Benefizlauf organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Benefizlauf braucht mehr als eine Strecke und Startnummern. Kläre zuerst Ziel, Einnahmen, Datum und Route, bevor du Genehmigungen, Versicherung und Helfer organisierst. Danach folgen Anmeldung, Spendenseite, Sponsoren und die Teilnehmerkommunikation. In der letzten Woche prüfst du Strecke, Absperrgitter, Beschallung, Verpflegung und die Ausgabe der Startnummern.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Ziel und Einnahmen festhalten
2 Personen
Datum und Route festlegen
3 Personen
Genehmigungen beantragen
Ort für den Start reservieren
Versicherung prüfen
Helfer kontaktieren
2 Personen
Verkehrsregler einteilen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Spendenseite öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung in sozialen Medien posten
Lokale Sponsoren ansprechen
3 Personen
Sponsorschilder einsammeln
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Route inspizieren
3 Personen
Routenkarte drucken
Startnummern zuweisen
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
Reservierung der Absperrgitter bestätigen
Reservierung der Tonanlage bestätigen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Startnummern sortieren
2 Personen
Freiwilligenanweisungen drucken
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Pakete für Freiwillige zusammenstellen
2 Personen

Event

Startbereich absperren
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Wasserstellen bereitstellen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
4 Personen
Kilometerschilder aufstellen
2 Personen
Absperrgitter aufstellen
4 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
2 Personen
Startnummern bereitlegen
2 Personen
Freiwillige anmelden
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Anmeldung öffnen
4 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Spenden erfassen
2 Personen
Teilnehmer zum Start begleiten
3 Personen
Begrüßungswort übernehmen
Benefizlauf starten
2 Personen
Streckenposten besetzen
8 Personen
Wasser unterwegs ausgeben
6 Personen
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
Obst und Snacks ausgeben
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Fototermin am Ziel begleiten
2 Personen
Preise überreichen
2 Personen
Endbetrag bekanntgeben
Letzte Teilnehmende in Empfang nehmen
3 Personen
Wegweiser einsammeln
4 Personen
Absperrgitter abbauen
4 Personen

Nachbereitung

Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Geschirr und Material spülen
3 Personen
Spendengelder sichern
2 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Route abschließen und kontrollieren
2 Personen
Spenden administrativ bearbeiten
2 Personen
Dankesnachricht versenden
2 Personen
Ergebnis veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 8
StühleAnz. 30
Anmeldetisch
KlappischeAnz. 2

Sportmaterial

StartnummernAnz. 250
StartnummernbänderAnz. 250
WegweiserAnz. 40
KilometerschilderAnz. 10
KegelAnz. 30
WasserbecherAnz. 700
StoppuhrenAnz. 4
KlemmbretterAnz. 8
PfeifenAnz. 10
WarnwestenAnz. 20
AbsperrgitterAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
Mehrweg-TellerAnz. 100
Wiederverwendbares BesteckAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
ThermoskannenAnz. 6

Catering

KühlboxenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
ServierschalenAnz. 10
ServierbesteckAnz. 12
TischdeckenAnz. 8
Einkäufe

Ausstattung

Mobile Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 6

Erste Hilfe

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
KühlakkusAnz. 12
RettungsdeckenAnz. 10
EinweghandschuheAnz. 100

Dekoration

SponsorenschilderAnz. 12
Start-Ziel-Bogen
FahnenAnz. 20
BannerAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
AbfallgreiferAnz. 4
EimerAnz. 4
SpülbeckenAnz. 3
SchwämmeAnz. 8
GeschirrtücherAnz. 12

Sonstiges

Bargeldkasse
Geldzählmaschine
StifteAnz. 30
Wasserfeste StifteAnz. 12
KlebebandrollenAnz. 8
KabelbinderAnz. 200
Scheren-SetsAnz. 6
RoutenpläneAnz. 100
FreiwilligenwestenAnz. 25

Tipps

Beantrage Genehmigungen und prüfe den Versicherungsschutz frühzeitig. Plane dafür mehrere Wochen Vorlauf ein, besonders wenn Straßen gesperrt oder Verkehrsregler eingesetzt werden müssen.
Lege die Helfer nicht nur nach Aufgaben, sondern auch nach Einsatzzeiten ein. Für Start, Strecke, Anmeldung und Verpflegung brauchst du jeweils eine verantwortliche Person mit gedruckten Anweisungen.
Schließe die Teilnehmerkommunikation spätestens einige Tage vor dem Lauf ab. Verschicke dann Route, Startzeit, Treffpunkt, Ernährungsangaben und Hinweise zur Ausgabe der Startnummern.
Besichtige die Route vor dem Veranstaltungstag und drucke eine Routenkarte. Kontrolliere dabei Kurven, Kreuzungen, Kilometerbeschilderung, Absperrgitter und die Position der Wegweiser.
Plane die Ausgabe und Verpflegung getrennt vom Startbereich. Stelle Anmeldetisch, Klemmbretter, Startnummernbänder, Wasserbecher, Wasserkannen und Kühlboxen am Vortag nach Einsatzort zusammen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Benefizlauf anmelden?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Route und Genehmigungen. Für Straßensperrungen, Verkehrsregler und Versicherungsfragen kann zusätzlicher Vorlauf nötig sein.
Wie viele Helfer braucht man für einen Benefizlauf?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für Anmeldung, Start, Ziel, Verpflegung und Streckenbetreuung ein. Für Kreuzungen und Absperrungen kommt je nach Route mindestens ein Verkehrsregler pro kritischem Punkt hinzu.
Wann sollte man die Startnummern für einen Benefizlauf vorbereiten?: Sortiere und ordne die Startnummern 2 bis 3 Tage vor dem Lauf. So bleiben Anmeldeliste, Startnummernbänder und Ausgabeplatz übersichtlich, auch wenn sich am Veranstaltungstag noch Teilnehmer melden.
Wie viel Wasser braucht man bei einem Benefizlauf?: Rechne pro teilnehmender Person mindestens mit einem Becher am Ziel und zusätzlichem Wasser für die Strecke. Stelle Wasserkannen und Kühlboxen spätestens am Vortag bereit und plane bei warmem Wetter eine Reserve ein.

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