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Spendenlauf organisieren: Die praktische Checkliste

Ein Spendenlauf braucht mehr als eine Strecke und engagierte Teilnehmer. Kläre zuerst Datum, Route, Start- und Zielort sowie notwendige Genehmigungen. Danach folgen Sponsoren, Anmeldungen, Helfer und die Einteilung der Startgruppen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Material am Veranstaltungstag – einschließlich Streckensicherung, Erste Hilfe, Startnummern und Verpflegung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Start- und Zielort reservieren

  • Genehmigungen und Meldungen regeln

  • Route auf Sicherheit prüfen

    3 Personen

  • Routenkarte erstellen

  • Sponsorenziel festlegen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Sponsorformulare verteilen

    2 Personen

  • Sponsoren ansprechen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Verkehrsregler einteilen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Besetzung einteilen

  • Startgruppen einteilen

    2 Personen

  • Teilnehmer bestätigen

    2 Personen

  • Startnummern entwerfen

  • Wegweiser entwerfen

  • Musik und Durchsagen vorbereiten

    2 Personen

  • Preise und Medaillen bestellen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Startnummern drucken

    2 Personen

  • Sponsorformulare sortieren

    2 Personen

  • Benötigte Materialien sammeln

    3 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Letzte Nachricht an Teilnehmer senden

Event

  • Route festlegen

    6 Personen

  • Verkehrswarnschilder aufstellen

    3 Personen

  • Start- und Zielbogen aufbauen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Getränkepunkt einrichten

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Station einrichten

    2 Personen

  • Musik und Durchsage testen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

  • Startnummern bereitlegen

    2 Personen

  • Streckenposten besetzen

    8 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Startnummern ausgeben

    3 Personen

  • Sponsorenformulare einsammeln

    2 Personen

  • Aufwärmen betreuen

    2 Personen

  • Teilnehmer zum Start begleiten

    3 Personen

  • Startsignal geben

    2 Personen

  • Streckenposten betreuen

    8 Personen

  • Zielerfassung führen

    3 Personen

  • Teilnehmer im Ziel begrüßen

    3 Personen

  • Wasser verteilen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Sponsorbeträge erfassen

    2 Personen

  • Ergebnis prüfen

    2 Personen

  • Preise überreichen

    3 Personen

  • Dankeswort sprechen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Teilnehmende über Spenden informieren

    2 Personen

  • Wegweiser entfernen

    4 Personen

  • Verkehrsschilder entfernen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Materialien sortieren

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geliehene Sachen zurückbringen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Sponsorenformulare bearbeiten

    2 Personen

  • Spendenbetrag überweisen

  • Dankesnachrichten versenden

    2 Personen

  • Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • AnmeldetischeAnz. 3
  • BuffetischeAnz. 4
  • StühleAnz. 40
  • StehtischeAnz. 4

Sportmaterial

  • Start- und Zielbogen
  • StreckenpylonenAnz. 40
  • BänderAnz. 12
  • StartnummernAnz. 150
  • SicherheitsnadelnAnz. 300
  • StoppuhrenAnz. 4
  • KlemmbretterAnz. 8
  • StifteAnz. 30
  • RoutenpläneAnz. 30
  • PfeifenAnz. 10
  • WarnwestenAnz. 15
  • VerkehrswarntafelnAnz. 8
  • AbsperrgitterAnz. 10
  • Pylonen für StartbereichAnz. 12
  • MedaillenAnz. 150
  • Becher für GewinnerAnz. 6
  • SponsorfahnenAnz. 12
  • BannerAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 200
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkocherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • MobiltelefoneAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • MesserAnz. 6
  • ZangenAnz. 4
  • SchüsselnAnz. 10
  • MessbecherAnz. 2
  • KühlelementeAnz. 16

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12
  • HanddesinfektionsständerAnz. 4
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • Fieberthermometer

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Route, Start- und Zielort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe die Strecke anschließend auf Engstellen, Querungen und Stellen, an denen Verkehrsregler oder Absperrgitter nötig sind.
  • Beantrage Genehmigungen und melde den Lauf nicht erst nach dem Versand der Einladungen an. Plane dafür mindestens 6 Wochen Vorlauf ein, weil Rückfragen zur Route den Ablauf verzögern können.
  • Schließe die Anmeldung etwa 10 bis 14 Tage vor dem Lauf. Erfasse dabei Ernährungswünsche und Kontaktdaten, bestätige die Teilnehmer und teile sie anschließend in passende Startgruppen ein.
  • Plane Helfer mit festen Aufgaben statt einer allgemeinen Helferliste: Verkehrsregler, Erste-Hilfe-Besetzung, Anmeldung, Startbereich und Zielbereich sollten jeweils eine verantwortliche Person haben.
  • Sammle das Material spätestens am Vortag und prüfe es anhand der Einkaufsliste. Besonders häufig fehlen dann Startnummern, Sicherheitsnadeln, Pfeifen, Warnwesten, Routenpläne sowie Becher und Kühlboxen für die Verpflegung.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Spendenlauf organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Route, Start- und Zielort sowie Genehmigungen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Lauf geklärt sein.
Welche Genehmigungen braucht ein Spendenlauf?
Das hängt von Strecke und Gemeinde ab, besonders wenn öffentliche Straßen, Wege oder Verkehrsflächen genutzt werden. Frage mindestens 6 Wochen vor dem Termin bei der zuständigen Behörde nach und reiche die Routenkarte ein.
Wie viele Helfer braucht man für einen Spendenlauf?
Plane mindestens eine verantwortliche Person für Anmeldung, Start, Ziel und Erste Hilfe ein. Für jede unübersichtliche Kreuzung oder Querung kommt zusätzlich ein Verkehrsregler hinzu; die genaue Zahl richtet sich nach der Route.
Wann sollte die Anmeldung für den Spendenlauf schließen?
Schließe die Anmeldung 10 bis 14 Tage vor dem Termin. So bleiben genug Tage, um Startnummern zu drucken, Sponsorformulare zu sortieren, Startgruppen einzuteilen und Teilnehmer zu bestätigen.

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