Checklist pour organiser un concert sans rien oublier

Un concert se prépare bien avant l’installation de la scène. Commence par fixer la date et le lieu, puis réserve les artistes, vérifie les autorisations et l’assurance avant d’ouvrir les inscriptions. Les besoins techniques, le catering et le planning doivent être confirmés plusieurs semaines à l’avance. Cette checklist t’aide à enchaîner les démarches, les réservations et le montage jusqu’à l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Réserver des artistes
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Rassembler les informations sur les artistes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Établir le programme et le planning
2 personnes
Réserver la technique
2 personnes
Commander le catering
Répartir les bénévoles
2 personnes
Créer le plan
Concevoir la signalétique
Préparer les bracelets et les billets
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Envoyer le briefing aux artistes
Préparer le lieu
3 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Aménager l’espace public
4 personnes
Monter le bar et le point de service
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester la technique
3 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Aménager l’entrée et la caisse
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles d’accueil du public
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Ouvrir les portes
4 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Accompagner le public à la salle
2 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Encadrer la première prestation
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Accompagner la deuxième prestation
3 personnes
Diffuser la musique de pause
Accompagner le troisième spectacle
3 personnes
Adapter la technique entre les spectacles
3 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Vérifier les toilettes
Encadrer la prestation principale
4 personnes
Accompagner les rappels
4 personnes
Annoncer le dernier tour
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Démonter l'équipement
4 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Ranger le mobilier
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 180
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 4
Câbles audioqté 20
Câbles XLRqté 20
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 12
Passe-câblesqté 20
Ordinateur portable
Clés USBqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Lampes de chantierqté 4
Filtres de lumièreqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 80
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8

Décoration

Fond de scèneqté 2
Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 8

Catering

Courses

Conseils

Confirme les autorisations et l’assurance avant d’envoyer les invitations : certaines démarches peuvent demander plusieurs semaines et conditionnent l’accueil du public.
Demande les besoins techniques de chaque artiste dès la réservation. Un concert peut nécessiter des microphones, des boîtiers DI, du monitoring et une table de mixage différents selon la programmation.
Prévois un planning détaillé avec les horaires d’arrivée, de montage, de balances, de repas et de passage sur scène. Envoie le briefing aux artistes avant leur venue pour éviter les informations manquantes le jour J.
Ne réserve pas seulement la sonorisation : vérifie aussi l’alimentation électrique, les multiprises, les rallonges et les passe-câbles. Les câbles qui traversent le public doivent être sécurisés avant l’ouverture des portes.
Répartis les bénévoles avant la préparation du lieu, avec un responsable pour l’accueil, les artistes, la billetterie et la salle. Prépare aussi la signalétique, les bracelets et les billets avant le début du montage.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un concert ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour un concert avec artistes, réservations techniques et autorisations. Commence plus tôt si la date dépend de plusieurs intervenants ou d’une salle très demandée.
Quand réserver la technique pour un concert ?: Réserve la sonorisation et l’éclairage dès que le lieu et les artistes sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant le concert. Transmets ensuite la fiche technique de chaque artiste au prestataire.
Que faut-il vérifier le jour du montage d’un concert ?: Vérifie l’alimentation électrique, le câblage, les microphones, les retours, les haut-parleurs et les lumières avant la balance. Garde au moins 2 heures entre la fin du montage et l’ouverture des portes pour corriger les problèmes.
Combien de bénévoles prévoir pour un concert ?: Pour un concert de petite ou moyenne taille, prévois au minimum 1 bénévole pour 25 à 30 spectateurs, en plus d’un responsable général. Ajoute des personnes dédiées à l’accueil, aux artistes et à la circulation si les espaces sont séparés.

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