Concert organiseren: checklist van boeking tot afbouw
Een concert organiseren vraagt meer dan een artiest en een podium regelen. Je legt eerst datum, locatie, vergunningen en verzekering vast en werkt daarna toe naar programma, techniek, catering en publieksontvangst. Vooral technische wensen, stroompunten, kabelroutes en artiesteninformatie worden vaak te laat verzameld. Deze checklist helpt je de 68 taken in de juiste volgorde af te werken, inclusief opbouw van podium, geluid en licht en de briefing op de concertdag.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Artiesten boeken
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Artiesteninformatie verzamelen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Programma en tijdschema maken
2 personen
Techniek reserveren
2 personen
Catering bestellen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Plattegrond maken
Bewegwijzering ontwerpen
Polsbandjes en tickets klaarleggen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Artiestenbriefing versturen
Locatie voorbereiden
3 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Publieksruimte inrichten
4 personen
Bar en uitgiftepunt opbouwen
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Techniek testen
3 personen
Artiestenruimte inrichten
2 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Ingang en kassa inrichten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Publieksbegeleiders briefen
2 personen
Event
Artiesten ontvangen
2 personen
Deuren openen
4 personen
Tickets controleren
3 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Publiek naar zaal begeleiden
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
Eerste optreden begeleiden
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tweede optreden begeleiden
3 personen
Pauzemuziek afspelen
Derde optreden begeleiden
3 personen
Techniek tussen optredens aanpassen
3 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Toiletten controleren
Hoofdoptreden begeleiden
4 personen
Toegiften begeleiden
4 personen
Laatste ronde aankondigen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
Nazorg
Kassa afsluiten
2 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Apparatuur afbreken
4 personen
Podium afbreken
4 personen
Meubilair opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 120
- Barkrukkenaantal 8
- Garderoberekkenaantal 3
- Kledinghangersaantal 180
- Afzetpalenaantal 12
Apparatuur
- Podiumdelenaantal 12
- Podiumtrappenaantal 2
- Luidsprekersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Mengtafel
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstandaardsaantal 6
- DI-boxenaantal 4
- Monitorluidsprekersaantal 4
- Audiokabelsaantal 20
- XLR-kabelsaantal 20
- Stekkerdozenaantal 12
- Verlengkabelsaantal 12
- Kabelmattenaantal 20
- Laptop
- USB-sticksaantal 3
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Lichtcontroller
- Werklampenaantal 4
- Lichtfiltersaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Wijnglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 40
- Bordenaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Messenaantal 120
- Lepelsaantal 80
- Serveerbladenaantal 8
Keuken
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokjesbakkenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
Decoratie
- Podiumachtergrondenaantal 2
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Tafelkledenaantal 8
- Pijlbordenaantal 12
- Welkomstbord
- Programmastandaardsaantal 4
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 20
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 2
- Zaklampenaantal 4
- Veiligheidshesjesaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Vraag technische wensen uiterlijk 4 weken voor het concert op. Noteer per artiest het aantal microfoons, DI-boxen, monitorluidsprekers, kanalen op de mengtafel en benodigde aansluitingen; zo reserveer je geen installatie op basis van aannames.
- Maak het tijdschema minimaal 2 weken vooraf en geef daarin aparte blokken voor laden, soundcheck, deuren open, optredens en afbouw. Plan voor de soundcheck minstens 60 minuten en houd 30 minuten speling voor vertraging.
- Controleer de stroomvoorziening vóór je podiumdelen en lichtstatieven plaatst. Verdeel geluidsinstallatie en lichtinstallatie over geschikte groepen, leg audiokabels en XLR-kabels buiten looproutes en gebruik kabelmatten waar publiek of crew passeert.
- Stuur de artiestenbriefing uiterlijk 7 dagen vooraf. Zet daarin adres, aankomsttijd, contactpersoon, parkeren, soundcheck, programma, technische afspraken en de uiterste tijd waarop dieetwensen of cateringinformatie binnen moeten zijn.
- Leg tickets, polsbandjes, plattegrond en bewegwijzering niet pas op de concertdag klaar. Maak per publieksstroom één controlepunt en reserveer minstens 30 minuten vóór de deuren openen voor garderobe, entree, bar en vrijwilligersbriefing.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een concert organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en artiesten. Controleer vergunningen en verzekering direct daarna; technische wensen en catering kun je 4 tot 6 weken voor het concert definitief maken.
- Wanneer moet ik de techniek voor een concert reserveren?
- Reserveer podiumdelen, geluidsinstallatie en lichtinstallatie zodra de artiesten en locatie vaststaan, meestal 8 tot 12 weken vooraf. Bevestig de kanaallijst en stroombehoefte uiterlijk 4 weken voor de opbouw.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een concert?
- Reken voor een eenvoudige productie minimaal 4 uur opbouw en 1 uur soundcheck. Met meerdere artiesten, lichtstatieven en een uitgebreid podium kan de opbouw 6 tot 8 uur duren; zet dit als aparte blokken in je tijdschema.
- Wanneer stuur ik de briefing naar artiesten en vrijwilligers?
- Stuur de artiestenbriefing 7 dagen vooraf en deel de vrijwilligersindeling uiterlijk 3 dagen voor het concert. Geef op de dag zelf nog een briefing van 30 minuten vóór de deuren opengaan.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!