Checklist pour organiser une course caritative

Une course caritative se prépare bien avant le jour du départ : le parcours, les autorisations, les inscriptions et les bénévoles doivent avancer ensemble. Cette checklist rassemble 67 tâches et 58 équipements, du choix de l’association jusqu’à l’installation des postes de circulation. Elle aide aussi à repérer les oublis fréquents, comme les besoins alimentaires, les dossards triés ou les rallonges pour la sonorisation. Suis les étapes dans l’ordre pour garder une organisation claire le jour de la course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
Définir l’association caritative
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Envoyer les packs sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Répartir les postes de circulation
2 personnes
Vérifier définitivement l’itinéraire
2 personnes
Créer les dossards et la liste des participants
2 personnes
Rassembler les logos des sponsors
Imprimer la carte d’itinéraire et les informations
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Tracer l’itinéraire
4 personnes
Aménager les postes de circulation
6 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Installer le point de dons
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Donner les consignes de départ
2 personnes
Lancer les participants
4 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
Tenir les points d’eau
4 personnes
Enregistrer l'arrivée
3 personnes
Remettre la médaille
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Informer les participants sur les dons
2 personnes
Annoncer les résultats et le montant récolté
2 personnes
Assurer le moment de remerciement
2 personnes

Suivi

Démonter la table d'inscription
2 personnes
Démonter la table de restauration
3 personnes
Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
Récupérer le matériel de circulation
4 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter le système de sonorisation
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Sécuriser le produit des dons
2 personnes
Finaliser la liste des participants
Transférer le produit
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 4
Table plianteqté 2

Équipement

Système de sonorisation
Micro sans filqté 2
Rallonge électriqueqté 4
Multipriseqté 4
Mégaphoneqté 2
Glacièreqté 6

Matériel de sport

Dossardqté 150
Épingles de sûretéqté 300
Ruban d'arrivéeqté 2
Médailleqté 150
Gobeletsqté 500
Jerrican d’eauqté 8
Cône de balisageqté 40
Panneau d’orientationqté 30
Ruban de balisageqté 10
Cône de signalisationqté 20
Giletqté 20
Panneau stopqté 8
Arche de départ
Arche d'arrivée
Chronomètreqté 4
Presse-papiersqté 8
Styloqté 30
Trousse de premiers secoursqté 2
Poche de glaceqté 20
Gants jetablesqté 2
Couverture de survieqté 10

Décoration

Banderoleqté 6
Affiche du sponsorqté 20
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 8
Panneau de fléchageqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 200
Couvertsqté 200
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 2

Cuisine

Thermosqté 6
Planche à découperqté 4
Couteau de cuisineqté 4
Pince de serviceqté 6
Loucheqté 2
Tasse à mesurerqté 2
Poêle à frireqté 2

Nettoyage

Poubelleqté 8
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 3
Serpillièreqté 3
Seauqté 3
Bac à vaisselleqté 3
Porte-sac-poubelleqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commence par bloquer la date, l’itinéraire et les lieux de départ et d’arrivée. Prévois plusieurs semaines pour les autorisations et déclarations, car elles conditionnent le reste de l’organisation.
Ne limite pas les inscriptions au nom et à l’adresse e-mail : recueille les besoins alimentaires dès le formulaire. Utilise ensuite ces informations pour préparer les en-cas et répartir les quantités de boissons.
Répartis les bénévoles par mission, puis attribue séparément les postes de circulation. Chaque poste doit connaître son emplacement, son horaire et le matériel à emporter, notamment les gilets, cônes et panneaux.
Prépare les dossards, la liste des participants et les logos des sponsors avant l’impression. Trie les dossards par ordre ou par catégorie afin d’éviter une file bloquée au retrait.
Fais une vérification finale du parcours et du matériel la veille ou le matin précédent. Remplis les glacières, prépare le café et le thé, puis place les panneaux et le balisage avant l’arrivée des coureurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course caritative ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de confirmer le parcours, d’ouvrir les inscriptions, de recruter les bénévoles et de préparer le matériel.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une course caritative ?: Envoie-les dès que la date, le parcours et l’association bénéficiaire sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant la course. Prévois une relance 2 à 3 semaines avant la clôture des inscriptions.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course caritative ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de postes de circulation, mais répartis les bénévoles au moins 2 semaines avant l’événement. Garde aussi 2 à 3 personnes disponibles le jour même pour remplacer une absence ou renforcer l’accueil.
Quand préparer les dossards et les panneaux de direction ?: Finalise les dossards et la liste des participants 3 à 5 jours avant la course, après la clôture ou la dernière mise à jour des inscriptions. Prépare les panneaux et le matériel de balisage la veille, puis installe-les avant le départ.

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