Checklist pour organiser une course caritative

Une course caritative demande plus que la réservation d’un départ et d’une arrivée. Il faut verrouiller le parcours, les autorisations, les inscriptions, la sécurité et le financement avant d’ouvrir les premiers dossards. Cette checklist de 76 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières décisions au rangement du matériel. Elle couvre aussi les bénévoles, les signaleurs, les secours, les ravitaillements et la remise des médailles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Gérer les autorisations et les déclarations
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
Créer une carte d'itinéraire
Définir l’objectif de sponsoring
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer les formulaires de sponsoring
2 personnes
Contacter les sponsors
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les signaleurs
2 personnes
Répartir le personnel de premiers secours
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Concevoir les dossards
Concevoir les panneaux d’orientation
Préparer la musique et les annonces
2 personnes
Commander les prix et médailles
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Imprimer les numéros de dossard
2 personnes
Trier les formulaires de sponsoring
2 personnes
Rassembler les fournitures
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer le dernier message aux participants

Événement

Tracer l’itinéraire
6 personnes
Installer des panneaux de signalisation
3 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer le point boissons
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Récupérer les formulaires de sponsor
2 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Accompagner les participants au départ
3 personnes
Donner le signal de départ
2 personnes
Encadrer les postes du parcours
8 personnes
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
Accueillir les participants à l’arrivée
3 personnes
Distribuer de l'eau
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Enregistrer les montants des sponsors
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Informer les participants sur les dons
2 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes

Suivi

Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Traiter les formulaires de sponsoring
2 personnes
Transférer le montant du don
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables d’inscriptionqté 3
Tables de buffetqté 4
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 4

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Piquets de parcoursqté 40
Rubansqté 12
Numéros de départqté 150
Épingles de sûretéqté 300
Chronomètresqté 4
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30
Cartes d'itinéraireqté 30
Siffletsqté 10
Gilets réfléchissantsqté 15
Panneaux d’avertissement routierqté 8
Barrières de sécuritéqté 10
Cônes pour le sas de départqté 12
Médaillesqté 150
Trophées pour les gagnantsqté 6
Bannières sponsorqté 12
Banderolesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Louchesqté 8

Équipement

Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Téléphones portablesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Pincesqté 4
Saladiersqté 10
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 16

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Supports de gel hydroalcooliqueqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Thermomètre frontal

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, l’itinéraire et les lieux de départ et d’arrivée. Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour obtenir les autorisations, vérifier le parcours et régler les éventuelles contraintes de circulation.
Fixez l’objectif de sponsoring avant de diffuser les formulaires. Préparez un suivi séparé des promesses, des paiements et des formulaires reçus afin de ne pas chercher les dons au dernier moment.
Traitez les inscriptions plusieurs jours avant la course et demandez les besoins alimentaires dès le formulaire. Gardez une liste finale des participants, des contacts d’urgence et des informations utiles pour les bénévoles.
Répartissez les signaleurs et les équipes de premiers secours sur un plan imprimé du parcours. Donnez-leur des gilets réfléchissants, des sifflets et des consignes précises avant l’arrivée des coureurs.
Préparez les dossards, panneaux, médailles, trophées et fournitures au moins la veille. Comptez les gobelets, assiettes, couverts, glacières et thermos par zone plutôt que de tout déposer sur une seule table le matin même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course caritative ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le parcours, d’obtenir les autorisations, de recruter les bénévoles, de contacter les sponsors et de traiter les inscriptions.
Quand faut-il demander les autorisations pour une course caritative ?: Lancez les démarches dès que la date et l’itinéraire sont fixés, de préférence 8 semaines avant l’événement. Certaines validations peuvent dépendre de la circulation, de la sécurité et de l’utilisation des lieux de départ et d’arrivée.
Combien de bénévoles faut-il pour une course caritative ?: Le nombre dépend de la longueur du parcours et du nombre de points à surveiller, mais répartissez les bénévoles par fonction : inscription, signaleurs, premiers secours, départ, arrivée et ravitaillement. Finalisez les affectations au moins 7 jours avant la course.
Quand préparer les dossards et les médailles ?: Imprimez les numéros de dossard et triez les formulaires dès que les inscriptions sont stabilisées, idéalement 2 à 3 jours avant. Rassemblez les médailles, trophées, panneaux et fournitures la veille pour pouvoir corriger un oubli avant l’ouverture des inscriptions.

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