Organiser un contre-la-montre sans rien oublier

Un contre-la-montre demande une coordination précise entre le parcours, les participants et le chronométrage. Commence par fixer l’itinéraire et la date, puis règle rapidement les autorisations et la circulation. Les inscriptions, l’ordre de départ et les consignes des bénévoles doivent être finalisés avant l’installation sur place. Le jour J, prévois du temps pour inspecter le parcours, poser le balisage, tester le chronométrage et vérifier les batteries.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l’itinéraire et la date
2 personnes
Vérifier les autorisations
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Réserver des agents de circulation
Réserver le chronométrage
Concevoir les dossards
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Établir l’ordre de départ
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Distribuer les consignes du parcours
Vérifier les prévisions météo
Imprimer les dossards et les listes
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Recharger les batteries
Inspecter le parcours
3 personnes
Mettre en place des mesures de circulation
6 personnes
Balisage des zones de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer des flèches le long du parcours
4 personnes
Monter les tentes et les tables
5 personnes
Installer le système de chronométrage
3 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes
Vérifier le parcours une dernière fois
4 personnes

Événement

Ouvrir l’inscription
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Faire le briefing des participants
2 personnes
Annoncer l’ordre de départ
2 personnes
Faire partir les participants individuellement
3 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
4 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Surveiller le parcours et les carrefours
8 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Vérifier les temps
2 personnes
Publier les résultats
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Désactiver le chronométrage
2 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
6 personnes
Retirer les marquages du parcours
4 personnes
Démonter les tentes et les tables
5 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Envoyer les résultats aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Poubellesqté 6

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Kit de chronométrage
Mégaphone à mainqté 2
Talkies-walkiesqté 12
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6

Matériel de sport

Cônes de signalisationqté 40
Barrières de fouleqté 20
Flèches de directionqté 40
Arche de départ
Arche d'arrivée
Panneaux STOPqté 8
Panneaux d'avertissementqté 12
Ceintures de dossardqté 120
Pompes à vélo de rechangeqté 2
Kits d'outilsqté 2
Chambres à air de rechangeqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Pichets à caféqté 3
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Carafesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Lampes à pilesqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses

Conseils

Lance les demandes d’autorisation et le plan de circulation plusieurs semaines avant la course : la réservation des agents de circulation et du chronométrage ne doit pas attendre la clôture des inscriptions.
Ferme les inscriptions assez tôt pour vérifier la liste des participants, recueillir les besoins alimentaires et établir un ordre de départ cohérent. Imprime ensuite les dossards et les listes en gardant quelques exemplaires de secours.
Donne à chaque bénévole une consigne écrite indiquant son emplacement, son horaire et la personne à contacter. Les talkies-walkies et le mégaphone évitent les messages perdus entre le départ, l’arrivée et les carrefours.
Inspecte tout le parcours avant l’ouverture : compte les flèches, cônes, barrières et panneaux STOP, puis vérifie que les zones de départ et d’arrivée sont visibles. Corrige le balisage avant l’arrivée des participants.
Prépare le matériel la veille et recharge toutes les batteries, y compris celles du chronométrage et des appareils de communication. Le jour de la course, teste le système avant le premier départ et garde des rallonges, multiprises et batteries externes accessibles.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un contre-la-montre ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines pour obtenir les autorisations, réserver le chronométrage et organiser la circulation. Garde les derniers 7 jours pour les inscriptions finales, l’impression et les vérifications.
Quand établir l’ordre de départ d’un contre-la-montre ?: Établis-le après la clôture des inscriptions, généralement 3 à 5 jours avant l’épreuve. Imprime la liste et les dossards dès que l’ordre est validé, avec quelques copies de secours.
Que faut-il vérifier sur le parcours la veille ?: Contrôle le départ, l’arrivée, chaque intersection et tout le balisage : flèches, cônes, barrières et panneaux d’avertissement. Prévois au moins 2 heures pour cette inspection et corrige immédiatement les points peu visibles.
Quand installer le chronométrage ?: Installe-le avant l’arrivée des participants, idéalement 2 à 3 heures avant le premier départ. Teste les connexions, l’alimentation et l’enregistrement d’un passage fictif avant de lancer la course.

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