Spendenlauf organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Spendenlauf braucht mehr Vorbereitung als nur eine Strecke und motivierte Teilnehmende. Kläre zuerst Route, Genehmigungen, Start- und Zielort sowie den Versicherungsschutz. Danach folgen Sponsoren, Anmeldung, Helferplanung und Sicherheitsdetails. Kurz vor dem Termin zählen vor allem geprüfte Teilnehmerdaten, beschilderte Strecke, Startnummern und funktionierende Technik. Die Checkliste hilft dir, die 78 Aufgaben in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten und die 55 benötigten Dinge rechtzeitig bereitzulegen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
2 Personen
Start- und Zielort reservieren
Verkehrsmaßnahmen beantragen
Versicherung prüfen
Sponsorpakete zusammenstellen
2 Personen
Sponsoren ansprechen
3 Personen
Teilnehmerformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung online stellen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Route inspizieren
3 Personen
Routenkarte erstellen
Startreihenfolge festlegen
2 Personen
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
Notfallkontakte sammeln
Sponsorbeträge erfassen
2 Personen
Startnummern drucken
2 Personen
Wegweiser drucken
2 Personen
Medaillenbänder befestigen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien abholen
3 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Starterpakete zusammenstellen
4 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Wettervorhersage prüfen

Event

Location öffnen
2 Personen
Materialien ausladen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Startbogen aufstellen
3 Personen
Ziellinie markieren
2 Personen
Wegweiser aufstellen
5 Personen
Verkehrskegel aufstellen
4 Personen
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
Anmeldetisch einrichten
3 Personen
Cateringtisch einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Musik anschließen
2 Personen
Startpakete bereitlegen
3 Personen
Freiwilligenposten besetzen
8 Personen
Teilnehmer anmelden
4 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Sponsorenkarten einsammeln
2 Personen
Aufwärmen betreuen
2 Personen
Teilnehmer briefen
2 Personen
Sponsorenlauf starten
3 Personen
Streckenposten besetzen
8 Personen
Zieleinläufe der Teilnehmer registrieren
3 Personen
Wasser verteilen
3 Personen
Medaillen verteilen
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Ergebnisse verarbeiten
2 Personen
Preise überreichen
3 Personen
Sponsoren danken
2 Personen
Spenden prüfen
2 Personen
Abfall zwischendurch sammeln
2 Personen
Wegweiser einsammeln
4 Personen
Verkehrskegel einsammeln
3 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Catering aufräumen
3 Personen
Möbel abbauen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Sponsorengelder verbuchen
2 Personen
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
Sponsoren danken
2 Personen
Fotos teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappTischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
TischdeckenAnz. 8
StehtischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Sportmaterial

Startbogen
Ziellinie-Band
VerkehrskegelAnz. 40
WegweiserAnz. 30
KilometermarkierungenAnz. 6
StartnummernAnz. 250
SicherheitsnadelnAnz. 300
StoppuhrenAnz. 4
RettungsdeckenAnz. 10
MedaillenbänderAnz. 200

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
LaptopsAnz. 2
TabletsAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 100
Mehrweg-TellerAnz. 200
Wiederverwendbares BesteckAnz. 200
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
KühlfächerAnz. 2
HandwaschbeckenAnz. 2

Erste Hilfe

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
EinweghandschuheAnz. 2
DesinfektionstücherAnz. 2
KühlkompressenAnz. 10
PflasterAnz. 100

Dekoration

SponsorenbannerAnz. 12
WimpelkettenAnz. 10
BallonsAnz. 100
BallongewichteAnz. 8
Bühnenplakat

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Besen und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Route und Startreihenfolge nicht erst in der letzten Woche fest: Prüfe die Strecke vorher vor Ort und zeichne Kilometer-Markierungen, Wegweiser und Verkehrskegel in einer Routenkarte ein.
Beantrage Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen mehrere Wochen vor dem Lauf. Kläre außerdem frühzeitig, ob Start- und Zielort reserviert sowie Versicherung und Notfallkontakte vollständig erfasst sind.
Plane Helfer nach Aufgaben ein, nicht nur nach der Gesamtzahl: Für Anmeldung, Streckenposten, Zeitmessung, Verpflegung und Zielbereich brauchst du jeweils feste Verantwortliche und eine Ersatzperson.
Bereite Startnummern, Sicherheitsnadeln, Medaillenbänder und Ziellinien-Band spätestens am Vortag vor. So bleibt am Veranstaltungsmorgen Zeit für die Kontrolle der Teilnehmerliste statt für Druck- und Montagearbeiten.
Teste Lautsprecher, Mikrofon, Verlängerungskabel, Kartenterminals und Tablets vor dem Aufbau. Stelle außerdem Kühlboxen, Thermoskannen, Wasserkocher, Kaffeemaschinen und wiederverwendbare Becher gemeinsam an der Verpflegungsstation bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Spendenlauf anmelden?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Route, Genehmigungen, Verkehrsmaßnahmen und Versicherung. Für stark frequentierte Straßen oder öffentliche Flächen kann zusätzliche Bearbeitungszeit nötig sein.
Wie viele Helfer braucht ein Spendenlauf?: Plane mindestens 1 feste Person für Anmeldung und Zielbereich, 1 für Zeitmessung sowie je nach Route mehrere Streckenposten ein. Bei unübersichtlichen Abschnitten sollte zusätzlich eine Ersatzperson pro Bereich eingeplant werden.
Was muss ich für die Strecke eines Spendenlaufs vorbereiten?: Prüfe die Route mindestens 2 bis 3 Wochen vorher und erstelle eine Routenkarte. Für Start, Ziel und Strecke brauchst du unter anderem Wegweiser, Kilometer-Markierungen, Verkehrskegel, Startbogen und Ziellinien-Band.
Was sollte am Tag vor dem Spendenlauf erledigt sein?: Drucke Startnummern und Wegweiser, befestige die Medaillenbänder und kontrolliere Einkaufsliste sowie Teilnehmerdaten spätestens am Vorabend. Lade Powerbanks und teste Lautsprecher, Mikrofon, Kartenterminals und Tablets.

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