Talentenwettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Talentenwettbewerb steht und fällt mit einem klaren Ablauf. Lege zuerst Datum, Ort und Reglement fest, bevor du Anmeldungen öffnest oder Werbung veröffentlichst. Danach folgen Jury, Moderation, Technik, Auftrittsreihenfolge und Catering. Plane außerdem genug Zeit für technische Anforderungen, Musikdateien, Zertifikate und die Ausgabe der Preise ein – diese Punkte werden besonders häufig erst kurz vor dem Wettbewerb erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
Jurymitglieder ansprechen
2 Personen
Moderator festlegen
Technische Unterstützung organisieren
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Anmeldungen öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung online stellen
2 Personen
Poster verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
Auftritte einteilen
2 Personen
Programm veröffentlichen
Ernährungswünsche erfassen
Jurykriterien vorbereiten
2 Personen
Jurymitglieder-Formulare drucken
Preise bestellen
Zertifikate erstellen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Catering bestellen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Auftrittsmusik sammeln
2 Personen
Technische Anforderungen erfragen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Kontaktliste ausdrucken
Crew-Briefing vorbereiten
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Bühne aufbauen
4 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Jurytisch einrichten
2 Personen
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
Backstage einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Programm aufhängen
Preise bereitstellen
Garderobe einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Technik testen
3 Personen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Teilnehmer einchecken
2 Personen
Jury einweisen
2 Personen
Publikum begrüßen
2 Personen
Programm präsentieren
Auftritte betreuen
3 Personen
Bühnenwechsel durchführen
3 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
Juryergebnis verarbeiten
2 Personen
Gewinner ankündigen
2 Personen
Preise überreichen
2 Personen
Gruppenfoto machen
Publikum verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Beschallungsanlage abbauen
3 Personen
Bühne abbauen
4 Personen
Möbel zurückstellen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Geliehene Sachen sammeln
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Fotos mit Teilnehmenden teilen
Ergebnis online veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 6
JurytischeAnz. 2
Anmeldetisch
BiertischeAnz. 8
StühleAnz. 120
BarhockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
BühnemonitoreAnz. 2
DI-BoxenAnz. 4
Laptop
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelkanäleAnz. 10
Klebeband für KabelAnz. 6
Drucker
Fotokamera
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Geschirr

TrinkgläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 6
KühlcontainerAnz. 3

Dekoration

Bühnenhintergrund
BallonbögenAnz. 2
WimpelkettenAnz. 6
TischdeckenAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 20
WegweiserAnz. 8
Fotowand

Sportmaterial

KabelmattenAnz. 8
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4

Reinigung

BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
Staubsauger
ReinigungswagenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Reglement fest, bevor die Anmeldung startet. Nenne darin Frist, Auftrittsdauer, Bewertungskriterien und Regeln für Musik oder technische Unterstützung.
Frage technische Anforderungen direkt im Anmeldeformular ab. So erfährst du frühzeitig, ob ein Beitrag ein Funkmikrofon, DI-Boxen, Monitore oder besondere Zuspieltechnik braucht.
Bestätige Teilnehmer erst nach Prüfung aller Anmeldungen und veröffentliche das Programm anschließend mit festen Auftrittszeiten. Lass zwischen den Beiträgen einige Minuten für Wechsel und Umbau.
Sammle die Auftrittsmusik spätestens eine Woche vorher an einem zentralen Ort und teste jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop oder Musikplayer.
Drucke Juryformulare, Drehbuch und Zertifikate nicht erst am Veranstaltungstag. Bereite pro Jurymitglied ein Formularset vor und bestelle Preise mit mindestens zwei bis drei Wochen Vorlauf.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Talentenwettbewerb organisieren?: Beginne mindestens acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Ort, Reglement und Jury. Öffne die Anmeldung idealerweise sechs bis acht Wochen vor dem Wettbewerb, damit genug Zeit für Werbung und Rückfragen bleibt.
Wann sollte die Anmeldung für einen Talentenwettbewerb schließen?: Schließe die Anmeldung etwa drei bis vier Wochen vor der Veranstaltung. So bleiben mindestens zwei Wochen, um Teilnehmer zu bestätigen, Auftritte einzuteilen und technische Anforderungen zu klären.
Wie viel Zeit braucht ein Auftritt beim Talentenwettbewerb?: Plane pro Beitrag die tatsächliche Auftrittsdauer plus etwa fünf Minuten für Ansage, Wechsel und Umbau ein. Bei 12 Beiträgen mit jeweils fünf Minuten solltest du daher mindestens zwei Stunden Programmzeit einrechnen.
Wann muss man die Technik für einen Talentenwettbewerb testen?: Führe den vollständigen Soundcheck spätestens am Vortag durch, wenn der Ort zugänglich ist. Prüfe Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Monitore, Kabel, Licht und jede Auftrittsmusik einzeln.

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