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Konzert organisieren: die Checkliste für einen reibungslosen Ablauf

Ein Konzert braucht mehr als Bühne und Lautsprecher. Kläre zuerst Datum, Ort, Genehmigungen und Versicherung, bevor du Künstler, Technik und Catering fest buchst. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Programm und Helfereinteilung. In den letzten Tagen zählen vollständige Künstler- und Technikdaten; am Veranstaltungstag müssen Strom, Beschallung, Licht, Einlass und Beschilderung vor dem Soundcheck funktionieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Künstler buchen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierungen vornehmen

  • Künstlerinformationen sammeln

  • Technische Anforderungen sammeln

    2 Personen

  • Programm und Zeitplan erstellen

    2 Personen

  • Technik reservieren

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Lageplan erstellen

  • Beschilderung entwerfen

  • Armbänder und Tickets bereitlegen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Künstlerbriefing versenden

  • Veranstaltungsort vorbereiten

    3 Personen

  • Bühnenelemente aufstellen

    4 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    4 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    3 Personen

  • Stromversorgung überprüfen

    2 Personen

  • Publikumsbereich einrichten

    4 Personen

  • Bar und Ausgabestelle aufbauen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Technik testen

    3 Personen

  • Künstlerraum einrichten

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Eingang und Kasse einrichten

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Publikumsbetreuer briefen

    2 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Türen öffnen

    4 Personen

  • Tickets kontrollieren

    3 Personen

  • Garderobe besetzen

    2 Personen

  • Publikum in den Saal begleiten

    2 Personen

  • Begrüßungswort übernehmen

  • Ersten Auftritt begleiten

    3 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Zweiten Auftritt betreuen

    3 Personen

  • Pausenmusik abspielen

  • Dritten Auftritt begleiten

    3 Personen

  • Technik zwischen den Auftritten anpassen

    3 Personen

  • Publikumsfragen beantworten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Hauptauftritt begleiten

    4 Personen

  • Zugaben begleiten

    4 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    3 Personen

  • Ausgabe an der Garderobe organisieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Ausrüstung abbauen

    4 Personen

  • Bühne abbauen

    4 Personen

  • Möbel wegräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 120
  • BarhockerAnz. 8
  • GarderobenständerAnz. 3
  • KleiderbügelAnz. 180
  • AbsperrpfostenAnz. 12

Ausstattung

  • BühnenelementeAnz. 12
  • BühnentreppenAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 4
  • SubwooferAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 6
  • DI-BoxenAnz. 4
  • MonitorspeakerAnz. 4
  • AudiokabelAnz. 20
  • XLR-KabelAnz. 20
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • KabelmattenAnz. 20
  • Laptop
  • USB-SticksAnz. 3

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 4
  • Lichtcontroller
  • ArbeitslampenAnz. 4
  • LichtfilterAnz. 12

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • WeingläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 40
  • TellerAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • LöffelAnz. 80
  • ServiertablettsAnz. 8

Küche

  • WasserkocherAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8

Dekoration

  • BühnenhintergründeAnz. 2
  • WimpelkettenAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 8
  • WegweiserAnz. 12
  • Willkommensschild
  • ProgrammständerAnz. 4

Reinigung

  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 20

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • FeuerlöscherAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 4
  • SicherheitswestenAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Ort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe direkt danach Genehmigungen, Versicherung, Kapazität, Fluchtwege und die verfügbare Stromversorgung.
  • Fordere von jeder Künstlerin spätestens 4 Wochen vor dem Konzert eine vollständige Bühnen- und Technikliste an. Frage ausdrücklich nach Mikrofonen, DI-Boxen, Monitoren, Anschlüssen, Laptop- oder USB-Anforderungen und der benötigten Aufbauzeit.
  • Plane den Ablauf rückwärts vom Einlass: Rechne für Bühnen- und Lichtaufbau mindestens 3 Stunden, für Soundcheck und Mikrofontest weitere 60 bis 90 Minuten. Schicke das Künstlerbriefing spätestens 7 Tage vorher mit Adresse, Ankunftszeit und Ansprechpartner.
  • Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vor dem Konzert. Bestelle Catering, wiederverwendbare Becher, Weingläser und Kaffeetassen erst nach dieser Frist in der tatsächlich benötigten Menge.
  • Erstelle Lageplan und Beschilderung mindestens 3 Tage vorher. Lege Armbänder, Tickets, Kabelmatten, Verlängerungskabel und Arbeitslampen getrennt bereit und teste die Stromversorgung, bevor die Beschallungsanlage eingeschaltet wird.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Konzert organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Künstlerbuchung, Ort, Genehmigungen und Versicherung sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin geklärt sein, damit Technik und Catering noch verfügbar sind.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Konzert?
Plane mindestens 3 Stunden für Bühnenelemente, Beschallungsanlage und Licht ein. Danach solltest du 60 bis 90 Minuten für Soundcheck, Mikrofontest und letzte Korrekturen reservieren.
Wann soll ich die Technik für ein Konzert reservieren?
Reserviere Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Mikrofone, Monitorspeaker und Lichttechnik 4 bis 6 Wochen vorher. Die endgültige technische Anforderung der Künstler sollte spätestens 4 Wochen vor dem Konzert vorliegen.
Wann müssen Einladungen und Künstlerbriefing verschickt werden?
Verschicke Einladungen je nach Anmeldefrist 4 bis 6 Wochen vorher. Das Künstlerbriefing mit Zeitplan, Lageplan, Park- oder Anlieferhinweisen und Ansprechpartner geht spätestens 7 Tage vor dem Konzert raus.

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