Checklist voor een goed georganiseerde talentenwedstrijd
Een talentenwedstrijd organiseren vraagt meer dan deelnemers verzamelen en een podium neerzetten. Je moet vooraf het reglement, de jury, de techniek en het programma op elkaar afstemmen. Vooral optreedmuziek, technische wensen en de volgorde van optredens kosten tijd als je ze te laat verzamelt. Gebruik deze checklist om eerst de basis vast te leggen, daarna deelnemers en programma te regelen en ten slotte de wedstrijddag praktisch voor te bereiden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Juryleden benaderen
2 personen
Presentator vastleggen
Technische ondersteuning regelen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Inschrijvingen openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
2 personen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Optredens indelen
2 personen
Programma publiceren
Dieetwensen verzamelen
Jurycriteria voorbereiden
2 personen
Juryformulieren printen
Prijzen bestellen
Certificaten maken
2 personen
Reserveringen maken
Catering bestellen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Optreedmuziek verzamelen
2 personen
Technische wensen opvragen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Contactlijst afdrukken
Crewbriefing voorbereiden
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen klaarzetten
4 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Backstage inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Programma ophangen
Prijzen klaarzetten
Garderobe inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Techniek testen
3 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Deelnemers inchecken
2 personen
Jury instrueren
2 personen
Publiek verwelkomen
2 personen
Programma presenteren
Optredens begeleiden
3 personen
Podiumwissels uitvoeren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Juryuitslag verwerken
2 personen
Winnaars aankondigen
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Groepsfoto maken
Publiek uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
Podium afbreken
4 personen
Meubilair terugzetten
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleende spullen verzamelen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Foto's met deelnemers delen
Uitslag online publiceren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 6
- Jurytafelsaantal 2
- Inschrijftafel
- Biertafelsaantal 8
- Stoelenaantal 120
- Barkrukkenaantal 6
- Garderoberekkenaantal 3
- Afvalbakkenaantal 8
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- Podiummonitorenaantal 2
- DI-boxenaantal 4
- Laptop
- Muziekspeler
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelgotenaantal 10
- Tape voor kabelsaantal 6
- Printer
- Fotocamera
- Powerbanksaantal 4
Verlichting
- LED-spotsaantal 6
- Lichtstatievenaantal 2
- Sfeerverlichtingaantal 4
Servies
- Drinkglazenaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Serveertangenaantal 6
- Koelcontainersaantal 3
Decoratie
- Podiumachterdoek
- Ballonnenbogenaantal 2
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Tafelkledenaantal 12
- Naamkaartjeshoudersaantal 20
- Pijlbordenaantal 8
- Fotowand
Sportmateriaal
- Kabelmattenaantal 8
- Afzetpalenaantal 12
- Afzetlintaantal 4
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Stofzuiger
- Schoonmaakkarrenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum en locatie eerst vast en regel daarna de presentator, juryleden en technische ondersteuning. Zonder deze drie afspraken kun je geen betrouwbaar programma of reglement publiceren.
- Vraag technische wensen en optreedmuziek direct bij de aanmelding op. Geef deelnemers een vaste uiterste aanleverdatum, zodat je de laptop, muziekspeler, DI-boxen en microfoons vooraf kunt testen.
- Plan de optredens pas nadat de inschrijvingen zijn verwerkt en de deelnemers zijn bevestigd. Houd per optreden een realistische wisseltijd aan en publiceer het programma zodra de volgorde definitief is.
- Print de juryformulieren en het draaiboek vóór de wedstrijddag. Leg per jurytafel schrijfmateriaal klaar en zorg dat de presentator een eigen exemplaar van het programma heeft.
- Controleer de zaalindeling niet alleen vanaf het podium: plaats ook de inschrijftafel, jurytafels, stoelen, garderoberekken en afvalbakken. Werk verlengkabels weg met kabelgoten en tape, zodat publiek en deelnemers niet struikelen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een talentenwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, reglement, jury en presentator. Open de inschrijvingen daarna minimaal 4 weken voor de wedstrijd, zodat je tijd houdt voor bevestigingen en de programmering.
- Wanneer moet ik de optreedmuziek van deelnemers verzamelen?
- Vraag de muziek en technische wensen bij de inschrijving op en sluit de aanlevering uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd. Test alle bestanden en aansluitingen daarna minstens één keer met de muziekspeler, laptop en geluidsinstallatie.
- Hoeveel tijd moet ik per talentenwedstrijdoptreden plannen?
- Plan naast de optreedduur minimaal 5 minuten voor aankondiging, wissel en controle van microfoon of muziek. Bij grotere instrumenten of meerdere deelnemers op het podium is 10 minuten wisseltijd veiliger.
- Wat moet ik op de wedstrijddag als eerste controleren?
- Controleer 2 tot 3 uur voor aanvang de podiumdelen, luidsprekers, mengpaneel, draadloze microfoons, monitoren en verlichting. Test daarna de muziek en loop het draaiboek met de presentator en technische ondersteuning door.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!