Checklist para organizar una carrera solidaria

Una carrera solidaria necesita bastante más que marcar una salida y una meta. Primero debes cerrar la fecha, el recorrido y los permisos; después coordinar inscripciones, patrocinadores, voluntarios y seguridad. En las últimas semanas se concentran los dorsales, la información a participantes, el material de ruta y las pruebas de sonido. Esta checklist reúne 72 tareas y 52 artículos para avanzar en orden y detectar a tiempo lo que suele quedarse para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Reservar el lugar
Solicitar permiso para la ruta
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
Realizar el control de ruta
2 personas
Preparar paquetes de patrocinio
2 personas
Crear formularios de patrocinio
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Distribuir la promoción local
3 personas
Contactar con los patrocinadores
3 personas
Registrar los fondos de patrocinio
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Actualizar la lista de participantes
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Instruir a los reguladores de tráfico
2 personas
Asignar puestos de ruta
2 personas
Crear dorsales
2 personas
Enviar información a los participantes
Encargar premios y medallas
Seleccionar la música
Probar el sonido
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar kits de inicio
4 personas
Comprobar premios y medallas
2 personas
Preparar los carteles de ruta
3 personas
Preparar la ropa y los chalecos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Preparar medidas contra el clima
2 personas

Evento

Delimitar la zona de salida y llegada
4 personas
Trazar la ruta
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
Montar puntos de agua
3 personas
Montar el punto de comida y bebida
4 personas
Abastecer los puestos de la ruta
4 personas
Inscribir voluntarios
2 personas
Repartir dorsales
4 personas
Gestionar las inscripciones tardías
2 personas
Instruir a los participantes
2 personas
Dar salida a la carrera de patrocinio
3 personas
Registrar la meta
4 personas
Repartir agua
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
4 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Registrar donaciones
2 personas
Entregar premios
3 personas
Agradecer a los patrocinadores
2 personas
Proporcionar la música
Encender la iluminación
2 personas
Despedir a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Recoger los carteles de ruta
4 personas
Limpiar el recinto
6 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Recaudar los fondos de patrocinio
2 personas
Transferir los ingresos
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de inscripcióncant. 3
Mesas de cervezacant. 8
Sillascant. 40
Mesas plegablescant. 4
Mantelescant. 12

Material deportivo

Dorsalescant. 180
Chalecos reflectantescant. 25
Flechas de rutacant. 35
Conos de tráficocant. 30
Vallas de separacióncant. 12
Cinta para delimitar el recorridocant. 6
Grifos de agua potablecant. 4
Neveras portátilescant. 6
Cronómetroscant. 4
Portapapelescant. 12
Silbatoscant. 12
Mapas del recorridocant. 20
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas térmicascant. 10

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6

Decoración

Banner de salida y meta
Banners de patrocinadorescant. 12
Guirnaldascant. 8
Racimos de globoscant. 6
Cartel de mesa de premios

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Platos reutilizablescant. 200
Cubiertos reutilizablescant. 200
Tazas de cafécant. 100
Termoscant. 8

Cocina

Jarras de aguacant. 8
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Rejillas de enfriamientocant. 4
Guantes térmicoscant. 4

Catering

Caja registradora
Caja registradora
Máquina de sellado
Carteles del menúcant. 4
Cajas de patrociniocant. 6
Medallascant. 180
Tazas para los ganadorescant. 6
Compras

Consejos

Cierra la fecha y el recorrido antes de abrir las inscripciones. Solicita el permiso de la ruta y prepara el plan de tráfico con varias semanas de margen, porque cualquier cambio afecta a voluntarios, señalización y participantes.
Haz un control completo del recorrido antes del evento y repásalo de nuevo el día anterior. Cuenta los puestos que necesitarás y asigna a cada voluntario una ubicación, un horario y un canal de contacto.
Envía la información a los participantes al menos 7 días antes. Incluye la hora de recogida de dorsales, el punto de salida, el recorrido, las indicaciones de agua y cualquier preferencia dietética registrada.
Prueba el equipo de sonido, los micrófonos, los cables y las regletas antes de montar. Lleva baterías externas y lámparas LED: una toma de corriente inaccesible o una zona con poca luz puede complicar el registro y la llegada.
No dejes la compra y el material de ruta para la víspera. Comprueba con una lista que estén los dorsales, chalecos reflectantes, flechas, conos, vallas, cinta, botiquines, mantas térmicas y cronómetros.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera solidaria?: Empieza al menos 8 a 12 semanas antes. Ese margen permite fijar fecha y recorrido, solicitar permisos, contactar con patrocinadores, abrir inscripciones y asignar voluntarios sin concentrarlo todo en los últimos días.
¿Cuándo debo solicitar el permiso para el recorrido?: Solicítalo en cuanto estén definidos la fecha y el trazado, preferiblemente 8 semanas antes. El permiso puede condicionar el plan de tráfico, los puestos de control y la información que enviarás a los participantes.
¿Cuándo se envía la información a los corredores?: Envíala entre 7 y 10 días antes de la carrera y manda un recordatorio 24 o 48 horas antes. Incluye horarios, punto de salida, recogida de dorsales, recorrido y recomendaciones prácticas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera solidaria?: Depende de la longitud del recorrido y de los cruces, pero calcula al menos una persona por puesto de ruta y añade 2 o 3 personas para inscripción, meta y apoyo. Cierra la asignación 7 días antes y entrega instrucciones concretas a cada puesto.

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