Checklist pour organiser un concert de chorale
Un concert de chorale demande de coordonner le lieu, le piano, les partitions, l’accueil et la technique sans laisser les derniers détails au hasard. Cette checklist de 54 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation de la date jusqu’au réglage des micros et de l’éclairage. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour les inscriptions, les besoins alimentaires et la répartition des bénévoles. Le jour J, gardez une marge pour l’installation des chaises, des pupitres et de la zone de scène.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu et le piano
Confirmer la date du concert
Définir le programme et le répertoire
3 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Coordonner la technique
2 personnes
Vérifier les partitions
3 personnes
Concevoir les programmes
Faire imprimer les programmes
Passer la commande traiteur
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer les partitions
2 personnes
Distribuer les consignes aux bénévoles
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les issues de secours
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Aménager la zone de scène
3 personnes
Installer les pupitres de musique
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Aménager la table d’accueil
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
Faire répéter la chorale
25 personnes
Assurer le contrôle des billets
3 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Vérifier la salle du public
2 personnes
Ouvrir le concert
Encadrer le concert
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le service de pause
4 personnes
Guider les visiteurs
2 personnes
Dire quelques mots d'au revoir et de remerciement
Évacuer la salle du public
3 personnes
Suivi
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Refroidir et étiqueter les restes
2 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger les microphones et les câbles
2 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le sol et le foyer
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les provisions restantes
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 120
- Tablesqté 8
- Portantsqté 2
- Tabouretsqté 4
- Pupitre
Musique
- Pieds de microqté 30
- Partitionsqté 30
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Table de mixage
- Microphones de chantqté 4
- Pieds de microqté 4
- Câbles audioqté 8
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
- Passe-câblesqté 6
Éclairage
- Lampes de travail LEDqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 100
- Verresqté 120
- Assiettes à gâteauqté 100
- Couvertsqté 100
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 3
- Plateaux de serviceqté 8
- Cuillères de serviceqté 6
Décoration
- Nappesqté 8
- Panneau d’accueil
- Panneaux directionnelsqté 6
Bureau
- Programmesqté 130
- Liste d'inscriptionqté 3
- Stylosqté 12
- Presse-papiersqté 4
- Étiquettes nominativesqté 40
Nettoyage
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balai et pelleqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Poubellesqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez le lieu et le piano dès que la date est envisagée, puis confirmez-les par écrit au moins 8 semaines avant le concert. Un piano indisponible ou mal placé peut modifier toute l’installation de la scène.
- Fixez le programme et le répertoire avant d’envoyer les invitations. Vérifiez ensuite chaque partition et préparez les exemplaires des choristes au moins 7 jours avant la représentation.
- Répartissez les bénévoles avec des horaires précis : ouverture du lieu, accueil, service, aide technique et rangement. Envoyez leurs consignes au moins 3 jours avant pour éviter que plusieurs personnes attendent les mêmes instructions.
- Ne gardez pas les tests techniques pour l’arrivée du public. Raccordez la table de mixage, les microphones, les câbles et l’éclairage, puis faites un essai complet au moins 60 minutes avant le début.
- Comptez la vaisselle et les boissons à partir des inscriptions confirmées, y compris les besoins alimentaires recueillis. Passez la commande traiteur et vérifiez la liste des courses au moins 5 jours avant, afin d’avoir le temps de remplacer un article manquant.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert de chorale ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu et le piano, définir le répertoire, traiter les inscriptions, organiser les bénévoles et préparer les partitions sans tout concentrer sur les derniers jours.
- Quand faut-il confirmer le programme d’un concert de chorale ?
- Finalisez le programme au moins 6 semaines avant le concert, avant l’envoi des invitations et la conception des programmes imprimés. Gardez ensuite 7 jours pour vérifier et préparer toutes les partitions.
- Quand installer la technique avant un concert de chorale ?
- Commencez le raccordement audio et l’installation de l’éclairage dès l’ouverture du lieu. Réservez au minimum 60 minutes pour tester les microphones, régler les niveaux et vérifier les câbles, les rallonges et les passe-câbles.
- Combien de temps avant le concert faut-il préparer l’accueil et le traiteur ?
- Confirmez les inscriptions et les besoins alimentaires 5 à 7 jours avant, puis préparez les tables, les tasses, les verres et les plateaux le jour même. Prévoyez au moins 30 minutes avant l’arrivée du public pour installer l’accueil et le service.
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