Dirtjumpwedstrijd organiseren: checklist en planning

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Tips

• Leg datum en locatie eerst vast en vraag daarna direct de wedstrijdvergunning aan. Controleer ook de verzekering voordat je inschrijvingen opent; zonder die bevestigingen kun je deelnemers beter nog geen definitieve informatie sturen.
• Publiceer het inschrijfformulier zodra reglement, categorieën en wedstrijdschema zijn vastgesteld. Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd, inclusief aankomsttijd, programma en wat zij zelf moeten meenemen.
• Plan juryleden, EHBO en vrijwilligers per tijdsblok in plaats van alleen namen te verzamelen. Zorg dat de jurytafel, portofoons, stopwatch, juryclipboard en microfoon vóór de eerste heat op hun plek staan.
• Plan baanonderhoud niet alleen op de wedstrijddag. Inspecteer sprongen en landingen enkele dagen vooraf, herstel beschadigingen met schep, kruiwagen, hark en aanstamper en doe op de ochtend zelf nog een laatste controle.
• Reserveer leveringen en werk de boodschappenlijst uiterlijk een week vooraf af. Controleer 1 à 2 dagen voor de wedstrijd de prijzen, bekers, stroomvoorziening, verlengkabels, stekkerdozen en een opgeladen powerbank.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dirtjumpwedstrijd organiseren?

Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de locatie reserveren, de vergunning en verzekering regelen, het reglement maken, jury en EHBO vastleggen en de inschrijving openen.

Wanneer moet ik een vergunning voor een dirtjumpwedstrijd aanvragen?

Vraag de vergunning direct aan zodra datum en locatie definitief zijn, bij voorkeur minimaal 8 weken voor de wedstrijd. De behandeltermijn verschilt per gemeente, dus wacht niet tot de inschrijvingen al lopen.

Wanneer moet ik deelnemersinformatie voor een dirtjumpwedstrijd versturen?

Stuur de bevestiging en praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd. Vermeld daarin het wedstrijdschema, de aanmeldtijd, locatie-instructies en eventuele laatste wijzigingen door het weer.

Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een dirtjumpwedstrijd?

Plan minimaal 1 week vooraf per taak een verantwoordelijke in voor jury, EHBO, inschrijving, baancontrole, deelnemersbegeleiding en catering of uitgifte. Het exacte aantal hangt af van het aantal deelnemers en heats; werk met tijdsblokken zodat niemand de hele dag vastzit.