Checklist pour organiser une course caritative

Une course caritative demande de coordonner le parcours, les autorisations, les participants, les bénévoles et les sponsors. Commencez par fixer la date et l’itinéraire, puis avancez vers les inscriptions et la logistique du jour J. Les points souvent oubliés sont le plan de circulation, les besoins alimentaires, le briefing des signaleurs et le test du son. Cette checklist rassemble 72 tâches et 52 éléments de matériel à prévoir dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu
Demander l’autorisation pour l’itinéraire
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Effectuer un contrôle du parcours
2 personnes
Composer les packs de sponsoring
2 personnes
Créer les formulaires de sponsoring
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer la promotion locale
3 personnes
Contacter les sponsors
3 personnes
Enregistrer les fonds de sponsoring
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
Attribuer les postes de parcours
2 personnes
Créer les dossards
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Commander les prix et médailles
Composer la musique
Tester le son
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Composer les kits de démarrage
4 personnes
Vérifier les prix et les médailles
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
3 personnes
Préparer les vêtements et les gilets
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Prévoir les mesures en cas de météo
2 personnes

Événement

Balisage du départ et de l'arrivée
4 personnes
Tracer l’itinéraire
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer des points d'eau
3 personnes
Aménager le point de restauration
4 personnes
Approvisionner les postes de ravitaillement
4 personnes
Inscrire les bénévoles
2 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
Informer les participants
2 personnes
Don de solidarité de départ
3 personnes
Enregistrer l'arrivée
4 personnes
Distribuer de l'eau
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Remercier les sponsors
2 personnes
Fournir la musique
Allumer l’éclairage
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Récupérer les panneaux d’itinéraire
4 personnes
Ranger le site
6 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Collecter les dons de sponsoring
2 personnes
Transférer le produit
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 3
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 40
Tables pliantesqté 4
Nappesqté 12

Matériel de sport

Numéros de départqté 180
Gilets de sécuritéqté 25
Flèches de directionqté 35
Cônes de signalisationqté 30
Barrières de sécuritéqté 12
Ruban de balisage pour la routeqté 6
Robinets d’eau potableqté 4
Glacièresqté 6
Chronomètresqté 4
Presse-papiersqté 12
Siffletsqté 12
Cartes du parcoursqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Bannière départ-arrivée
Bannières sponsorsqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Bouquets de ballonsqté 6
Panneau de table des prix

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettes réutilisablesqté 200
Couverts réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 100
Thermosqté 8

Cuisine

Carafes d’eauqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Râteliers de refroidissementqté 4
Gants thermiquesqté 4

Catering

Caisse
Caisse
Terminal de paiement
Panneaux de menuqté 4
Coffrets sponsorsqté 6
Médaillesqté 180
Trophées pour les gagnantsqté 6
Courses

Conseils

Fixez l’itinéraire avant de lancer les inscriptions : il vous faudra ensuite demander l’autorisation de passage, contrôler le parcours et établir un plan de circulation.
Préparez les informations participants au moins 7 jours avant la course. Indiquez l’horaire, le lieu, le retrait des dossards, le parcours, les points d’eau et les consignes de sécurité.
Ne vous contentez pas d’inscrire les bénévoles : attribuez chaque poste du parcours et organisez un briefing séparé pour les régulateurs de trafic avant le départ.
Testez le système de sonorisation et les microphones sans fil sur place avant l’arrivée du public. Prévoyez aussi des rallonges, des multiprises et des batteries externes.
Achetez les prix, médailles et consommables après avoir vérifié la liste des courses. Les glacières, robinets d’eau potable, trousses de premiers secours et couvertures de survie sont faciles à oublier.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course caritative ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour fixer le parcours, obtenir les autorisations, contacter les sponsors et ouvrir les inscriptions. Commencez plus tôt si l’itinéraire nécessite un plan de circulation ou plusieurs accords.
Quand demander l’autorisation pour le parcours d’une course ?: Déposez la demande au moins 6 à 8 semaines avant l’événement. Le délai dépend du parcours et des autorités concernées, mais vous devez avoir leur accord avant de communiquer définitivement l’itinéraire.
Que faut-il prévoir pour les bénévoles d’une course caritative ?: Prévoyez un responsable pour chaque poste, des gilets de sécurité, des sifflets et une carte du parcours. Envoyez les affectations et organisez le briefing au moins 3 à 5 jours avant la course.
Combien de ravitaillements prévoir pour une course caritative ?: Prévoyez au moins un point d’eau au départ et à l’arrivée, puis un point supplémentaire sur le parcours si la course dépasse 5 kilomètres ou dure plus d’une heure. Calculez les besoins après avoir confirmé le nombre de participants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.