Organiser un concours de saut : la checklist complète

Un concours de saut se prépare dans un ordre précis : d’abord le format, les catégories et le règlement, puis le terrain, les autorisations et les inscriptions. Le parcours, le jury et les bénévoles doivent être confirmés avant la publication de la liste de départ. Cette checklist rassemble aussi les oublis fréquents, comme le plan de stationnement, les besoins alimentaires, les rallonges ou les documents imprimés. Utilise-la pour suivre l’organisation jusqu’au jour de la compétition.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Définir les catégories de compétition
2 personnes
Établir le règlement du concours
2 personnes
Définir les membres du jury
2 personnes
Définir le concepteur du parcours
2 personnes
Réserver un animateur
2 personnes
Faire la réservation du terrain de compétition
2 personnes
Faire la réservation du parking
2 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Vérifier la couverture d'assurance
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Enregistrer les droits d’inscription
2 personnes
Établir la liste de départ
2 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les bénévoles
2 personnes
Établir le plan de stationnement
2 personnes
Créer le plan
2 personnes
Préparer la conception du parcours
2 personnes
Commander les prix et les rubans
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les documents de départ
2 personnes
Inspecter le terrain et le sol
3 personnes
Préparer les obstacles et le matériel
4 personnes
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Contrôler les vestiaires et les toilettes
2 personnes
Préparer la table des prix
2 personnes
Balisage du site
3 personnes
Installer le parcours
5 personnes
Répartir le paddock
3 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Balisage du parking
3 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Monter le point de restauration
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les numéros de départ
2 personnes
Vérifier les chevaux et les documents
2 personnes
Autoriser le parcours
2 personnes
Ouvrir la compétition
Annoncer l’ordre de départ
Surveiller le parcours
2 personnes
Traiter les résultats du jury
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Informer le public
Rassembler les déchets
2 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Organiser la remise des prix
3 personnes
Clore le concours
2 personnes

Suivi

Démonter le parcours
5 personnes
Ranger le site
4 personnes
Vérifier les écuries et les paddocks
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Archiver les documents du concours
Gérer les frais et les paiements
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 4
Table du jury

Matériel de sport

Poutres d'équilibreqté 24
Supports de poutreqté 48
Supportsqté 24
Bac à eau
Obstacle mural
Panneaux de départ et d'arrivéeqté 2
Numéros de départqté 80
Porte-numéros de dressageqté 80
Cônesqté 20
Barrières de sécuritéqté 30
Râteaux à mainqté 4
Brouettesqté 2
Lettres d’obstacleqté 12
Rubans pour les gagnantsqté 30
Rubans de couleurqté 6

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Haut-parleursqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 80

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Bouteilles isothermesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Fanions de compétitionqté 12
Nappesqté 10
Coupesqté 12

Nettoyage

Balais à mainqté 4
Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe le format, les catégories et le règlement avant d’ouvrir les inscriptions. Les participants doivent connaître les conditions d’engagement, les horaires prévus et les règles appliquées dès le formulaire.
Réserve le terrain de compétition et le parking en même temps, puis vérifie les autorisations et l’assurance. Sans plan de stationnement, l’arrivée des chevaux et des véhicules peut rapidement bloquer l’accès au site.
Demande au concepteur du parcours une version exploitable plusieurs jours avant l’épreuve. Prévois aussi les éléments nécessaires sur le terrain : obstacles, supports, lettres, cônes, panneaux de départ et d’arrivée, ainsi que les barrières de sécurité.
Clôture les inscriptions avant d’établir la liste de départ. Confirme ensuite chaque participant, enregistre les droits d’inscription et imprime les documents de départ avant le jour J, plutôt que le matin même.
Planifie les bénévoles par poste et par horaire, notamment pour le jury, le stationnement, le terrain et l’accueil. Vérifie au moins 48 heures avant l’épreuve la sonorisation, les microphones, les rallonges, les multiprises, les glacières et les thermos.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un concours de saut ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le terrain et le parking, vérifier les autorisations, publier les inscriptions, préparer le parcours et commander les prix et les rubans.
Quand publier le formulaire d’inscription d’un concours de saut ?: Publie-le environ 4 à 6 semaines avant la compétition. Fixe une date de clôture au moins 10 jours avant l’épreuve afin de traiter les inscriptions, confirmer les participants et établir la liste de départ.
Que faut-il prévoir pour le parcours d’un concours de saut ?: Prévois les obstacles, poutres, supports, bac à eau, obstacle mural, lettres d’obstacle, cônes, panneaux de départ et d’arrivée, ainsi que les barrières de sécurité. Le plan doit être finalisé au minimum 3 à 5 jours avant le concours pour vérifier le matériel et organiser l’installation.
Quand imprimer les documents de départ ?: Imprime-les après la confirmation des participants et la validation de la liste de départ, idéalement 24 à 48 heures avant le concours. Garde quelques exemplaires supplémentaires pour les changements de dernière minute et l’accueil.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.