avant l’événement et placez les flèches, cônes et bornes kilométriques selon un plan unique. Vérifiez particulièrement les changements de direction et les endroits où les participants peuvent se tromper.
Contrôlez le matériel technique et l’alimentation électrique la veille : chronomètres, sonorisation, microphone, rallonges, batteries externes, terminaux de paiement et machines à café. Chargez les appareils et regroupez les accessoires dans des caisses étiquetées.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course caritative ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le parcours, les autorisations, l’assurance, les sponsors, les bénévoles et les inscriptions.
Quand faut-il vérifier les autorisations pour une course caritative ?: Vérifiez-les dès que la date et l’itinéraire sont définis, au minimum 6 à 8 semaines avant la course. Les mesures de circulation et les demandes liées à la voirie peuvent demander plusieurs échanges.
Quand imprimer les dossards et les panneaux de direction ?: Imprimez les numéros de dossard et la signalisation après la dernière vérification du parcours et de la liste des participants. Faites-le environ 3 à 5 jours avant l’événement pour éviter les changements de dernière minute.
Combien de bénévoles faut-il pour une course caritative ?: Le nombre dépend du parcours, mais prévoyez au moins un bénévole par point de circulation ou de ravitaillement, plus une équipe pour le départ, l’arrivée et l’accueil. Désignez aussi 1 à 2 personnes de réserve pour remplacer les absents.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.