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Organiser un concours de talents sans rien oublier

Un concours de talents demande plus qu’une scène et des candidats. Il faut cadrer les inscriptions, préparer le jury, répartir les prestations et vérifier chaque besoin technique avant le jour J. Cette checklist regroupe 75 tâches et 57 éléments de matériel, dans un ordre pratique. Vous pourrez ainsi avancer de la fixation de la date jusqu’à l’impression du déroulé, sans découvrir trop tard qu’il manque un micro, une prise électrique ou une information pour le catering.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le lieu

    2 personnes

  • Établir le règlement du concours

    2 personnes

  • Contacter les membres du jury

    2 personnes

  • Réserver un animateur

  • Organiser l’assistance technique

    2 personnes

  • Créer le formulaire d’inscription

  • Ouvrir les inscriptions

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier la promotion en ligne

    2 personnes

  • Distribuer les affiches

    3 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Confirmer les participants

    2 personnes

  • Répartir les prestations

    2 personnes

  • Publier le programme

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Préparer les critères du jury

    2 personnes

  • Imprimer les formulaires du jury

  • Commander les prix

  • Créer les certificats

    2 personnes

  • Faire les réservations

  • Commander le catering

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Rassembler la musique de spectacle

    2 personnes

  • Demander les besoins techniques

    2 personnes

  • Imprimer le déroulé

  • Imprimer la liste de contacts

  • Préparer le briefing de l'équipe

    2 personnes

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Monter la scène

    4 personnes

  • Installer le système de sonorisation

    3 personnes

  • Monter l’installation lumière

    2 personnes

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Installer la table du jury

    2 personnes

  • Installer le bureau d'inscription

    2 personnes

  • Aménager les coulisses

    3 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Afficher le programme

  • Préparer les prix

  • Aménager le vestiaire

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Tester la technique

    3 personnes

  • Accueillir les participants

    3 personnes

  • Enregistrer les participants

    2 personnes

  • Informer le jury

    2 personnes

  • Accueillir le public

    2 personnes

  • Présenter le programme

  • Accompagner les spectacles

    3 personnes

  • Effectuer les changements de scène

    3 personnes

  • Servir les boissons

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    2 personnes

  • Répondre aux questions du public

    2 personnes

  • Traiter les résultats du jury

    2 personnes

  • Annoncer les gagnants

    2 personnes

  • Remettre les prix

    2 personnes

  • Prendre une photo de groupe

  • Saluer le public au revoir

    2 personnes

Suivi

  • Démonter le système de sonorisation

    3 personnes

  • Démonter la scène

    4 personnes

  • Remettre le mobilier en place

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Stocker la restauration restante

    2 personnes

  • Trier les déchets

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Nettoyer les toilettes

    2 personnes

  • Rassembler les objets empruntés

    2 personnes

  • Retourner les matériels

    2 personnes

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Partager les photos avec les participants

  • Publier les résultats en ligne

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Éléments de podiumqté 6
  • Tables du juryqté 2
  • Table d'inscription
  • Tables de bièreqté 8
  • Chaisesqté 120
  • Tabourets de barqté 6
  • Portantsqté 3
  • Poubellesqté 8

Équipement

  • Haut-parleursqté 2
  • Table de mixage
  • Microphones sans filqté 4
  • Pieds de microqté 4
  • Moniteurs de scèneqté 2
  • Boîtiers DIqté 4
  • Ordinateur portable
  • Lecteur audio
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 6
  • Goulottes de câblesqté 10
  • Ruban pour câblesqté 6
  • Imprimante
  • Appareil photo
  • Batteries externesqté 4

Éclairage

  • Projecteurs LEDqté 6
  • Pieds d’éclairageqté 2
  • Éclairage d’ambianceqté 4

Vaisselle

  • Verres à boireqté 150
  • Tasses à caféqté 80
  • Assiettesqté 100
  • Couvertsqté 100
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Louchesqté 6

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 6
  • Glacièresqté 4
  • Bacs à glaçonsqté 4
  • Planches à découperqté 4
  • Couteauxqté 6
  • Pinces de serviceqté 6
  • Conteneurs réfrigérésqté 3

Décoration

  • Fond de scène
  • Arches de ballonsqté 2
  • Guirlandes de fanionsqté 6
  • Nappesqté 12
  • Porte-nomsqté 20
  • Panneaux indicateursqté 8
  • Mur photo

Matériel de sport

  • Passe-câblesqté 8
  • Poteaux de balisageqté 12
  • Ruban de balisageqté 4

Nettoyage

  • Sets de balaiqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 3
  • Aspirateur
  • Chariots de ménageqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez la date et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réunir les candidats, le jury, l’animateur et l’assistance technique.
  • Demandez les besoins techniques dès l’inscription. Notez pour chaque prestation la musique utilisée, les branchements nécessaires et le temps d’installation afin d’éviter les changements improvisés.
  • Ne publiez le programme qu’après avoir confirmé les participants et réparti les prestations. Gardez une marge de 5 à 10 minutes par heure pour les transitions et les réglages.
  • Préparez les documents du jury en deux exemplaires par membre : critères, formulaires de notation et consignes du concours. Une version imprimée reste utile si l’ordinateur ou l’imprimante tombe en panne.
  • Commandez les prix, certificats et éléments de catering au moins 7 jours avant l’événement. Vérifiez aussi le nombre de prises, rallonges, multiprises et passages de câbles avant l’installation de la scène.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de talents ?
Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de fixer le règlement, recruter le jury et l’animateur, ouvrir les inscriptions, organiser la technique et publier le programme.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un concours de talents ?
Fermez les inscriptions 10 à 14 jours avant l’événement. Il restera alors assez de temps pour confirmer les participants, répartir les prestations, recueillir les besoins alimentaires et finaliser le déroulé.
Quel matériel prévoir pour un concours de talents ?
Prévoyez notamment des haut-parleurs, une table de mixage, des microphones sans fil, des pieds de micro, des moniteurs de scène, des boîtiers DI, un ordinateur portable et un lecteur audio. Ajoutez au minimum 20 % de rallonges et de multiprises par rapport au premier inventaire.
Quand préparer les documents du jury et les certificats ?
Préparez les critères et imprimez les formulaires du jury au plus tard 3 jours avant le concours. Les certificats doivent être créés et relus au moins 7 jours avant, afin de corriger les noms et les catégories à temps.

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