Checklist pour organiser un concours de technique de parcours

Un concours de technique de parcours se prépare d’abord sur le terrain, puis autour des participants et des postes. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre : définir le règlement, tracer un parcours sûr, répartir les rôles et préparer l’accueil. Prévoyez aussi une solution pour la météo, les premiers secours et la restauration. Les détails opérationnels, comme les fiches de match, le balisage et les chronomètres, sont à vérifier avant l’ouverture du site.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le concept de la compétition
2 personnes
Réserver le lieu du concours
Établir le règlement du concours
2 personnes
Explorer la zone de parcours
3 personnes
Tracer le parcours et les postes
3 personnes
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
Rédiger les consignes de poste
3 personnes
Élaborer le décompte des points
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Créer la répartition des participants
2 personnes
Planifier le personnel de nuit
2 personnes
Informer les bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Rassembler le matériel
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Regrouper le matériel postal par envoi
3 personnes
Imprimer les formulaires de match
Préparer le plan de premiers secours et d'urgence
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Balisage du terrain de compétition
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Aménager le point de restauration
2 personnes
Installer le point de départ et d'arrivée
3 personnes
Préparer les consignes de poste
3 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
3 personnes
Affecter du personnel aux points de contrôle
6 personnes
Vérifier le matériel des checkpoints
6 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les équipes
2 personnes
Faire le briefing de départ
2 personnes
Faire démarrer les équipes par étapes
2 personnes
Encadrer les missions de courrier
6 personnes
Assurer le chronométrage
2 personnes
Servir les boissons et les snacks
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Tenir le point de contact des premiers secours
Enregistrer les équipes à l'arrivée
2 personnes
Récupérer les feuilles de score
2 personnes
Vérifier les scores
2 personnes
Annoncer les résultats
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Retirer les panneaux d’orientation
3 personnes
Rassembler le matériel postal
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Vérifier et ranger le matériel
3 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 30
Tentes de réceptionqté 3
Bancs pliantsqté 4
Tables hautesqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 40
Couteauxqté 40
Fourchettesqté 40
Cuillèresqté 40
Pichets à caféqté 3
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Ciseauxqté 4
Pincesqté 4
Carafesqté 4
Plateaux de serviceqté 4

Matériel de sport

Boussoleqté 12
Cartes topographiquesqté 15
Livrets de parcoursqté 15
Cordage de pionnierqté 20
Échelles de cordeqté 4
Piquets en boisqté 30
Drapeaux de balisageqté 30
Rouleaux de rubanqté 8
Codes postauxqté 12
Chronomètresqté 8
Mètres rubansqté 4
Craie de marquageqté 6
Gants de travailqté 12
Panneaux de scoreqté 4
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40
Crayonsqté 30
Gommeqté 15
Ruban adhésifqté 8
Serre-câblesqté 100
Agrafeusesqté 3
Papier de réserveqté 2

Équipement

Mégaphone
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Lampes de pocheqté 8
Pilesqté 24

Décoration

Bannière départ-arrivée
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux de signalisationqté 12
Numéros d’équipeqté 15
Certificats de prixqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Porte-rouleaux de serviettesqté 3
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 6

Catering

Courses

Conseils

Tracez le parcours après avoir exploré toute la zone, puis contrôlez chaque poste à pied avec le règlement en main. Prévoyez un itinéraire de repli si une partie devient impraticable.
Préparez un dossier par poste avec les consignes, le barème, le matériel nécessaire et le nom du responsable. Faites une vérification finale au moins 24 heures avant le concours.
Installez la table d’inscription avant le balisage final et gardez les formulaires de match, les livrets de parcours et les stylos au même endroit. Cela évite de chercher les documents au moment de l’arrivée.
Comptez un bénévole responsable par poste, plus une personne disponible pour remplacer une absence ou gérer un incident. Informez toute l’équipe au moins 48 heures avant le début.
Contrôlez la météo deux fois : la veille et le matin même. Les tentes, glacières, thermos et le point de restauration doivent être prêts avant l’arrivée des premiers participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de technique de parcours ?: Prévoyez au minimum 4 semaines pour réserver le lieu, rédiger le règlement, ouvrir les inscriptions et recruter les bénévoles. Gardez les 3 derniers jours pour le contrôle du parcours, la météo et le rassemblement du matériel.
Quand faut-il tracer et vérifier le parcours ?: Explorez la zone environ 2 semaines avant l’épreuve, puis tracez le parcours et les postes au plus tard 3 à 5 jours avant. Faites une dernière vérification de sécurité le jour même, avant le balisage définitif.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un concours ?: Prévoyez au moins 1 responsable par poste, 1 personne à l’inscription et 1 coordinateur général. Ajoutez 1 à 2 remplaçants si le concours dure plusieurs heures ou si les postes sont éloignés.
Quand préparer les fiches et le barème des points ?: Rédigez les consignes de poste et le décompte des points au moins 7 jours avant l’événement. Imprimez les formulaires de match 2 à 3 jours avant, puis gardez quelques exemplaires vierges pour les erreurs ou les changements de dernière minute.

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