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Spendenlauf organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Spendenlauf braucht mehr als eine Strecke und motivierte Teilnehmer. Du musst Genehmigungen, Verkehrsführung, Sponsoren, Anmeldungen und Helfer frühzeitig koordinieren. Am Veranstaltungstag kommen Startnummern, Streckenposten, Trinkwasser, Erste Hilfe und eine zuverlässige Beschallung dazu. Arbeite die Checkliste in dieser Reihenfolge durch, damit offene Punkte nicht erst beim Aufbau auffallen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Genehmigung für die Strecke beantragen

  • Verkehrsplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Streckenkontrolle durchführen

    2 Personen

  • Sponsorpakete zusammenstellen

    2 Personen

  • Sponsorformulare erstellen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Lokale Werbung verteilen

    3 Personen

  • Sponsoren ansprechen

    3 Personen

  • Sponsorengelder registrieren

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Verkehrsregler einweisen

    2 Personen

  • Routenposten einteilen

    2 Personen

  • Startnummern herstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Preise und Medaillen bestellen

  • Musik zusammenstellen

  • Ton testen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Starterpakete zusammenstellen

    4 Personen

  • Preise und Medaillen prüfen

    2 Personen

  • Wegweiser vorbereiten

    3 Personen

  • Kleidung und Westen bereitlegen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Kasse und Wechselgeld vorbereiten

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Wettermaßnahmen bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Start- und Zielbereich absperren

    4 Personen

  • Route festlegen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Anmeldebereich einrichten

    2 Personen

  • Wasserstellen einrichten

    3 Personen

  • Essens- und Getränkestand einrichten

    4 Personen

  • Versorgung der Kontrollposten entlang der Strecke

    4 Personen

  • Freiwillige anmelden

    2 Personen

  • Startnummern ausgeben

    4 Personen

  • Späte Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Teilnehmende instruieren

    2 Personen

  • Sponsorenlauf starten

    3 Personen

  • Zieleinlauf registrieren

    4 Personen

  • Wasser verteilen

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Spenden erfassen

    2 Personen

  • Preise überreichen

    3 Personen

  • Sponsoren danken

    2 Personen

  • Musik organisieren

  • Beleuchtung einschalten

    2 Personen

  • Die letzten Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser einsammeln

    4 Personen

  • Gelände aufräumen

    6 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Sponsorengelder sammeln

    2 Personen

  • Einnahmen überweisen

  • Dankesnachrichten versenden

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • AnmeldetischeAnz. 3
  • BiertischeAnz. 8
  • StühleAnz. 40
  • KlappischeAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 12

Sportmaterial

  • StartnummernAnz. 180
  • SicherheitswestenAnz. 25
  • WegweiserAnz. 35
  • VerkehrskegelAnz. 30
  • AbsperrgitterAnz. 12
  • Absperrband für die WegabsperrungAnz. 6
  • TrinkwasserhähneAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 6
  • StoppuhrenAnz. 4
  • KlemmbretterAnz. 12
  • PfeifenAnz. 12
  • StreckenkartenAnz. 20
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • RettungsdeckenAnz. 10

Ausstattung

  • Beschallungsanlage
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 6

Dekoration

  • Start-Ziel-Banner
  • SponsorenbannerAnz. 12
  • WimpelkettenAnz. 8
  • BallonbündelAnz. 6
  • Preistischschild

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 300
  • Mehrweg-TellerAnz. 200
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 200
  • KaffeetassenAnz. 100
  • ThermoskannenAnz. 8

Küche

  • WasserkannenAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • KühlgitterAnz. 4
  • ThermohandschuheAnz. 4

Catering

  • Kasse
  • Geldkassette
  • Kartenterminal
  • MenükartenAnz. 4
  • SponsorboxenAnz. 6
  • MedaillenAnz. 180
  • Becher für GewinnerAnz. 6
  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Strecke und Datum zuerst fest und beantrage die Genehmigung für die Strecke möglichst 8 bis 12 Wochen vorher. Prüfe die Route anschließend vollständig auf Gefahrenstellen und Engpässe.
  • Plane die Verkehrsführung nicht nur auf dem Papier: Weise Verkehrsregler und Routenposten spätestens 7 Tage vorher ein und verteile Streckenkarten an alle eingesetzten Helfer.
  • Schließe Sponsorensuche und Anmeldungen nicht am selben Tag ab. Verschicke Teilnehmerinformationen mindestens 5 Tage vor dem Lauf und aktualisiere die Teilnehmerliste bis zum Vorabend.
  • Stelle pro Trinkstelle ausreichend Wasser bereit und prüfe Kühlboxen, Trinkwasserhähne und Erste-Hilfe-Koffer am Vortag. Rettungsdecken und Pfeifen gehören an die Strecke, nicht nur an den Startbereich.
  • Teste Beschallungsanlage, Funkmikrofone, Verlängerungskabel und Powerbanks vor dem Einlass. Für einen frühen Aufbau sind LED-Lampen sinnvoll, besonders wenn Start- und Zielbereich noch nicht vollständig ausgeleuchtet sind.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Spendenlauf anmelden?
Beginne die Planung mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Genehmigung, Verkehrsplan und Sponsorensuche brauchen oft länger als erwartet; die Anmeldung der Teilnehmer sollte spätestens 3 bis 4 Wochen vorher online sein.
Was braucht man für die Streckensicherung beim Spendenlauf?
Plane je nach Route Verkehrsregler und Routenposten an allen Kreuzungen und unübersichtlichen Stellen ein. Absperrgitter, Absperrband, Verkehrskegel, Wegweiser, Sicherheitswesten und Pfeifen sollten spätestens am Vortag vollständig bereitliegen.
Wie viele Helfer braucht ein Spendenlauf?
Rechne pro besetztem Streckenpunkt mit mindestens 2 Helfern und zusätzlich mit Teams für Anmeldung, Start-Ziel-Bereich, Verpflegung und Erste Hilfe. Erstelle die Einteilung mindestens 7 Tage vorher und halte eine Reserve von etwa 10 Prozent zurück.
Wann verschickt man die Teilnehmerinformationen?
Sende Strecke, Startzeit, Treffpunkt, Parkhinweise und organisatorische Regeln 5 bis 7 Tage vor dem Lauf. Bei Änderungen an Route oder Verkehrsführung verschickst du eine aktualisierte Nachricht spätestens 24 Stunden vorher.

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