Organiser un concours de dirt jump : la checklist complète

Un concours de dirt jump demande plus qu’une piste et des vélos prêts à rouler. Il faut cadrer les autorisations, l’assurance, le règlement, les inscriptions et la sécurité avant d’ouvrir les entraînements. Cette checklist suit l’ordre pratique de préparation, puis couvre l’accueil, le jury, les bénévoles, les réparations de piste et le matériel du jour J. Prévois aussi une solution pour la météo et les informations de dernière minute envoyées aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir la date du concours
2 personnes
Réserver le lieu
Demander une autorisation de compétition
Vérifier l’assurance
Établir le règlement du concours
2 personnes
Définir les membres du jury
Assurer la présence des secours
Établir le planning des matchs
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Fixer les prix
Commander les prix et les coupes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
Planifier les bénévoles
2 personnes
Réserver les livraisons
Finaliser la liste de courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les prix
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Inspecter la piste de dirt jump
3 personnes
Réparer les sauts et les réceptions
4 personnes
Délimiter la piste et le public
3 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Imprimer les formulaires du jury
Tester la musique et le micro
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Balisage du terrain de compétition
5 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Brancher le son
2 personnes
Entretenir la piste
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Vérifier les licences et les formulaires
2 personnes
Faire le briefing des pilotes
2 personnes
Accueillir le public
Encadrer l'entraînement
4 personnes
Prendre place dans les positions du jury
4 personnes
Animer les tours de qualification
5 personnes
Traiter les résultats du concours
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Contrôler le public et la piste
3 personnes
Entretenir la piste entre-temps
3 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer les tours finaux
5 personnes
Vérifier les scores finaux
3 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Photographier les gagnants
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Clôturer le catering
3 personnes

Suivi

Couper le son
2 personnes
Dégager le site
5 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rassembler le matériel de piste
3 personnes
Laisser le site propre
4 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Faire évacuer les déchets
Publier les résultats
Remercier les participants
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 3
Table plianteqté 8
Chaiseqté 24
Ensemble de table de bièreqté 4
Table du juryqté 2
Poubelleqté 6

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallonge électriqueqté 6
Multipriseqté 4
Batterie externe rechargeableqté 4
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Talkie-walkieqté 8

Matériel de sport

Portillon de départ
Panneau de numéros de départqté 60
Porte-bloc du juryqté 5
Sifflet du juryqté 4
Chronomètreqté 4
Mètre rubanqté 2
Pelleqté 6
Brouetteqté 2
Râteauqté 4
Arrosoirqté 4
Niveau à bulleqté 2
Tasse-tamponqté 2
Brosse de pisteqté 4
Pompe à vélo de rechangeqté 2
Boîte à outils de baseqté 2
Support de montage pour vélo
Chambre à air de rechangeqté 10
Démonte-pneuqté 6
Adaptateur de pompe à véloqté 4
Plaquette de frein de rechangeqté 8
Serre-câblesqté 200
Barrière de sécuritéqté 40
Cône de signalisationqté 30
Balisage à rubanqté 6
Côneqté 20
Botte de pailleqté 30
Tapis de réceptionqté 6
Support à véloqté 30
Porte-dossardqté 60
Élément de scèneqté 3
Chronomètre de compétition
Caisse du prize money

Vaisselle

Verre à boisson réutilisableqté 150
Tasse à caféqté 60
Assiette réutilisableqté 120
Set de couvertsqté 120
Carafeqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Glacièreqté 6
Bac à glaçonsqté 4
Planche à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plat de serviceqté 12
Cuillère de serviceqté 8
Thermosqté 4

Nettoyage

Seau de nettoyageqté 4
Serpillièreqté 4
Balaiqté 6
Balayette et pelleqté 4
Balayetteqté 4
Pince à déchetsqté 4
Étendoir à lingeqté 2

Éclairage

Projecteur de chantier LEDqté 6
Guirlande lumineuseqté 6
Lampe de pocheqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commence par la date, le lieu et l’autorisation de compétition : ces trois éléments conditionnent l’assurance, les invitations et le calendrier des inscriptions. Garde une marge d’au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les validations et confirmer les prestataires.
Publie un formulaire d’inscription qui demande la catégorie, le niveau, les coordonnées et les besoins alimentaires. Ferme les inscriptions au moins 7 jours avant le concours afin d’établir les matchs, les listes de départ et les besoins des bénévoles.
Ne laisse pas la piste au dernier contrôle la veille. Inspecte les sauts et les réceptions 2 à 3 jours avant, puis prévois une pelle, une brouette, un râteau, un arrosoir et de quoi réparer immédiatement les zones déformées.
Le jury doit disposer d’une table dédiée, de porte-blocs, de sifflets, de chronomètres et d’un mètre ruban. Organise un briefing de 30 minutes avant le premier passage pour rappeler les critères, les horaires et la procédure en cas d’égalité.
Teste la sonorisation, le microphone, les rallonges et les talkies-walkies avant l’arrivée du public. Prépare les informations participants la veille et vérifie les prévisions météo à 72 heures puis le matin même, avec un message prêt en cas de modification.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de dirt jump ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, obtenir l’autorisation, vérifier l’assurance, ouvrir les inscriptions, contacter les sponsors et commander les coupes.
Quand fermer les inscriptions à un concours de dirt jump ?: Ferme-les environ 7 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de confirmer les participants, établir les matchs, recueillir les besoins alimentaires et répartir les bénévoles.
Quand vérifier la piste de dirt jump avant le concours ?: Fais une inspection complète 2 à 3 jours avant, puis un dernier tour le matin du concours. Répare les sauts et les réceptions avant l’ouverture des entraînements, même si la piste semblait correcte la veille.
Quel matériel prévoir pour le jury d’un concours de dirt jump ?: Prévois une table du jury, des porte-blocs, des sifflets, des chronomètres, un mètre ruban et un ordinateur portable ou une imprimante si les résultats sont traités sur place. Organise aussi un briefing d’environ 30 minutes avant le premier passage.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.