Checklist pour organiser une conférence annuelle

Une conférence annuelle réussie se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le programme et les intervenants, puis les inscriptions, la logistique et l’accueil. Cette checklist couvre les points qui prennent le plus souvent du retard, comme la confirmation des présentations, les besoins alimentaires et les quantités à transmettre au traiteur. Elle vous aide aussi à vérifier la salle, le matériel audiovisuel, les badges et la table d’inscription avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Confirmer les intervenants
Concevoir l’invitation
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les informations de transport
Envoyer les infos de parking
Réserver le catering
2 personnes
Réserver la technique
2 personnes
Commander les imprimés
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
Communiquer les quantités au traiteur
Confirmer le programme des intervenants
Imprimer le déroulé
Vérifier le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Installer le matériel de présentation
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
Installer la signalétique
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Aménager l’espace buffet
3 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Briefer les intervenants
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café d'accueil
3 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Soutenir les présentations
2 personnes
Veiller au planning
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir la pause-café
4 personnes
Récupérer les tasses usagées
2 personnes
Animer le débat
2 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
5 personnes
Servir le buffet du dîner
5 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Soutenir le programme du soir
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Accompagner les départs
3 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger le buffet et la cuisine
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Archiver les présentations
Envoyer un message de remerciement
Archiver la liste de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 110
Tablesqté 16
Tables d’inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Lutrin
Éléments de podiumqté 4
Chaises des intervenantsqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 4
Thermosqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 130
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 130
Cuillères de serviceqté 12
Petits bolsqté 16
Carafesqté 16
Plateauxqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Louchesqté 12
Bacs à buffetqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 6
Conteneurs à glaceqté 4

Décoration

Nappesqté 16
Housses de chaiseqté 110
Fond de scène
Compositions floralesqté 8
Drapeauxqté 6
Porte-nomsqté 110
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux du programmeqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme au moins 8 à 12 semaines à l’avance. Les intervenants doivent être contactés puis confirmés avant l’envoi définitif des invitations.
Ouvrez les inscriptions avant d’envoyer les invitations et prévoyez une date limite 7 à 10 jours avant la conférence. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires.
Demandez les informations de transport et envoyez les indications de parking au plus tard une semaine avant l’événement. Ces détails sont souvent oubliés jusqu’aux dernières questions des participants.
Rassemblez les présentations 3 à 5 jours avant la conférence, puis testez-les sur l’ordinateur, le projecteur, l’écran et les adaptateurs HDMI prévus. Vérifiez aussi les microphones, les câbles, les rallonges et les multiprises.
La veille, mettez les boissons au frais, préparez les badges et installez la table d’inscription. Imprimez le déroulé et gardez une liste de participants à jour pour gérer les arrivées et les changements de dernière minute.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une conférence annuelle ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de fixer le programme, confirmer les intervenants, réserver la salle, le catering et la technique, puis gérer les inscriptions.
Quand envoyer les invitations à une conférence annuelle ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont fixés, généralement 6 à 8 semaines avant l’événement. Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant la conférence pour transmettre des quantités fiables au traiteur.
Que faut-il vérifier pour la technique d’une conférence ?: Testez au minimum l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage, les câbles HDMI et les adaptateurs 3 à 5 jours avant. Refaites un contrôle dans la salle la veille, avec les présentations définitives.
Quand préparer les badges et la table d’inscription ?: Mettez à jour la liste des participants et créez les badges 1 à 2 jours avant la conférence. Installez la table d’inscription la veille, avec le déroulé imprimé et les informations nécessaires pour accueillir les participants dès leur arrivée.

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