Organiser un concours de quilles sans rien oublier
Un concours de quilles se prépare en plusieurs étapes : réservation des pistes, inscriptions, constitution des équipes et préparation du matériel. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, sans attendre la dernière semaine pour régler les détails. Prévoyez aussi l’accueil, les feuilles de score, les boissons fraîches et la remise des trophées. Le jour J, chaque équipe doit savoir où s’enregistrer, sur quelle piste jouer et comment se déroule la compétition.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le bowling
Confirmer la date du match
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Réserver définitivement les stands
Répartir les équipes et les manches
2 personnes
Élaborer le règlement de la compétition
2 personnes
Commander les prix et les coupes
Confirmer les prestations de catering
Envoyer les informations aux participants
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les cartes de score
Imprimer les équipes et la répartition des pistes
Emballer les prix
Rassembler le matériel
2 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Préparer le matériel de compétition
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Expliquer les règles du concours
Guider les équipes vers les postes
2 personnes
Noter les scores par manche
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Vérifier les scores finaux
3 personnes
Annonce des gagnants
Remettre les prix
2 personnes
Suivi
Emballer les restes
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Partager le classement final avec les participants
Rendre les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Table d'inscription
- Tables de bièreqté 5
- Chaisesqté 45
- Table de buffetqté 2
- Poubellesqté 4
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 60
- Assiettesqté 50
- Couvertsqté 50
- Tasses à caféqté 40
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 6
Matériel de sport
- Panneaux de scoreqté 6
- Fiches de scoreqté 60
- Crayonsqté 30
- Cônes de rechangeqté 10
- Ballons de matchqté 6
- Chasubles d’équipeqté 40
- Trophées du vainqueurqté 3
- Rubans de médailleqté 12
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 2
- Câbles de rechargeqté 4
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Enceinte Bluetooth
- Microphone
Décoration
- Ballonsqté 40
- Arche de ballons
- Bannière de compétition
- Nappesqté 6
- Badges nominatifsqté 50
- Pots à stylosqté 6
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Papier aluminiumqté 2
- Film alimentaireqté 2
Nettoyage
- Supports de sacs poubelleqté 4
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Brosses à vaisselleqté 3
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
- Spray désinfectantqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Ouvrez les inscriptions au moins 3 semaines avant le concours et demandez dès ce moment les allergies ou besoins alimentaires. Vous pourrez ainsi confirmer le catering avec un nombre réel de participants.
- Répartissez les équipes et les manches 5 à 7 jours avant le match, puis envoyez les pistes attribuées avec le règlement. Imprimez aussi une version de secours pour l’accueil.
- Préparez les cartes de score, crayons, panneaux de score et chasubles au plus tard la veille. Ajoutez quelques cônes et ballons de rechange pour éviter une interruption pendant une manche.
- Installez le comptoir d’accueil, les tables et les chaises au moins 60 minutes avant l’arrivée des joueurs. Gardez les badges nominatifs, la liste des participants et les informations de répartition au même endroit.
- Mettez les boissons au frais au moins 3 heures avant le début et prévoyez deux à trois verres par personne pour la première heure. Emballez les trophées et rubans avant l’ouverture du lieu, afin de ne pas les chercher au moment de la remise des prix.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concours de quilles ?
- Comptez environ 3 semaines pour réserver les pistes, ouvrir les inscriptions et commander les trophées. Terminez la répartition des équipes, l’impression des documents et la préparation du matériel dans les 7 jours précédant le match.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour un concours de quilles ?
- Envoyez-les au moins 3 semaines avant la date prévue, avec la date limite d’inscription. Fermez les inscriptions 7 jours avant le concours pour vérifier les participants et constituer les équipes.
- Quel matériel préparer pour un concours de quilles ?
- Préparez les panneaux et fiches de score, les crayons, les ballons de match, les chasubles et quelques cônes de rechange. Ajoutez un ordinateur portable, les câbles de recharge, des rallonges et une multiprise si les résultats sont suivis ou affichés sur place.
- À quelle heure faut-il arriver le jour du concours de quilles ?
- Ouvrez le lieu au moins 60 minutes avant l’accueil des joueurs. Ce délai permet d’installer les tables et les chaises, de préparer le comptoir, de rafraîchir les boissons et de vérifier les pistes et les documents.
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