Checklist pour organiser un concours de chiens de sauvetage

Un concours de chiens de sauvetage demande une préparation précise, car le parcours, les informations sur chaque chien et la circulation du public doivent être prêts en même temps. Cette checklist regroupe 73 tâches et 72 fournitures, de la réservation du lieu à la remise des médailles. Commencez par les autorisations, l’assurance et le règlement, puis verrouillez les inscriptions et l’ordre de passage. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, vérifier la météo et rassembler le matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Définir le règlement du concours
2 personnes
Inviter les membres du jury
Organiser le parcours
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les informations des chiens
2 personnes
Établir l'ordre de passage
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Préparer le briefing du jury
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Établir le plan de stationnement
Envoyer les indications d'accès
Commander les prix et médailles
Réserver le catering
Vérifier la liste des courses
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les dernières informations aux participants
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel de compétition
3 personnes
Préparer le matériel d’impression
2 personnes
Préparer de l’eau pour les chiens
2 personnes
Contrôler le site
3 personnes
Mettre en place le parcours
5 personnes
Installer les obstacles
5 personnes
Marquer les zones de départ et d’arrivée
3 personnes
Installer les barrières de foule
3 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Monter la table du jury
2 personnes
Monter le point de restauration
3 personnes
Tester l'alimentation électrique et l'éclairage
2 personnes
Organiser le briefing du jury
4 personnes
Briefer les bénévoles
5 personnes

Événement

Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Accueillir les chiens et les conducteurs
3 personnes
Guider le public vers les tribunes
3 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Accompagner le tour d’échauffement
3 personnes
Encadrer l’épreuve de recherche
6 personnes
Encadrer l’épreuve d’obéissance
5 personnes
Encadrer l’épreuve de sauvetage
7 personnes
Annoncer la pause
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner l’eau pour les chiens
2 personnes
Surveiller le terrain de compétition
3 personnes
Rassembler les feuilles de score
2 personnes
Saisir les scores
2 personnes
Publier les classements intermédiaires
Préparer la remise des prix
3 personnes
Animer la remise des prix
4 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Faire quitter le public en toute sécurité
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Ramasser l’eau pour chiens
2 personnes
Démonter le matériel du parcours
5 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le point de restauration
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer les résultats
Partager les photos avec les participants
Archiver les documents de prix

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables du juryqté 3
Tables hautesqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Cônesqté 40
Ruban de balisageqté 6
Barrières de sécuritéqté 20
Numéros de départqté 60
Marqueursqté 12
Cerceauxqté 6
Poutres d'équilibreqté 8
Tunnels de crawlqté 3
Plans inclinés d’escaladeqté 2
Passerellesqté 3
Boîtes de rechercheqté 6
Maquettesqté 12
Cordesqté 10
Ballonsqté 12
Giletsqté 20
Chronomètresqté 8
Mètres rubansqté 3
Panneaux de scoreqté 3
Laisses pour chiensqté 10
Bacs à eauqté 20
Distributeurs de sacs à déjectionsqté 8

Équipement

Talkies-walkiesqté 10
Mégaphone
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Louchesqté 6

Catering

Distributeurs de boissonsqté 3
Pains de glaceqté 20
Filtres à caféqté 100
Gobelets thermiquesqté 60
Courses

Sécurité

Trousse de premiers secours
Trousse de premiers secours pour animaux
Gants en nitrileqté 100
Gilets de sécuritéqté 12
Extincteursqté 2

Décoration

Panneaux directionnelsqté 12
Affiches du matchqté 6
Ruban de prixqté 10
Médaillesqté 12
Gobeletsqté 6
Certificatsqté 60
Stylosqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Essuie-toutqté 8
Porte-sacs à déjectionsqté 8

Conseils

Réservez le lieu et vérifiez les autorisations ainsi que l’assurance plusieurs semaines avant le concours. Sans ces validations, le parcours et l’accueil du public peuvent encore devoir être modifiés à la dernière minute.
Publiez le formulaire d’inscription dès que le règlement est fixé. Prévoyez une date limite pour récupérer les informations des chiens, les besoins alimentaires et les coordonnées réellement utiles le jour du concours.
Établissez l’ordre de passage et attribuez les numéros de départ avant d’envoyer la confirmation finale. Remettez ensuite à chaque participant les indications d’accès, le stationnement et l’heure à laquelle il doit se présenter.
Préparez un plan distinct pour le jury, les bénévoles et le parcours. Les talkies-walkies, le mégaphone et les chronomètres doivent être testés avant l’arrivée des concurrents, pas pendant le briefing.
Vérifiez le matériel de compétition la veille : cônes, ruban de balisage, barrières, obstacles, panneaux de score, laisses et bacs à eau. Ajoutez les distributeurs de sacs à déjections et prévoyez un contrôle météo dans les dernières 48 heures.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concours de chiens de sauvetage ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer les autorisations et l’assurance, fixer le règlement, inviter le jury et ouvrir les inscriptions.
Quand fermer les inscriptions au concours ?: Fixez la clôture des inscriptions environ 2 à 3 semaines avant le concours. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les informations des chiens, établir l’ordre de passage, attribuer les numéros et confirmer chaque participant.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un concours canin ?: Prévoyez une personne par poste nécessaire au parcours, plus une petite équipe de réserve, généralement 10 à 15 % de l’effectif. Répartissez les rôles au moins 7 jours avant et donnez à chacun son emplacement et ses horaires.
Quand envoyer les dernières informations aux participants ?: Envoyez-les 3 à 5 jours avant le concours, puis prévenez rapidement en cas de changement météo ou d’accès. Indiquez l’heure de présentation, l’ordre de passage, le stationnement, l’équipement à apporter et les coordonnées de contact sur place.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.